Hoe bereik je de beste kandidaat met Recruitment Marketing Automation?
Recruitment Marketing Automation speelt momenteel een steeds belangrijker rol, en biedt ook steeds meer mogelijkheden. Welke zijn dat precies en wat bereik je ermee? Carerix geeft antwoord – en blikt vooruit.
Als er één thema in 2021 zijn definitieve doorbraak heeft beleefd, dan is het wel Recruitment Marketing Automation. Maar hoe staat het er precies voor? Wat is er allemaal al mogelijk om kandidaten te bereiken? En wat nog niet? Hans Rook en Bo Stevens, beiden Product Owner bij Carerix, vertellen er meer over, en blikken tegelijk vooruit naar 2022.
‘De recruiter van vandaag is eigenlijk een marketeer.’
‘Er wordt wel eens gekscherend gezegd dat de recruiter van vandaag eigenlijk een marketeer is’, zegt Stevens. ‘In vacatures voor recruiters wordt vaak gevraagd naar ervaring met Marketing Automation tooling. Dat zien we bij Carerix ook steeds meer gebeuren. Enerzijds focussen we ons op het automatiseren van processen in het recruitmentsysteem algemeen en meer specifiek richten we ons op Recruitment Marketing Automation.’
Gebruik van WhatsApp
In 2019 startte Carerix bijvoorbeeld een samenwerking met Intergamma, de moederorganisatie van GAMMA en Karwei. Intergamma gebruikt sinds die tijd de WhatsApp-koppeling om in bulk kandidaten te benaderen. Ook stellen ze een aantal knockout-vragen aan kandidaten over de beschikbaarheid in het weekend, ‘s avonds en het aantal uren. De kandidaat hoeft enkel te reageren met een kort bericht.
‘Als er 1.000 kandidaten per week solliciteren, is het fijn om te weten welke 300 je direct kunt benaderen.’
‘De respons is snel en hoog’, aldus Rook. Zo reageert 50% van de kandidaten binnen een dag met ja of nee. ‘De recruiter krijgt meer informatie over de kandidaten en op basis van die informatie kan de recruiter een selectie maken. Als er 1.000 kandidaten per week solliciteren, is het fijn om direct te weten welke 300 kandidaten je kunt benaderen voor bijvoorbeeld het avondrooster.’
Rook vult nog aan: ‘We willen het gehele sollicitatieproces zo laagdrempelig mogelijk maken voor de kandidaat. Zeker in deze tijd liggen de kandidaten niet voor het oprapen. Sterker nog; je mag blij zijn als je er één kunt spreken. Dat is uiteraard per branche, doelgroep en per klant verschillend, maar de instroom moeten we zo makkelijk mogelijk maken.’
Drie thema’s waar automatisering wordt ingezet
Als we kijken naar automatisering, dan ziet Carerix momenteel vooral 3 thema’s waarin automatisering wordt ingezet:
Communicatie met klant en kandidaat: bijvoorbeeld het aanbieden van scheduling. Kandidaten kunnen zelf de agenda invullen voor een afspraak met de recruiter.
Het automatiseren van repeterende taken: bijvoorbeeld wanneer een kandidaat is aangenomen, worden andere kandidaten automatisch afgewezen.
Datakwaliteit: automatisch records aanvullen waar mogelijk. Zoals: ontbreekt een 06-nummer, dan wordt automatisch een bericht gestuurd naar de kandidaat om deze informatie na te vragen. Automatisering neemt op die manier in positieve zin werk weg van de recruiter.
Een ander voordeel van datakwaliteit is de mindere foutgevoeligheid wanneer het systeem zelf de informatie doorstuurt in plaats van als je dit door een medewerker laat doen. Borging van kwaliteit is een belangrijke factor om voor automatisering te kiezen. ‘We zien dat het veel makkelijker is geworden om backofficesystemen te koppelen aan Carerix’, vult Stevens aan.
‘We hebben koppelingen met circa 40 tools die voor recruitment relevant zijn.’
‘Ons ATS is in te richten naar jouw proces en dat in meerdere talen tegelijk. Daarnaast kunnen we verschillende processen faciliteren in één systeem. Je kunt bijvoorbeeld het werving- en selectieproces naast een detacheringsproces hebben. We hebben koppelingen met partners in ons partnerecosysteem met circa 40 tools die voor recruitment relevant zijn. Integraties met Mailchimp, e-mail en je agenda zijn mogelijk. En alles is volledig configureerbaar; de klant kan tot op veldniveau bepalen wat iemand wel of niet mag zien.’
Veranderingen in 2021
Welke verandering heeft 2021 Carerix gebracht? ‘De innovatie zit er vooral in dat de automatiseringsslag verzorgd wordt buiten het ATS zelf. Er is behoefte aan workflows die platformoverstijgend zijn, die over verschillende systemen automatisering kunnen toepassen. Dat zie je bijvoorbeeld terug met Recruitment Marketing Automation’, zegt Stevens, die al 8,5 jaar werkt bij Carerix.
‘Er is behoefte aan workflows die platformoverstijgend zijn.’
‘Voor het professionaliseren van mailings wordt vaak Mailchimp ingezet. Bij ons valt dit onder het ‘instapmodel’, daar beginnen klanten mee’, vervolgt Rook (die bijna 8 jaar werkt bij Carerix). ‘We zien nu dat veel klanten marketeers in dienst hebben die kennis hebben van pakketten, mogelijkheden en campagnes opzetten. Zij gebruiken ook tooling als Hubspot en Sharpspring. We kunnen koppelen met de meeste pakketten, maar dit zijn twee veelgebruikte systemen.’
Op het juiste moment
‘We koppelen er naadloos mee’, aldus Rook. ‘Om de gegevens van Carerix naar die systemen te brengen en vice versa. Zodat je alles van die kandidaat weet in je ATS-systeem en vervolgens op het juiste moment de boodschap kunt brengen. Het is bijvoorbeeld handig om te weten dat je een kandidaat voor je hebt op de website die al eerder in Carerix heeft gesolliciteerd. Dit kun je gebruiken in je boodschap. We zien dat steeds meer klanten bezig zijn met Marketing Automation vraagstukken.’
‘Het is handig om te weten dat je een kandidaat op je site hebt die al eerder heeft gesolliciteerd.’
‘Onze Customer Service Managers adviseren steeds meer op dit domein. Ze kunnen beter vertellen waar Carerix staat in het complete plaatje en klanten van het juiste advies voorzien. We zien ook veel partners en concullega’s met elkaar samenwerken. De technische achterkant van de verschillende systemen wordt steeds beter en is daarmee ook makkelijker aan elkaar te knopen. Ten opzichte van een aantal jaar geleden is dat echt een groot verschil.’
Verwachtingen voor 2022
‘Je gaat steeds meer zien dat organisaties automatisering willen uitbouwen’, vult Stevens aan. ‘Niet alleen binnen het eigen ATS, maar juist ook met applicaties daarbuiten. Die mogelijkheden zijn er en worden steeds ruimer en makkelijker inzetbaar. Dat is waar onze focus ligt, om automatiseringen buiten Carerix beter en makkelijker te faciliteren. Ik denk dat automatisering daarin een paraplubegrip is. Partners als Textkernel, theMatchBox en Actonomy hebben allemaal hun eigen oplossing op het gebied van search en match. Ook daarin wordt nu veel geautomatiseerd.’
Ik verwacht steeds meer toepassing van automatic matching: het geautomatiseerd voorstellen van kandidaten.’
‘Daarnaast verwacht ik dat we in de praktijk steeds meer toepassing gaan zien van automatic matching: het geautomatiseerd voorstellen van kandidaten voor bepaalde vacatures. Zodra er een nieuwe kandidaat binnenkomt die aansluit op het profiel van de vacature, wordt die kandidaat automatisch als match aangemaakt. Vaak wordt de vraag gesteld of de recruiter dan niet overbodig wordt. Dat zal in mijn optiek nooit het geval zijn. Het moet ons doel zijn om die recruiter in zijn of haar kracht te zetten. En dat zit voornamelijk op het menselijke aspect. Alles wat daar niet mee te maken heeft, kun je vervangen door automatisering.’
‘In de basis werken we vanuit product development met de visie dat alle recruitment- en staffing-teams die voor Carerix kiezen, sneller willen werven. We focussen ons op het selecteren en plaatsen van de beste kandidaat met zo weinig mogelijk resources. Dat is het uitgangspunt bij alles dat we doen, dus ook bij Recruitment Marketing Automation. We moeten het voor de recruiter zo makkelijk mogelijk maken de juiste kandidaat te vinden, te matchen en het hele recruitmentproces te laten doorlopen. Dat bereik je met geautomatiseerde processtappen.’
