Communicatie is cruciaal. Altijd. Maar zeker in recruitment. Waar moet je minimaal aan denken als je het hebt over goede communicatie? Wat mogen zowel een kandidaat als een opdrachtgever of hiring manager altijd van je verwachten? In de Recruitercode zijn daarover een zestal duidelijke criteria opgenomen:
Communicatie
- De recruiter communiceert transparant, respectvol en op basis van correcte informatie.
- De recruiter geeft de organisatie, de werkzaamheden en selectiecriteria in alle off- en online uitingen correct weer.
- De recruiter is bereikbaar en koppelt altijd terug volgens gemaakte afspraken.
- De recruiter kan een vacature, de organisatie, de sollicitatieprocedure en de arbeidsvoorwaarden toelichten aan een kandidaat.
- De recruiter weet welke informatie onder geheimhouding valt en deelt dit pas na toestemming van belanghebbende(n).
- De recruiter zorgt ervoor dat de kandidaat na het gesprek relevante (opbouwende) feedback ontvangt en informeert kandidaten conform afspraak.
Maar wat betekenen die bepalingen precies in de praktijk? Waar mag een kandidaat je op aanspreken als je het níet doet? En waar kan een opdrachtgever op rekenen? We bespreken het met twee mensen die allebei in de commissie zitten die zich met de code bezighoudt, maar die ook dagelijks in de praktijk ermee werken: Micha Visser, volgens zijn LinkedIn ‘Interim Recruiter, NLP Master Practitioner en Nerd at heart‘, en bovendien eigenaar van zijn eigen bedrijf: Recruitmental, en Eli Barenholz, eigenaar van GrassGreener Europe, dat zowel in executive search als overig recruitment actief is.
Op 2 momenten fout
‘Als het gaat om communicatie in recruitment, merk je dat het op twee momenten vaak fout gaat’, trapt Barenholz af. ‘Enerzijds is dat als een opdrachtgever ons als recruiters vooraf niet volledig informeert. Als bijvoorbeeld de beloning onduidelijk is, of de organisatie bezig is met een overname, maar wij dat niet weten. Dan kun je dus ook een kandidaat niet optimaal informeren. En het andere moment is als een opdrachtgever kandidaten afwijst, maar eigenlijk niet duidelijk kan aangeven waaróm hij of zij dat doet. Dat leidt bij kandidaten tot veel teleurstelling en frustratie. En dan is het dus aan ons als recruiters om dat toch boven tafel te krijgen.’
‘Het is aan ons als recruiters om boven tafel te krijgen waarom een opdrachtgever iemand afwijst.’
Weinig is frustrerender voor kandidaten dan in het ongewisse blijven of weinig feedback krijgen, dat merkt ook Visser in zijn recruitmentpraktijk. ‘Ik ben met reden zzp’er geworden’, zegt hij. ‘Ik wil de vrijheid hebben om de opdrachten te kiezen die mij liggen, en waarbij ik de kandidaat de juiste aandacht kan geven die ze verdienen. In recruitment gaat ook voor hen veel tijd en aandacht in zitten, dat mogen ze in mijn ogen ook terugverwachten. De kandidaat verdient goede communicatie. En als ik hen niet die aandacht kan teruggeven, geef ik de opdracht terug.’
Verwachtingsmanagement
Goede communicatie komt vaak neer op: goed verwachtingsmanagement, zegt hij. ‘De meest gehoorde klacht in recruitment gaat over afspraken die niet worden nagekomen. En ik ben zelf ook heus niet roomser dan de paus, ook bij mij vallen echt wel zaken tussen wal en schip. Maar ik merk ook: met afspraken nakomen kun je je in dit vak al heel erg onderscheiden. Geef aan wanneer je bereikbaar bent en wanneer niet. En als je bijvoorbeeld belooft mensen binnen een dag terug te bellen, doe dat dan ook. Dat is echt het makkelijkste. Maar het is zó belangrijk.’
Geef aan wanneer je bereikbaar bent of niet. Dat is echt het makkelijkste. Maar het is zó belangrijk.’
Barenholz valt hem bij. ‘Niemand vindt het erg om twee dagen te wachten. Maar communiceer dat dan ook. Als ik een offerte maak, doe ik dat altijd inclusief timeline. Wat ga je doen? Maar ook: wanneer doe je dat? Soms moet je even repareren, maar er is tegenwoordig zoveel tooling om je daarbij te helpen. Je kunt heus niet alle kandidaten tevreden stellen, dat lukt gewoon niet in recruitment. Maar je kunt wel altijd proberen kwaliteit te leveren. En dat moet je ook doen, vind ik.’
‘Zelfreinigend principe’
Precies daar is de Recruitercode ook voor, zegt Visser. ‘Daarmee spreek je uit: hier sta ik voor, hier mag je me aan houden. Dat geldt zowel voor de kandidaat als de opdrachtgever. En als meer mensen afspreken zo met elkaar om te gaan, dan wordt het volgens mij vanzelf een zelfreinigend principe.’ Zo zitten de meeste recruiters gelukkig ook in het vak, denkt Barenholz. ‘De meesten werken naar eer en geweten, en willen heus hun reputatie niet te grabbel gooien. Als ik bijvoorbeeld merk dat een bepaalde opdrachtgever geen volledige openheid geeft, dan stop ik ermee.’
‘Als ik merk dat een bepaalde opdrachtgever geen volledige openheid geeft, stop ik ermee.’
Natuurlijk, als je werkt met vacatures die veel sollicitanten trekken, is het soms niet makkelijk individueel terug te geven aan een kandidaat waarom je niet verder gaat met hem of haar. ‘Daar ontstaat in de praktijk vaak wrijving’, constateert hij. ‘Die snap ik ook goed. Als recruiter kun je invloed uitoefenen op een van de belangrijkste beslissingen in iemands leven. Daarom vind ik het ook onze taak om een abstracte reden om iemand af te wijzen concreter te maken. Ook dat is namelijk goede communicatie. Zo kun je zorgen dat een kandidaat misschien wel teleurgesteld is, maar niet boos. Dat straalt ook positief af op je opdrachtgever.’
Geen bullsh*tverhalen
Dat recruitment vaak gezien wordt als een salesfunctie, en er dus heel wat verkooptechnieken komen kijken bij de communicatie van een recruiter? Beiden springen op als de vraag gesteld wordt. ‘De kandidaat moet altijd kunnen vertrouwen op de informatie die je geeft’, stelt Barenholz. ‘Zonder bullsh*tverhalen. En dat geldt ook voor je communicatie richting de opdrachtgever. Wat wij als recruiters doen is technical sales, geen marketingsales. We kijken: sluit een bepaalde kandidaat aan bij een opdrachtgever – en andersom? Mensen die de waarheid mooier maken dan het is, dat zijn in mijn ogen trouwens ook de slechtste verkopers die er zijn.’
‘Ik lieg niet en bedrieg niet, maar zoek wel naar de voordelen voor de kandidaat.’
In zijn eigen communicatie hanteert hij trouwens wel vaak een ‘sandwich-formule’, geeft hij toe. ‘Dan begin ik met de voordelen van een functie te schetsen, erken ik daarna wel de nadelen, maar eindig ik weer met wat daar tegenover staat. Dus bijvoorbeeld: het is een mooie klus, die helemaal op jouw lijf geschreven is. Je moet er wel heel hard werken en krijgt daarvoor misschien niet het allerhoogste salaris. Maar dit en dit krijg je er wel voor terug. “Verkopen” betekent voor mij: duidelijkheid verschaffen. Ik lieg niet, bedrieg niet, maar zoek wel naar de voordelen voor de kandidaat.’
‘Verkopen is gunnen’
Het gaat niet zozeer om verkopen, als wel om gunnen, vult Visser aan. ‘Je moet je daarvoor inlezen in de opdrachtgever; de mensen leren kennen, het bedrijf kennen, de rol kennen waar het om gaat. Maar anderzijds moet ik óók de kandidaat kennen. Daarvoor begin ik altijd met de vraag: wat weet jij al van rol en het bedrijf? Een soort nulmeting. Vervolgens neem ik heel trechterend de kandidaat mee door het bedrijf. Is dat verkopen? Misschien wel. Maar het is wel steeds bedoeld om beide partijen vooruit te helpen, dat moet je altijd voor ogen houden.’
‘Je rol als recruiter is bedoeld om beide partijen vooruit te helpen, dat moet je altijd voor ogen houden.’
Dan staat er tot slot in het Communicatie-artikel in de Recruitercode nog een bijzondere bepaling: “De recruiter weet welke informatie onder geheimhouding valt en deelt dit pas na toestemming van belanghebbende(n).” Hebben beide recruiters daar in de praktijk vaak mee te maken? En botst dat niet met het principe van volledige openheid? Dat levert soms wel dilemma’s op, erkent Barenholz. ‘Maar ook daarover kun je je klant adviseren. Dat is óók communicatie. Dat leer je als recruiter ook wel, soms door schade en schande. En ook wat dat betreft sta je natuurlijk sterker als je de Recruitercode hebt ondertekend.’
Meer weten?
Op 21 september organiseert de Recruitercode een middagprogramma rondom het thema ‘Ethiek in Recruitment‘. Met keynotes, panelgesprekken, workshop én een borrel. Dus zorg dat je erbij bent.
Ethiek in recruitment