In de traditionele vorm van werving en selectie zitten vergissingen in een klein hoekje. Zulke fouten kunnen niet alleen duizenden euro’s kosten, ze kunnen er ook toe leiden dat je de kans op toptalent mist. Maar ze zijn tegenwoordig gelukkig wel makkelijk te voorkomen. Als je tenminste naar de juiste KPI’s kijkt, stelt Rebecca Skilbeck (van PageUp) op Forbes.
‘Wist je dat werven via je relaties 34 keer zo effectief is als via jobboards?’
‘Wist je bijvoorbeeld dat werven via je relaties 34x zo effectief is als via jobboards, als het gaat om kwalitatieve hires gaat? Of dat gemiddeld 1 op elke 2,4 sollicitanten via dit kanaal wordt aangenomen? Zonder je in deze data te verdiepen, is het onmogelijk om te zien waar je als recruiter heen gaat. Maar door de cijfers te snappen, kun je als recruiter je strategie aanpassen, fouten voorkomen en je resultaat verbeteren.’ Maar wat zijn dan die grote vergissingen die we kunnen voorkomen? Skilbeck noemt er in elk geval 5.
Vergissing #1: Niet weten waarom kandidaat ‘nee’ zegt
Veel recruiters besteden veel tijd (en budget) aan het vinden van de perfecte kandidaat. Om dan erachter te komen dat die kandidaat op het laatste moment het aanbod toch nog afwijst. Frustrerend! Wat dan kan helpen, is aan die afhakers vragen waarom ze dat doen. Maar ook: bijhouden hoe vaak dat gebeurt, aan de hand van de volgende formule:
Volgens onderzoek was de gemiddelde ‘offer acceptance rate’ in 2020 95%. Dat betekent dat voor alle 100 mensen die een aanbod hebben gekregen, er 95 ‘ja’ zeiden en slechts 5 ‘nee’. Maar volgens Skilbeck weten goed presterende organisaties dit cijfer wel op te krikken tot 99% ‘ja’s’. Bijvoorbeeld door vooraf duidelijker te zijn in de eventuele beloning, door verwachting en realiteit van de functie beter te managen, of door het recruitmentproces te versnellen.
Vergissing #2: Je vacatures niet targetten
Krijg je te véél sollicitanten voor je vacatures? Het lijkt misschien een luxe, maar als je te veel mensen moet afwijzen is dat om twee redenen áltijd vervelend. In de eerste plaats natuurlijk voor de kandidaten zelf, maar in de tweede plaats vormt het ook een zware belasting voor je recruitmentafdeling. Maar hoe krijg je dit beter in de hand? Door op de ‘applicant to hire’-ratio te letten, adviseert Skilbeck. Daarmee kun je zien of je vacature de juiste mensen bereikt en prikkelt.
Gemiddeld werd in 2020 zo’n 4% van alle sollicitanten uiteindelijk ook aangenomen, oftewel: 1 op de 25. En bij veel sectoren stijgt het laatste getal, vanwege de oplopende werkloosheid. Beter targetten is dan het devies, aldus Skilbeck. Oftewel: functie-eisen specifiek en scherp formuleren, je vacatures eerder sluiten, of nog eens heroverwegen waar je de vacature kenbaar maakt. Ander idee: preselectieve knockout-vragen toevoegen, om al in een vroeg stadium duidelijk ongeschikte kandidaten te kunnen melden dat ze beter ergens anders kunnen solliciteren.
Vergissing #3: Te veel kandidaten uitnodigen
Hoe meer kandidaten reageren, hoe groter ook vaak de neiging om meer kandidaten uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek. Maar pas op, waarschuwt Skilbeck: het kost tijd voor beide partijen, maakt het recruitmentproces in totaal langer, en kan afbreuk doen aan je employer brand als je te veel kandidaten uitnodigt en die vervolgens ook weer moet afwijzen.
Hoe dat te voorkomen? In elk geval door te meten met hoeveel kandidaten je gemiddeld een proces ingaat. Historisch gezien is dit ongeveer 10 voor elke vacature. ‘Wat wil zeggen dat je 90% van de kandidaten die je uitnodigt afwijst’, aldus Skilbeck. In 2020 is dit zelfs gestegen naar 92%. Maar dat aantal kun je volgens haar zelf beïnvloeden door bijvoorbeeld beter om te gaan met ‘silver medallists‘. ‘Hou hen warm via recruitment marketing, een gebied dat steeds crucialer wordt voor recruitmentsucces.’
Vergissing #4: Niet weten waar je hire vandaan komt
Ook een van de bekende vergissingen: iemand aannemen, maar eigenlijk niet weten hoe hij of zij met jouw organisatie in aanraking is gekomen. Welk kanaal is het meest effectief? De meeste organisaties weten welke kanalen ze inzetten, en welke de meeste sollicitanten opleveren. Maar weten ze ook hoe de uiteindelijke aanname is binnen gekomen? Met andere woorden: welk kanaal het meest effectief is?
Zonder te weten waar je beste mensen vandaan komen, is het ook moeilijk om je tijd en budget zinnig te verdelen. Aandacht aan de verkeerde media besteden kan een dure aangelegenheid zijn. Neem bijvoorbeeld jobboards. Bijna elke organisatie gebruikt ze. Maar uit onderzoek blijkt dat 54% van de sollicitaties hiervandaan komt, terwijl dit slechts leidt tot 17% van alle aannames. Anders uitgedrukt: er zijn ruim 80 sollicitaties nodig voor 1 hire.
Er zijn via een jobboard gemiddeld meer dan 80 sollicitaties nodig voor 1 hire.
En zet dan eens tegenover referrals, waarvan er gemiddeld maar 7,8 nodig waren voor 1 hire, wat referral dus meer dan 10 keer zo effectief maakt (al kunnen referrals dan wel weer leiden tot minder diversiteit). Hieronder een overzicht van effectiviteit van verschillende media en kanalen:
Veruit het meest effectief hier blijken persoonlijke relaties, door Skilbeck vertaald als: sollicitaties uit bestaande talentpools. Slechts 2% van alle sollicitaties komt hieruit binnen, maar die zijn wel goed voor 22% van alle aannames, zo blijkt. ‘Anders gezegd: talentpools zijn maar liefst 34 keer zo effectief als een vacature op een jobboard.’ En vergelijk dat eens met sociale media, waar je uit 150 sollicitanten slechts één succesvolle hire kunt verwachten…
Vergissing #5: Niet weten hoevelen mobiel solliciteren
Nummer vijf zijn eigenlijk twee vergissingen in één. Het gaat bij beide in elk geval om: onvoldoende inzicht hebben in je recruitmentproces. En dat uit zich bijvoorbeeld in inzicht in je mobiele sollicitatieproces, en in de tijd dat het kost om bij jou te solliciteren.
Het gaat bij deze twee KPI’s om vragen als:
- Is je werkenbij-site voldoende geoptimaliseerd voor mobiel?
- Kunnen mensen met bijvoorbeeld een LinkedIn-profiel bij je solliciteren?
- Gebruik je korte formulieren, die mensen ook mobiel makkelijk kunnen invullen?
Afgelopen jaar kwam volgens onderzoek 24% van alle sollicitaties binnen via een mobiel device. In 2017 was dat nog ‘slechts’ 15%, dus een stijging van ruim 50% in 3 jaar. En dan blijkt er ook nog een vrij scherpe correlatie te bestaan tussen de lengte van formulieren en het aantal uiteindelijk ingevulde sollicitaties. ‘Als je dus manieren zoekt om je conversie te verhogen, zorg dan dat vooral via mobiel mensen makkelijk kunnen solliciteren, bijvoorbeeld via een autofill vanuit hun socialemedia-profielen’, adviseert Skilbeck tenslotte.
Meer over KPI’s?
Ken- en stuurgetallen zijn essentieel voor recruitment. Of het nu gaat om de operatie of de strategie, zonder de juiste cijfers weet je niet wat je doet en zijn vergissingen zo gemaakt. Een nieuwe generatie KPI’s klopt bovendien op de deur. Welke dat zijn en waarom je in 2021 het beste kunt beginnen met meten op basis van de nieuwe generatie KPI’s? Dat leer je tijdens de masterclass Recruitment KPI’s op 26 januari. Schrijf je hier meteen in.