Elke recruiter krijgt te maken met ongemakkelijke en onverwachte situaties. Hoe navigeer je daar het beste uit? Met humor, geduld en creativiteit, zo blijkt in de praktijk.
Achteraf lach je erom, als het eenmaal een sterk verhaal is geworden op feesten en partijen, borrels en verjaardagen. Maar op het moment zélf breekt het zweet je uit, houd je je adem in en zou je het liefst een hulplijn inschakelen. Gênante momenten tijdens het recruitmentproces: iedere recruitmentprofessional krijgt er vroeg of laat mee te maken…
Gênante momenten tijdens het recruitmentproces: elke recruiter krijgt er wel eens mee te maken…
Dan is het fijn om te weten dat je niet de enige bent. Maar hoe pak je de regie terug als de stilte je de baas dreigt te worden? Doe je voordeel met deze drie waargebeurde verhalen uit betrouwbare bron, mét tips om je eigen rampenplan paraat te hebben op het moment dat het ertoe doet!
Situatie #1: De onverwachte stilte
Eigenlijk is stilte alleen rustgevend als je deze bewust opzoekt. Denk aan: meditatie, een retraite, de stiltecoupé in de trein, een ‘weekendje helemaal niets’ of een solitaire boswandeling.
Als recruiter wil je tijdens een intake- of sollicitatiegesprek een kandidaat goed leren kennen, dus zit je meestal niet bepaald op stiltes te wachten. Maar wat nou als je kandidaat na, laten we zeggen, jouw tweede vraag al met stomheid geslagen is? En dat het enige wat jij hoort het tsjirpen van denkbeeldige krekels is?
> De oplossing?
Als de stilte oorverdovend blijft, ook na nog eens drie vervolgvragen, is het tijd voor een break. Je wil immers weten wat hierachter zit. Valt iemand door de mand vanwege een te optimistisch cv? Gaat het om een gebrek aan voorbereiding? Of is je gesprekspartner nerveus en misschien wel heel introvert van aard? Ga samen koffie halen of zet het gesprek voort terwijl je buiten een rondje loopt. Duidelijkheid verzekerd!
Situatie #2: Ongemakkelijke ontmoetingen
Ophaalmomenten bij de receptie zijn bijna altijd awkward, alleen al omdat je elkaar daar vaak voor het eerst in levenden lijve ontmoet. We laten situaties waarbij je als recruiter de mist in gaat doordat je een ander cv bij je hebt of de verkeerde persoon aanspreekt (want ja, dat gebeurt) even buiten beschouwing. We hebben het wel over de drie fasen van de elevator pitch: de pre-fase van het naar de lift lopen, het liftmoment zelf en de fase waarin je naar de gespreksruimte loopt.
Je wilt wegblijven van vragen als: ‘Kon je het een beetje vinden?’
Wat doe je dan als recruiter om ongemakkelijke stiltes te voorkomen? Je wilt wegblijven van vragen als: ‘Kon je het een beetje vinden?’ Want hoe goedbedoeld ook, je wilt niet dat jouw kandidaat gelijk denkt: ‘Dûh!’ Maar wat is dan wel leuk om even over te babbelen totdat het echte interview van start gaat?
> De oplossing?
Een tip van een collega-recruiter: zoek vijf leuke quotes op van bekende, beroemde of beruchte mensen, en zet die elk apart op een kaartje. Geef deze kaartjes in een envelop af bij de receptie. Zodra de kandidaat zich meldt, overhandigt de receptionist de envelop. De kandidaat kiest vervolgens een quote uit waar hij/zij iets van vindt of iets bij voelt, en zo heb je meteen een leuk aanknopingspunt bij kennismaking. Gespreksstof verzekerd!
Situatie #3: Ongelegen momenten
Vergeet broekzaktelefoontjes en gesprekken die doorgaan terwijl jij denkt je call allang beëindigd te hebben. Die zijn weliswaar vaak net zo gênant als grappig, maar vinden onbedoeld plaats. Bellen op een ongelegen moment gaat een stap verder; misschien wel een stap met zevenmijlslaarzen.
Picture this: jij belt een kandidaat op om een afspraak te maken, maar je telefoontje komt niet gelegen
Picture this: jij belt een kandidaat op om een afspraak te maken, maar je telefoontje komt niet gelegen. En dan niet omdat iemand in de supermarkt staat af te rekenen of net in de auto stapt. Nee, je belt ongelegen omdat de ander opneemt op een best wel ongepast moment en ook uitgebreid toelicht waarom! Hoe hilarisch het ook (achteraf) is als iemand opneemt en dan hijgend aangeeft op de hardloopband te staan of in het kader van oversharing vertelt net een bezoekje aan het kleinste kamertje te plegen (met de bijbehorende akoestiek), dit soort ongemakkelijke momenten vermijd je liever.
> De oplossing?
Hoe cruciaal het is dat je als recruitmentprofessional de kunst beheerst om gepast te reageren op een ongepaste situatie, blijkt uit het volgende voorbeeld: je kandidaat neemt op en zegt dat ze net al haar kleding aan het opbergen is in het kluisje van… de sauna! De recruiter in kwestie die mij dit verhaal toevertrouwde, handelde de situatie met humor. Door heel kalm te herhalen wat net werd gezegd, lachend aan te geven dat dit best een aparte situatie was, de kandidaat heel veel plezier te wensen en een ander beltijdstip af te spreken. Hiermee was de ijsbreker bij de uiteindelijke intake verzekerd! En wat bleek? De kandidaat in kwestie ontwikkelde en testte sauna- en wellnessproducten en bleek een commerciële topper bij uitstek!
De redding? Geduld, creativiteit en humor dus
Of je nu net komt kijken of al gepokt en gemazeld bent in je vakgebied; onverwachte, ongemakkelijke en gênante momenten in de interactie met kandidaten overkomen elke recruiter. Ja, óók met een top voorbereiding of een mindset waarin je het onverwachte verwacht. Zelfs dan kun je verrast worden; mensen zijn nu eenmaal onvoorspelbaar.
onverwachte, ongemakkelijke en gênante momenten in de interactie met kandidaten gebeuren elke recruiter
En gelukkig maar, dat houdt ons vak afwisselend en onszelf scherp. Dus krijg je als recruiter te maken met een rampzalige situatie zoals hiervoor beschreven? Houd dan in je rampenplan de boel overeind met geduld, creativiteit en humor. En lach er (na afloop) vooral om. Want je hebt er toch weer een leuke anekdote bij voor die verjaardag aankomend weekend.
It’s oh so quiet, shh shh
It’s oh so still, shh shh
You’re all alone, shh shh
And so peaceful until…
Over de auteur
Dit blog is geschreven door Deborah Pluijmaekers, werkzaam als Recruitment Marketeer bij Brunel. Naar eigen zeggen niet alleen tijdens kantooruren; navigeren tussen vraag en aanbod is immers een continu proces.
Lees ook van Deborah:
- Hoe je als recruiter naar de foto op een cv kijkt
- Waarom we moeten stoppen met blurred lines in vacatureteksten
- 7 alarmbellen die tonen dat de kandidaat eigenlijk geen interesse heeft
- Reken jij volgend jaar af met deze 7 hoofdzonden van recruitment?