Goede onboarding; dat is allang niet meer alleen het bosje bloemen op de eerste dag, en de laptop die klaarstaat. Steeds meer organisaties beseffen het belang van die eerste dagen van een werknemer, en zelfs nog van de weken ervoor: ná het tekenen van het contract, maar vóór de eerste werkdag. Het is vaak de periode waarin bepaald wordt of een medewerker voor langere tijd aan de organisatie verbonden blijft, of juist vroegtijdig alweer vertrekt.
Maar hoe zorg je voor goede onboarding, juist ook in een tijd waarin veel mensen thuiswerken? Kun je op een hybride manier ook een goede ervaring voor de inwerkperiode bieden? En waar moet je dan allemaal specifiek op letten? Daarover ging het donderdag een hele dag tijdens Onboard Amsterdam, het jaarlijkse feestje van Appical, dat dit keer plaatsvond in de zeer hippe, maar wel wat koude locatie het Hem. In deze voormalige kogelfabriek vonden bezoekers nu niet alleen fotoplekken, bubbels, masseuses en een knallend confettikanon, maar kregen ze ook tal van vernieuwende ideeën voorgeschoteld. Welke vielen daarbij het meest op?
#1. Maak een bingo-kaart
Een adat
#2. Denk aan de 6 C’s
In de begindagen van Appical vertrouwde appbouwer vooral op het bekende 4c-model van SHRM. Oftewel: compliance, clarification, connection, culture, dat waren de pijlers voor goede onboarding, vertelde CCO Peter Straatsma. Je moet aan de regels voldoen, duidelijke verwachtingen wekken, verbinding maken met de nieuwe collega’s, en de cultuur overbrengen. Vindt er op vrijdag een borrel plaats? Lunchen jullie samen? Dat soort dingen.
Maar inmiddels zijn er twee C’s bijgekomen, vertelde Straatsma. Als eerste: de C van confidence. ‘Geef mensen vertrouwen dat ze bij jou succesvol kunnen zijn. Doe je dit goed, en je hebt voor lange tijd een goede werknemer.’ En als laatste: de C van Checkback. Oftewel: ‘Dus vraag niet alleen: hoe was je eerste dag? Maar zorg dat je een frequente feedbackloop in je inwerkprogramma inbouwt, zodat je snel kunt ingrijpen als het nodig is, of je proces kunt aanpassen voor toekomstige nieuwe medewerkers.’
#3. Doe eerst een meeloopdag
Bij het Radboudumc hadden ze vóór COVID nog een ‘extreem conservatief onboardingprogramma’, verklapte hoofd recruitment Nienke van Stiphout in haar sessie. ‘We verzamelden alle nieuwe medewerkers eens in de maand in het auditorium, en stortten daar een sh*tload aan informatie over hen uit. Allemaal één richting uit.’
Maar toen kwam corona, en was verzamelen in het auditorium niet meer mogelijk. En dus besloot Van Stiphout wat anders te verzinnen voor de 1.800 nieuwe medewerkers die het Nijmeegse ziekenhuis jaarlijks aanneemt. ‘We hebben onze onboarding hybride gemaakt; deels online via de app, deels offline. Via de app wordt nu alle noodzakelijke informatie gedeeld (meest bezochte pagina: de plattegrond van de campus). Offline is er een meeloopdag mogelijk voor geïnteresseerde verpleegkundigen. ‘Je ziet dan hoe we met elkaar omgaan, kunt bij meerdere afdelingen binnenkijken. Ik ben daar nog steeds trots op.’
Doordat er nu veel informatie via de app gedeeld wordt, die geïnteresseerden kunnen bekijken wanneer ze maar willen, is er tijdens de offline onboarding meer ruimte voor ‘tweerichtingsverkeer’, aldus Van Stiphout. En de nieuwe medewerkers komen nu ook op plekken waar ze normaal niet komen, zoals het helideck, het anatomisch museum, of zelfs het mortuarium. Tenminste, dat is de bedoeling. ‘We moeten het nog aan de board presenteren. Maar de ambitie is om er in 2022 mee te beginnen…’
#4. Ga preboarden
Is er weinig tijd om te onboarden? Zorg dan dat je gaat preboarden, vertelde Jennifer van Valkenhoef, HR-directeur van Eurofins, het bedrijf dat eind 2020 in 9 weken tijd een laboratorium uit de grond wist te stampen, waar dagelijks 155 mensen 24/7 zo’n 35.000 PCR-testen per dag konden analyseren. ‘Het was niet makkelijk’, aldus Van Valkenhoef. ‘Ik heb er zelfs wel eens om gehuild. Maar het is uiteindelijk wel gelukt!’
Hoe dat preboarden dan eruit ziet? ‘We hadden een groep mensen met verschillende achtergronden gerecruit. Sommigen hadden nog nooit van PCR-tests gehoord. Door hen al vroeg te betrekken, nog voor de eerste werkdag, konden we op die dag de helft van de administratieve taken overslaan. En ze voelen zich ook snel meer verbonden. We hadden een heel laag verloop, en een grote opkomst op de eerste dag.’
‘Met goede preboarding voelt je eerste dag een stuk minder als een eerste dag.’
De eerste 25 medewerkers moesten veel zelf uitvinden, vertelt Van Valkenhoef. Maar toen die eenmaal hun draai hadden gevonden, nam ze met hen diverse korte instructievideo’s op voor de volgende ruim 100 medewerkers, meer dan 30 per week. Dat zorgde ervoor dat zij veel beter voorbereid op hun eerste werkdag verschenen. Er zat niet alleen feitelijke informatie in, maar ook bijvoorbeeld antwoord op vragen als: waar kun je parkeren? Waar staat de printer? ‘Op die manier voelt je eerste dag een stuk minder als een eerste dag’, aldus Van Valkenhoef.
#5. Maak er een ervaring van
Je krijgt geen tweede kans op een eerste indruk, zo luidt het cliché. En zo is het ook met de onboarding, gaven diverse sprekers aan. Zo ook Adrian Debbeler, die bij Deutsche Telekom ‘product owner’ is voor de onboarding van alle duizenden medewerkers die het bedrijf mag verwelkomen in de ruim 50 landen waar het actief is. ‘Een behoorlijke uitdaging’, zoals hij het zelf noemt.
Sinds corona heeft het telecombedrijf zijn onboarding behoorlijk op de schop genomen, vertelde hij. ‘Van een proces naar een ervaring’, zo vatte hij het samen. ‘Met als uitgangspunt dat we willen dat mensen trots zijn als anderen hen vragen hoe hun eerste dag was.’ Er kwam een nieuw onboardingplatform om de benodigde informatie over te dragen, nieuwe medewerkers kregen een buddy toegewezen, en als derde werd een Virtual Onboarding Event op poten gezet. ‘Voor de magenta spirit‘, zoals Debbeler het uitdrukt.
‘We hebben nu het uitgangspunt dat we willen dat mensen trots zijn als anderen hen vragen hoe hun eerste dag was.’
Tot wel zo’n 3.000 nieuwe medewerkers over de hele wereld krijgen tijdens zo’n event een dankjewel en een welkom van een van de board members. Ook zijn er chatrooms waar mensen uit verschillende culturen met elkaar kunnen kennismaken. ‘Sommige van die contacten verwateren snel, maar andere blijven langdurig in stand. Daar ben ik erg blij mee’, aldus Debbeler. Het geheim van goede onboarding, volgens hem? ‘Maak het leven van hiring managers makkelijker, niet moeilijker. Dan zijn ze maar wat blij om met je samen te werken. En standaardiseer wat je kunt, maar geef ook de ruimte voor maatwerk indien nodig.’
