Als we kijken naar recruitment, ligt de focus (en terecht) op de kandidaat. Maar is daar nog de grootste winst te behalen? Gegarandeerd dat dit altijd nog beter kan door meer gebruik te maken van de juiste data, de juiste media, betere teksten, een mooiere website, betere arbeidsmarktcommunicatie, enzovoorts. Maar als ik van een afstandje kijk, zie ik dat dit proces bij veel bedrijven al (groten)deels is geoptimaliseerd. Als het al niet door de organisatie zelf is gedaan, dan wel door de partners en systemen waarmee wordt samengewerkt.
De grootste winst ligt in mijn optiek in optimalisatie van het interne proces.
De grootste winst is in mijn optiek dan ook veel meer te pakken in de optimalisatie van het interne proces. Dan gaat het bijvoorbeeld over de snelheid, professionaliteit en vakbekwaamheid van de recruitmentafdeling, in samenspel met de vacaturehouders. Maar ook in het managen van de (onnodige) workload van recruiters. Een mooi bewijs daarvan was het meest recente Recruitment Kengetallen Onderzoek van onder meer de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie waarin bleek dat een gemiddelde workload van 7 vacatures leidt tot een doorlooptijd van 36 dagen en een fullfillmentratio van 94% Toch zo’n 65 hires op jaarbasis!
De golden rule geautomatiseerd
In zo’n beetje alle recruitmentopleidingen in Nederland wordt geleerd “zonder vacature-intake geen werving”. Maar hoe vaak staat die ‘golden rule’ onder druk door de workload, onmogelijke agenda’s, onderbezetting op de recruitmentafdeling of onderschatting van de wervingshaalbaarheid? Wat we ook vaak zien, is dat kostbare tijd verloren gaat tussen enerzijds de aanvraag van recruitmentcapaciteit van de hiring manager en vervolgens de daadwerkelijke intake en implementatie. Meer dan 2 weken wachttijd tussen aanvraag en daadwerkelijke werving is eerder regel dan uitzondering. Om nog maar te zwijgen over de chemie tussen recruiter en hiring manager of het kwaliteitsverschil in intakekwaliteiten tussen recruiters.
Meer dan 2 weken wachttijd tussen aanvraag en daadwerkelijke werving is eerder regel dan uitzondering
Bij de start van het recruitmentproces gaat veel tijd en kwaliteit verloren wat succesvolle werving niet optimaliseert. En ook niet de toon zet van snelheid, kwaliteit en professionaliteit later in het proces. Een langzame en rommelige start is een goede voorspeller voor een suboptimaal en langzaam totaal proces.
De start van een goede Recruitment Experience
De Recruitment Experience (oftewel: hoe wordt de kwaliteit van het recruitmentproces gepercipieerd?) start met de kwaliteit en snelheid van de vacature-intake. Dit is een stap die tegenwoordig volledig geautomatiseerd kan plaatsvinden en resulteert in een geoptimaliseerde vacaturetekst, wervingsadvies, arbeidsmarktomschrijving en integratie met uitvoering van het plan.
Sommige bureaus gaan al zover dat ze binnen 24 uur na de intake passende profielen leveren.
Binnen 3 werkdagen kan de hiring manager volledig door de recruitmentafdeling geserviced zijn, zo laat start-up Recruitment Accelerator zien. Sommige bureaus gaan ook al zover dat ze binnen 24 uur na de intake passende profielen zeggen te kunnen leveren. Als je beide combineert zou het hele proces dus nog sneller kunnen. Een heel interessante ontwikkeling, zeker als je meeweegt dat snelheid en flexibiliteit steeds kritischer worden binnen werving en op het verlanglijstje van de hiring manager. Dit is een onderdeel dat bureaus en sourcers nu nog beter beheersen dan corporate recruiters. Door een geautomatiseerde vacature-intake te organiseren, neemt de recruitmentafdeling een voorsprong op een hele hoop andere spelers die de vacaturehouder proberen te servicen.
De Recruitment Experience vergroten
Als de intake geautomatiseerd en professioneel plaatsvindt, wordt de gepercipieerde Recruitment Experience vergroot. Dit nog even los van eenduidigheid in intake, kwaliteit van advies en reductie van de workload van de recruiters/recruitmentafdeling. Het zet de toon van professionaliteit voor het vervolgtraject, dat naar verwachting sneller verloopt omdat de juiste sourcingsinstrumenten worden ingezet, en het complete wervingsproces in de juiste flow wordt gezet. Het zal mij niet verbazen als dit binnen enkele jaren een standaard stap zal zijn in menig ATS, net zoals data en media nu ook al hierin standaard zijn geïntegreerd. De vacature-intake automatiseren is de volgende fase in het vakgebied professionaliseren.