Als je regelmatig vacatures hebt waarvoor de kandidaten schaars zijn, ben je blij als mensen spontaan een open sollicitatie sturen. Maar hoe matchen deze kandidaten eigenlijk met de vacatures die regelmatig bij jouw organisatie ontstaan? Of is de follow-up van open sollicitaties zonde van de tijd en energie?
Voor dit onderzoek werd gekeken naar 3.569 open sollicitaties.
Om antwoord op die vragen te krijgen analyseerden RPO-specialist Recruitin 3.569 open sollicitaties die het afgelopen jaar binnenkwamen bij negen van hun opdrachtgevers. Daarbij gaat het om opdrachtgevers in de techniek, industrie en IT, met vaak meerdere vestigingen door heel Nederland voor wie het bureau met name lastige technische vacatures invult. Hoe helpen open sollicitaties daarbij?
Open sollicitatie: goed voor 1% plaatsingen
Eerst de data. De 3.569 open sollicitaties resulteerden uiteindelijk in 136 gesprekken (3,8%) en 34 plaatsingen (1,0%). Dat zijn geen uitzonderlijk positieve percentages, erkent ook Recruitin. Maar nadere analyse van de data leert wel dat de open sollicitaties van 1 van de 9 bedrijven de cijfers om meerdere redenen nogal vertekenden. Als dit bedrijf achterwege wordt gelaten uit de data, dan resulteert dat open sollicitaties zorgen voor 8,0% van de gesprekken en 2,1% van de plaatsingen.
‘De achterliggende intentie van de kandidaat is een voorspeller van een mogelijke match.’
Dat oogt al rooskleuriger, aldus Wouter Arts, directeur development van Recruitin. Maar ook dan zijn er nog steeds grote verschillen te zien, zegt hij. Daarvoor blijken volgens hem twee factoren in hoge mate verantwoordelijk te zijn:
• De werkgeversconcurrentie in de regio waar het bedrijf zit
• De herkomst van de kandidaat
‘Deze factoren hebben alles te maken met de achterliggende intentie van de kandidaat als deze een open sollicitatie stuurt en zijn een voorspeller voor een mogelijke match’, aldus Arts.
Opereren in een ‘lastige’ regio
In een regio waar veel vergelijkbare concurrenten zitten, zoals de regio Eindhoven, is in de cijfers te zien dat de ratio open sollicitatie/gesprek sterk daalt. ‘Kandidaten die open solliciteren doen dat dan vaak bij meerdere bedrijven tegelijk. Ze kijken daarna bij wie ze op gesprek gaan.’ Een recruiter die verantwoordelijk is voor hightech vacatures in de regio Eindhoven ziet in haar data dat het dan ook nog steeds interessant is om open sollicitaties te ontvangen. Mits je de bijbehorende processen goed inricht. De ratio sollicitatie/gesprek mag dan relatief laag zijn, het resulteert wel in enkele voltreffers voor complexe vacatures.
‘Kandidaten die open solliciteren doen dat dan vaak bij meerdere bedrijven tegelijk.’
En dan is er ook nog een andere groep: kandidaten van buiten Nederland. Zij blijken vaak een groot aantal open sollicitaties te versturen. Zelfs al reageer je zelf positief, dan willen ze uiteindelijk niet altijd in gesprek, om diverse redenen. Daarbij blijkt ook de taalbarrière een rol te spelen. Niet ieder bedrijf is ingesteld op anderstaligen en als beheersing van de Nederlandse taal een voorwaarde is, is de kans op een match met deze kandidaten klein.
Grote verschillen tussen bedrijven
In de data is aan de andere kant ook te zien dat sommige werkgevers een significant hogere conversie uit hun open sollicitaties halen dan andere. Dat kon zelfs oplopen tot 56%, meldt Arts. ‘In die gevallen blijken nog andere factoren een rol te spelen die het rendement van open sollicitaties verhogen. Die factoren hebben vooral te maken met vacaturehouders, met de carrièrefase van de kandidaat én met het type open sollicitatie.’
* De houding van vacaturehouders
Het succes van een open sollicitatie blijkt tussen vacaturehouders sterk te verschillen. Als een vacaturehouder in vaste kaders denkt, maakt een profiel dat voorkomt uit een open sollicitatie minder kans. Maar lukt het in zo’n geval de recruiter om die vacaturehouder met een open blik naar een aangedragen profiel te laten kijken, dan is te zien dat een kandidaat die op het eerste gezicht misschien niet aan alle eisen voldoet echt een goede match kan zijn.
* Studenten en traineeships
Voor sommige bedrijven zijn studenten een belangrijke bron van open sollicitaties die goed aansluiten bij veelgevraagde profielen. Als het mogelijk is om voor hen traineeships in te richten, zie je dat studenten daarop vaak positief reageren. Ze wijzen elkaar op de mogelijkheid en solliciteren actief als het bedrijf bijvoorbeeld in de buurt van een campus zit. Ook als er op het eerste gezicht geen vacatures lijken te zijn.
* Passieve en actieve open sollicitaties
Ook blijken er passieve en actieve open sollicitaties te zijn. Een passieve open sollicitatie is een reactie die spontaan binnenkomt via de WerkenBij-website. Daar kan van alles tussen zitten en de matchingskans is dan vaak lager. Heel anders wordt het als je zorgt dat er actief open sollicitaties binnenkomen. Dat doe je door met sourcingtechnieken voortdurend interessante kandidaten op te sporen. Door met hen ongedwongen contact te leggen kun je wel degelijk interesse in het bedrijf creëren. Als ze vervolgens hun cv sturen is de matchkans aanzienlijk. Bij een bedrijf leidde deze aanpak zelfs tot een gesprekskans van 56%, vertelt Arts.
Deel succes heb je dus zelf in de hand
Of een open sollicitatie je bedrijf een duurzame match kan opleveren hangt dus van een aantal factoren af, waarvan je een deel zelf in de hand hebt, aldus Recruitin-directeur Arts. ‘Door intensief samen te werken met vacaturehouders en door gerichte sourcing in te zetten bij de fase die aan een open sollicitatie voorafgaat, blijk je de succeskans significant te kunnen vergroten.’
Meer weten over sourcing?
Op 11 en 12 november organiseert de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie een tweedaagse bootcamp Sourcing & Search. Tijdens deze twee dagen leer je direct meer juiste kandidaten te vinden en verleiden met een toegankelijke en kandidaatgerichte sourcingsaanpak.