Weer de verkeerde persoon aangenomen? Is je nieuwe medewerker binnen een jaar alweer vertrokken? Hoe kan dat toch? Eigenlijk had je hem niet moeten aannemen, maar ja, je voelde een klik. En hij wilde zo graag. Het leek, met andere woorden, de perfecte match. Waarom ging het dan toch weer mis?
‘Mismatches’ zorgen voor torenhoge kosten, frustraties bij collega’s en ongewenst verloop.
Klinkt dit bekend? Je bent – helaas – de enige niet die het meemaakt. Zogenaamde ‘mismatches’ zorgen in organisaties voor torenhoge kosten, frustraties bij collega’s en ongewenst verloop. En ze kosten jou als recruiter, ondernemer of leidinggevende bovendien veel energie. Maar ja, hoe verander je dit? En hoe herken jij jouw ideale medewerker?
Juiste mensen in je team
Ondernemer Kirsten de Roo, bekend van Pulse Recruitment en haar groeiprogramma voor ondernemers, schreef er recent een leuk boek over: De perfecte match. Daarin schrijft ze vooral voor mkb’ers op hoe je je recruitment beter kunt aanpakken. Want ‘alles hangt af van de vraag of je de juiste mensen in je team hebt en of ze op de juiste plek zitten. En laat dat nu net een van de grootste uitdagingen zijn voor veel ondernemers en managers.’
‘Alles hangt af van de vraag of je de juiste mensen in je team hebt.’
Niet dat ze pretendeert het allesomvattende antwoord te hebben. ‘Heb je na het lezen van dit boek nooit meer te maken met mismatches? Gaat er dan nooit meer iemand weg die je graag had willen behouden? Zul je nooit meer die vervelende frustratie voelen? Jawel, want mensen blijven mensen. En niets is zo onvoorspelbaar als de mens.’ Maar, zegt ze ook: de grootste en bekendste fouten kun je er hopelijk wel mee voorkomen. Welke zijn dat? En welke 8 lessen leren we er onder meer uit?
Les 1. Slechte match is dúúr
We wisten het natuurlijk al, maar lezen hier opnieuw hoe duur het kan zijn als mensen niet passen en snel weer vertrekken. Gemiddeld wel tussen de 45.000 en 100.000 euro, rekent De Roo voor. Niet alleen de salariskosten van een medewerker of een ontslagvergoeding, maar ook: de wervings- en selectiekosten, de lagere productiviteit doordat de medewerker niet goed functioneert, de onrust en de druk die het geeft bij collega’s die er last van hebben. De motivatie in het team daalt, klanten beginnen te klagen of stoppen in het ergste geval de samenwerking, waardoor je dus klanten verliest. En je doelen halen is op deze manier nog een lange weg. Bovendien word je zelf doodmoe van al die ellende en wordt je plezier in het ondernemen of leidinggeven steeds minder.
Les 2. Zoek geen kloon
Het gaat erom dat je weet welke mensen je huidige team kunnen aanvullen. Let ook vooral op het woord ‘aanvullen’, want dat is iets heel anders dan op zoek gaan naar mensen die sterk lijken op je huidige medewerkers. Dat is nou juist níét de bedoeling, aldus De Roo.
Onthoud dat je in ieder geval niet op zoek moet naar dezelfde ‘soort’ mensen als degenen die al voor je werken.
Onthoud dat je in ieder geval niet op zoek moet naar dezelfde ‘soort’ mensen als degenen die al voor je werken. Het gaat om een aanvulling op je team, dus niet om kopieën van die ‘geweldige medewerker die al 10 jaar voor je werkt’ of die dezelfde megadrive heeft als jij. Want hoe verleidelijk en menselijk dat ook is, het is vaak helemaal niet wat je nodig hebt in je team.
Les 3. Zoek geen schaap met 5 poten
Het centrale punt van De Roo’s boek, dat het zelfs tot de cover schopte: ga niet op zoek naar het schaap met de 5 poten. Oftewel: die ‘alleskunner’ met perfecte ervaring en de juiste opleiding die ook nog eens alle skills in huis heeft die je maar kunt bedenken. ‘Het schaap met de 5 poten bestaat niet of is zéér schaars. Stop dus maar met zoeken, zeker in de huidige arbeidsmarkt, waar schaarste overheerst. Het is echt een illusie. En volgens mij weten veel bedrijven dat ook wel, maar uiteindelijk is het toch waar ze in eerste instantie naar op zoek gaan.’
‘Het schaap met de 5 poten bestaat niet of is zéér schaars. Stop dus maar met zoeken.’
Hoe moet het volgens haar dan wel? ‘Neem ook mee wat mensen van elkaar kunnen leren. Kijk bijvoorbeeld goed welke kennis je al in huis hebt waardoor een nieuwe medewerker deze niet per se hoeft te hebben als hij start. Denk aan een accountmanager die nieuwe klanten moet gaan binnenhalen binnen een technische omgeving, maar weinig kennis heeft van die specifieke techniek, terwijl hij wel goed is in de communicatie met mensen, onderhandelen en relaties onderhouden. Hoe reëel is het te verwachten dat iemand die specifieke kennis heeft in een markt waarin deze mensen sowieso niet voor het oprapen liggen? Terwijl je huidige technisch engineer meer dan voldoende kennis heeft en dus die nieuwe accountmanager kan ondersteunen en dingen kan leren.’
Les 4. Gooi het cv (niet) weg
De meeste bedrijven zijn nog volledig gericht op het cv, weet De Roo, zeker in het mkb. ‘Op basis daarvan besluiten ze of iemand wel of niet geschikt is. De meeste werkgevers zijn daar nog erg traditioneel in: ze willen dat iemand een bepaalde opleiding en ervaring heeft. Ondanks dat mensen 70 procent op de werkvloer, 20 procent door coaching en van collega’s, en slechts 10 procent via trainingen leren, blijft de waarde die werkgevers aan formele trainingen en opleidingen hechten bijzonder groot.’
‘De meeste werkgevers zijn nog erg traditioneel: ze willen dat iemand een bepaalde opleiding en ervaring heeft.’
Iets minder focus op het cv, en iets meer kijken naar de persoon erachter kan dus geen kwaad, schrijft ze. Maar, voegt ze ook toe: ‘Ik ben er ook geen voorstander van om het cv compleet los te laten. Dat zou betekenen dat het helemaal niks uitmaakt wat iemand heeft gedaan. En daarmee doe je ook mensen tekort.’
Les 5. Bevecht alle aannames
Zoals iedereen die de film ‘Under Siege 2’ met Steven Seagal gezien heeft weet: Assumption is the mother of all fuckups. En dat geldt dus ook als je op zoek bent naar de perfecte match. Daarom moet je in zo’n zoektocht continu je eigen aannames bevechten, schrijft De Roo. Niet alleen maar je aannames over man/vrouw, jong/oud of etnische achtergrond. Maar ook bekende dooddoeners als: ‘Voor deze rol ben je overgekwalificeerd. Je zult dan wel snel uitgekeken zijn bij ons en weer snel weggaan.’ Wie ben jij om dat voor iemand te bepalen, aldus De Roo, zonder dat je de motivatie van diegene kent?
Zo heeft ze er nog een paar in petto. ‘Hij zal wel klaar zijn daar en weg willen. Dan wil hij even hier komen werken totdat hij iets anders gevonden heeft en is hij hier weer weg. Daar beginnen we dus niet aan.’ En weer een andere werkgever vertelde haar ooit: ‘Die zal echt niet gemotiveerd zijn als hij gaat starten in die rol.’ Of: ‘Hij komt van een grote corporate organisatie waar alles goed geregeld is. Het zal hem waarschijnlijk tegenvallen binnen een mkb-bedrijf waar nog veel moet worden geprofessionaliseerd.’ Allemaal aannames zonder dat de kandidaat ook maar één tel door iemand was gesproken, aldus De Roo. Pas daar voor op, waarschuwt ze.
Les 6. Geen borrel, geen verhoor
En zo komen we bijna als vanzelf bij nog zo’n klassiek geval waarbij fouten op de loer liggen: het sollicitatiegesprek. Heel belangrijk om te beseffen, zegt De Roo: ‘Een selectiegesprek is geen verhoor. Een selectiegesprek is ook geen afvinklijst. En het is ook geen gezellige borrelafspraak. Je eigen aannames en percepties mogen niet leidend zijn, maar het moet gaan om het doel waaraan die persoon gaat bijdragen. En je wilt de kandidaat leren kennen, toch? Laat de kandidaat dan zoveel mogelijk aan het woord, luister goed en stel de juiste vragen.’
Les 7. A.I. niet dé oplossing
Ook in het boek van De Roo is er aandacht voor de opkomst van kunstmatige intelligentie en de inzet hiervan in selectieprocessen. ‘Dit kan van toegevoegde waarde zijn als ondersteuning, bijvoorbeeld om inzicht te geven in hoe iemand bepaalde taken uitvoert, maar het mag nooit leidend zijn’, zegt ze erover. ‘De vraag is daarnaast of je wel wilt dat een robot het selectiegesprek gaat overnemen van mensen. Het persoonlijke aspect verdwijnt dan totaal. En uiteindelijk gaan mensen toch met mensen samenwerken, dus lijkt het niet meer dan logisch dat mensen nog steeds de belangrijkste factor zijn in het voeren van een selectiegesprek.’
‘De vraag is of je wel wilt dat een robot het selectiegesprek gaat overnemen van mensen.’
Zelf zegt ze meer te geloven in de bewustwording van onze eigen vooroordelen en aannames. ‘Een selectieproces kan nooit volledig objectief worden uitgevoerd, ook niet door kunstmatige intelligentie. Bedenk dus vooraf hoe je zo goed mogelijk en zo objectief mogelijk de juiste mensen kunt kiezen en waarop je wilt selecteren. Dat scheelt een hoop tijd en energie. Weet wat je wilt meten bij mensen, zodat je daarvoor de juiste tool kunt inzetten.’
Les 8. Onboarden is meer dan een inwerkplan
De cijfers zijn best schokkend. Van de nieuwe medewerkers stopt 4 procent al direct na een rampzalige eerste dag. Nog eens 22 procent van al het verloop vindt plaats binnen de eerste 45 dagen. En bijna 1 op de 3 nieuwe medewerkers verlaat de organisatie (al dan niet vrijwillig) voor het einde van het eerste jaar. Zonde, aldus De Roo, die daarom pleit voor veel aandacht voor een goede onboarding. En dat is veel meer dan alleen een inwerkplan, stelt ze.
Van de nieuwe medewerkers stopt 4 procent al direct na een rampzalige eerste dag.
‘Het inwerkplan is absoluut een onderdeel van onboarding, maar het gaat verder dan dat. Het gaat erover dat mensen vanuit de juiste verwachtingen met hun nieuwe baan starten in een, voor hen, nieuwe werkomgeving. Die verwachtingen schets en creëer je al in de wervings- en selectiefase, want daar start je met informatie geven over de rol en de omgeving waarin die persoon zou komen te werken. Die verwachtingen aan de voorkant zijn cruciaal. Uiteindelijk gaat het er immers om dat je de verwachtingen aan de voorkant laat uitkomen op het moment dat de kandidaat als nieuwe medewerker van jouw bedrijf gaat starten.’
Meer weten?
Kirsten de Roo helpt al meer dan 15 jaar bedrijven met het aantrekken en inzetten van de juiste mensen op de juiste plek. Met haar boek wil ze ondernemers en managers handvatten geven voor het kiezen van medewerkers met het juiste dna. De perfecte match is verschenen op 2 november.