Een motivatiebrief en een cv? Post & pray? Pas in actie komen als een medewerker vertrekt en er een nieuwe vacature ontstaat? Ook bij PostNL komen ze steeds meer erachter dat er méér nodig is als je in moderne werving en selectie succesvol wilt zijn. En dus experimenteren ze volop met nieuwe methoden. Loes Quinten, manager van het recruitmentproces, deelt 4 van die belangrijke innovaties.
#1. Beter voorspellen
Al jaren blijkt het voor met name de afdeling operations van PostNL erg lastig om te voorspellen wanneer er behoefte ontstaat aan nieuwe medewerkers. ‘We lossen eigenlijk steeds bezettingsproblemen op, in plaats van dat we ze voorkomen’, vertelt Quinten. Met name de piekdrukte, in november en december, en in de zomermaanden (als veel medewerkers op verlof zijn), ‘overkomt’ de organisatie nog te vaak, zegt ze, waardoor op die momenten dan aan de behoefte nauwelijks is te voldoen.
‘De piekdrukte overkomt ons nog te vaak.’
Om daar iets aan te veranderen is ze begin vorig jaar om tafel gaan zitten met verschillende afdelingen. Samen met een HR-data-analist is vervolgens een model gemaakt dat zo precies mogelijk voorspelt wanneer waar welke instroombehoefte ontstaat. Dit model is gebaseerd op de uitstroom van de afgelopen jaren (inclusief alle ontwikkelingen en doelstellingen) en voorspelt voor 1 maand, 4 maanden en 12 maanden vooruit wat de behoefte aan nieuwe medewerkers wordt. ‘We zijn gestart voor de doelgroep postbezorgers, in één bezorggebied in Nederland. Binnenkort komen er 2 bij, we rollen dit langzaam verder uit’, legt Quinten uit.
Een hele vooruitgang, merkt ze op. ‘In deze arbeidsmarkt kun je echt met bezettingsproblemen te maken krijgen als je niet goed anticipeert. Het model is ook zelflerend: we weten elke keer meer. En al die data stoppen we erin, zodat de voorspellingen als het goed is ook steeds beter worden. Dat geeft rust in de organisatie, blijkt uit de eerste evaluatie. Al vinden sommige managers het ook nog wel spannend, omdat het ook kan betekenen dat je bijvoorbeeld tijdelijk met overcapaciteit zit. Maar als dat voorkomt dat je later met ondercapaciteit zit, zijn we best bereid dat te accepteren.’
#2. Objectiever selecteren
PostNL werft natuurlijk niet alleen postbezorgers, maar heeft jaarlijks ook een traineeprogramma voor graduates. En dat traineeship is gewild: vorig jaar kwamen er zo’n 1.500 sollicitaties voor binnen. En dat voor 30 beschikbare plekken. Hoe selecteer je daaruit dan de beste mensen? ‘Eerst keken we daarbij vooral naar het cv en de motivatiebrief’, vertelt Quinten. ‘Heeft iemand bijvoorbeeld bestuurs- of buitenlandervaring? Maar we merkten dat het daarbij meer ging om: wat heeft iemand gedaan, dan om: wat kan iemand? Ook vanuit het oogpunt van diversiteit merkten we dat we daarmee onbewust en ongewild voorselecteerden.’
Onze graduate recruiters zeggen nu: we willen niet meer terug naar de oude situatie.’
Daarom werd een jaar geleden besloten het roer om te gooien. PostNL ging een samenwerking aan met The Predictive Index, ‘voor ons de eerste stap richting digitale voorselectie.’ Het gedragsrapport dat zij van kandidaten opleveren helpt – nu nog samen met brief en cv – in de voorselectie. En dat werkt, vertelt Quinten. ‘We hebben op basis van dit assessment zeker een tweetal kandidaten aangenomen die anders niet uitgenodigd zouden zijn.’
PostNL kent voor de graduates vier doelgroepen: IT, Finance, business en logistiek. De PI-persoonlijkheidstest blijkt vooral van aanvullende waarde op de informatie uit de brief en het cv, aldus Quinten. ‘De kracht zit in de combinatie, hebben we gemerkt. We hebben gekeken: is het een ‘ja’ op basis van het cv en de brief, en op basis van de PI-score? Vaak blijkt dat te overlappen, maar soms dus ook niet. We zullen dus zeker een objectief gedragsonderzoek blijven inzetten. We merken dat het vooral de recruiters helpt om objectief het sollicitatiegesprek in te gaan, en direct aanknopingspunten te hebben voor een goed gesprek. Onze graduate recruiters zeggen in elk geval: we willen niet meer terug naar de oude situatie.’
#3. Gamification
Een derde innovatie in het recruitmentproces van PostNL is te vinden in de candidate journey. ‘We zetten de kandidaat centraal in alles dat we doen. Het moet ook leuk zijn voor de kandidaat om bij ons te solliciteren’, aldus Quinten. Ze sprak vervolgens met wel 40 aanbieders van digitale (pre)selectie-tooling (van videoselectie & intelligente chatbots tot digitale preselectie-tooling), AI in selectie en gamification, over alle doelgroepen heen. Uiteindelijk koos ze daarna voor de unbiased hiring-methode van Equalture. ‘Dat was voor mij een van de eerste partijen waarbij ik vrij snel een goede match zag met een van onze doelgroepen.’
‘Simpel, slim en samen, dat zijn onze drie kernwaarden, die we ook wel het Oranje kompas noemen.’
Zo rond oktober willen ze nu live gaan met hun games om kandidaten niet alleen een leuke ervaring te bieden, maar tegelijk ook objectief inzicht te krijgen in het te verwachten gedrag van de kandidaat. ‘We hebben bij PostNL drie kernwaarden, die we ook wel het Oranje kompas noemen’, vertelt Quinten. ‘Het gaat daarbij om: we houden het simpel, we maken het slim, en: we doen het samen. Bij Equalture bleken ze drie games te hebben die daarmee bijna 1-op-1 overeenkomen. En ze gaan hun huidige games ook nog vernieuwen, zodat ze nóg beter bij ons aansluiten. Onze data-analist is bij dit project overigens ook aangesloten, zodat we ook kunnen doormeten wat het effect is.’
Ook deze pilot wordt gestart bij graduate recruitment, zegt Quinten. Maar mochten de ervaringen goed zijn, dan zullen ook de ongeveer 600 jaarlijkse corporate hires met de games te maken krijgen, om zo ook hun ‘cultural fit’ vast te kunnen stellen. ‘En ik sluit ook niet uit dat we in de toekomst ook voor de bezorgers iets met gamification gaan doen. Al zou ik dan waarschijnlijk wel voor een andersoortige oplossing kiezen.’
#4. Nieuwe doelgroep, nieuwe aanpak
En zo komen we bij de vierde innovatie voor het recruitmentteam van PostNL. Een innovatie die het gevolg is van de strategische beslissing van het bedrijf om de digitale transformatie zoveel mogelijk in eigen hand te nemen, en te verandering in een heuse tech company. Een mooi streven, maar wel een die niet alleen een nieuwe doelgroep met zich meebrengt, maar ook een nieuwe manier van werven, vertelt Quinten. ‘Van post & pray naar een kandidaatgericht sollicitatieproces’, zoals ze het samenvat.
De recruiters van PostNL worden nu ondersteund in hoe ze IT’ers kunnen vinden en verleiden.
Momenteel vinden daarvoor alle voorbereidingen nog plaats. Recruiters worden ondersteund in hoe ze IT’ers proactief kunnen vinden en verleiden. Er worden talentpools opgebouwd, en ook de demand planning wordt nauwgezet in kaart gebracht. ‘Daar zitten we nu middenin’, aldus de recruitmentmanager. ‘We zijn echt aan het ontdekken hoe we dit talent moeten aantrekken dat we nu nog niet in huis hebben.’ Mede ‘geholpen’ door corona, zegt ze. ‘Als de pandemie er niet geweest was, weet ik niet of we in net zo’n versnelling gezeten hadden als we nu zitten.’
Hoe dat er concreet uitziet? ‘In plaats van dat we op zoek gaan naar een kandidaat bij een specifieke vacature, bouwen we een talentpool op waarbij we op zoek gaan naar een plek voor deze kandidaten. Als er een fit is met PostNL, zoeken we een plekje waar iemand goed past. Deze talentpool bouwen we op door bijvoorbeeld actief te searchen en referrals te activeren. Die nieuwe strategie hebben we nodig om de tech doelgroep te bereiken.’
Als er een fit is met PostNL, zoeken we een plekje waar iemand goed past.
Hier komt ook meer strategie en meer employer branding om de hoek kijken, aldus Quinten. ‘Daar zitten we nu in de fase om de huidige EVP zo aan te passen dat die straks beter de digitale transformatie van PostNL ondersteunt. De arbeidsmarktcommunicatiestrategie zal een focus krijgen op werkgeversmerkactivatie en een meer doelgroepgerichte benadering. De voorbereidingen hiervoor en het bijbehorende stakeholdermanagement is iets waar nu volop aan gewerkt wordt. Dat is dus nog niet echt in de communicatie zichtbaar, maar dat komt er wel snel aan!’
Meer weten?
Meer weten over hoe PostNL zijn selectieprocessen aanpakt? Op 12 oktober vertelt campagne specialist Sandra Straathof tijdens Digitaal Werven hier meer over. Ze gaat dan onder meer in op hoe PostNL objectiever pakketbezorgers is gaan selecteren, als een van deelnemende bedrijven van de het experiment met de drie nudges van het ministerie van SZW.