Het leek soms ‘meer een militaire operatie dan een recruitmentactie’. Toen de coronapandemie in de VS uitbrak, realiseerde apotheekketen CVSHealth zich snel wat dat voor hen zou betekenen. In elk geval dat het personeelsbestand van zo’n 200.000 mensen ‘in de frontlinie’ waarschijnlijk onvoldoende zou zijn. Zeker als ze ook nog eens met een hoger verzuim te maken zouden krijgen. En dat dus een flinke uitbreiding nodig was. Maar ja, hoe vind je nu zo snel 50.000 mensen, en hoe zorg je tegelijk dat je hen ook zorgvuldig kunt selecteren, terwijl je geen live sollicitatiegesprekken meer mag houden?
Hoe vind je nu zo snel 50.000 mensen, en hoe zorg je dat je hen ook zorgvuldig kunt selecteren?
In een recent interview met HR Dive doet VP Talent Acquisition Jeffrey Lackey daarover een boekje open. ‘We beseften snel dat we met een werkelijkheid zonder precedent te maken hadden. En we realiseerden ons ook dat we hierdoor een versneld werving- en selectieproces moesten opzetten, dat ons de gelegenheid gaf om snel én met compassie onze medewerkers aan de voorkant te kunnen ondersteunen.’
Aankloppen bij de partners
Het eerste wat daarbij gebeurde, was het creëren van zowel een snel als volledig virtueel proces, vertelt Lackey. Zo realiseerde het bedrijf dat het al samenwerkte met honderden andere bedrijven, waar veel mensen op ‘furlough‘ werden gestuurd, het Amerikaanse tijdelijke ontslag (afgeleid van het Nederlandse woord verlof). Zou het niet veel van die mensen een nieuwe kans in hun eigen organisatie kunnen bieden?
‘Ik begrijp wat andere TA-managers op dat moment meemaakten, maar zag ook een kans.’
Net als in Europa, is ook in Amerika de toeristenindustrie zwaar getroffen door de coronacrisis. Veel horecapersoneel was al op furlough gestuurd voordat ze de betekenis van het woord überhaupt hadden kunnen googelen. Vervelend, maar tegelijk ook een kans voor CVS Health, aldus Lackey, dat op die manier snel een lijst opbouwde met 60 partnerorganisaties, inclusief grote hotelketens als Hilton en Marriott.
Co-branded landingspagina’s
Met een groepje van zo’n 40 mensen werkten ze vervolgens dag en nacht door – net als de apotheekketen zelf doet – om het proces verder vorm te geven. Zo bouwden ze een aantal co-branded landingspagina’s met de partnerorganisaties. Omdat de medewerkers op furlough al bekend waren met de originele werkgever, zorgde dat voor een sterk vertrouwd gevoel en meer geloofwaardigheid en authenticiteit richting CVS.
‘Werken in een hotel is anders dan in een drogisterij. Maar ook hier moet je met stress kunnen omgaan.’
‘Ik begrijp wat andere TA-managers op dat moment meemaakten’, vertelde Lackey tegen HR Dive. ‘Maar tegelijkertijd begreep ik dat ik de kans had om hen te helpen met 50.000 banen, en wilde ik graag een verbinding tussen hen en ons maken. Het is niet heel moeilijk om te bedenken dat mensen die in een horecabedrijf contact hebben met klanten getraind zijn in het overtreffen van verwachtingen. En dat een keten als de onze daar voordeel van kan hebben.’
Niet dat iedereen zomaar geholpen kon worden. Denk aan schoonmakers. Daaraan is in een hotel meer behoefte dan in een apotheek of drogist. Maar zelfs dan zijn er nog ‘competentieparallellen’, zoals Lackey het noemt. ‘Het is misschien niet altijd dezelfde functie. En ja, werken aan een hotelbalie is anders dan in een apotheek. Maar je moet ook daar mensen vriendelijk behandelen. Aandacht aan details besteden. En kunnen omgaan met stress, en kunnen multitasken.’
Compleet virtueel
Wat volgde was een compleet virtueel proces. Dus inclusief virtuele carrièrebeurzen, virtuele sollicitatiegesprekken en virtuele proefopdrachten, bestaande uit deels assessment en deels interview. Lackey noemt die opdrachten ‘zeer functiespecifiek’, en zodoende ook sterk voorspellend. Het bedrijf gebruikte daar overigens al langer een virtueel interviewplatform voor, wat nu dus mooi een voorsprong opleverde, aldus de TA-manager. ‘We hebben de afgelopen jaren al veel technologie geïmplementeerd om een betere en meer virtuele candidate experience te creëren. Die technologie paste – onbedoeld – uitstekend bij dit scenario.’
‘Wat normaal maanden, misschien zelfs jaren kost, deden we nu in 48 uur.’
Maar niet alleen moest het sollicitatieproces dus compleet virtueel worden, er moest ook versnelling in komen. ‘Tot zo weinig als één werkdag’, aldus Lackey. In een ‘normale’ periode zouden daar allemaal pilots, implementatieplannen en aanpassingen voor nodig zijn, zegt hij. Maar nu kwam de hele organisatie ineens makkelijker dan ooit in beweging. ‘We gingen bijna van de ene op de andere dag volledig virtueel verder. Wat normaal maanden, misschien zelfs jaren kost, deden we nu in 48 uur.’
Zes keer zo productief
Vooral de virtuele carrièrebeurzen bleken daarbij een succes. Lackey merkte dat kandidaten sowieso een volledig virtueel proces wel kunnen waarderen. Het is namelijk sneller en meestal gerieflijker voor de kandidaat. ‘Ik denk dat deze nieuwe manier van werken goed is voor alle recruiters. Het lost een paar van onze meest hardnekkige problemen op: zeker weten dat we de beste mensen aannemen, hen een goede ervaring bieden, en dat ook nog eens snel doen.’
Sinds de lancering van het initiatief heeft de organisatie al ruim 1,3 miljoen (!) sollicitaties mogen ontvangen.
Sinds de start van de lockdown en de lancering van de nieuwe werkwijze heeft de organisatie al ruim 1,3 miljoen (!) sollicitaties mogen ontvangen. Van al die sollicitanten zijn er nu al 60.000 of aangenomen, of zitten nog in de procedure. In een ‘normale’ maand zijn dat er zo’n 10.000, aldus het bedrijf, wat erop neerkomt dat de recruiters van CVS Health in deze maanden dus zo’n zes keer zo productief zijn geworden…
Over totalent.eu
Dit verhaal verscheen deze week in bewerkte versie ook op totalent.eu, het Engelstalige zusje van Werf&, dat bericht over alle internationale ontwikkelingen op de markt van recruitment en werving en selectie, zowel flex als vast. Niets missen? Schrijf je dan nu in voor de nieuwsbrief!