Wil je weten hoe je recruitmentproces te verbeteren? Lijkt het bijvoorbeeld dat een of meerdere sourcingbronnen zwakkere kandidaten opleveren? Dan zul je in de cijfers moeten duiken. Elk recruitmentproces kent een goudmijn aan data, die veel recruiters echter zelden gebruiken. Maar weet je deze data wél te ontginnen, dan loop je al snel 10 stappen voor. Aan welke waardevolle bronnen kun je dan zoal denken? We beginnen hier met vijf basisstatistieken en duiken daarna meer de diepte in van je Candidate Relationship Management-systeem.
Eerst de basis dus
#1. Time-to-hire
De beste kandidaten zijn meestal niet het langst op de markt. Als toprecruiter wil je deze kandidaten het liefst zo snel mogelijk door jouw recruitmentproces heen laten bewegen. Daarom is de time-to-hire een effectieve statistiek. Je meet er de effectiviteit van je recruitmentproces mee. Tel daarvoor de dagen op vanaf het moment dat je de vacature online plaatst tot het moment dat een kandidaat het aanbod heeft aangenomen.
#2. Sourcing-bron effectiviteit
Met de ‘effectiviteit van je sourcingbron’ bereken je het succes van de kanalen die je gebruikt. Hoeveel draagt elk van deze kanalen bij aan je talentpool? Je budget en je tijd als recruiter is waardevol en schaars, je wilt zo min mogelijk tijd ‘verliezen’ aan werk dat niet direct iets oplevert. Met deze statistiek kun je de kwantiteit of kwaliteit van een kanaal meten. Zet daarvoor je best presterende kanaal tegenover het kanaal dat je wilt meten. Tel het aantal (gekwalificeerde) kandidaten in een bepaald tijdsbestek op en vergelijk het. Op basis van deze vergelijking kun je beslissen om meer of minder in een kanaal te investeren.
#3. Aantal gekwalificeerde kandidaten per hire
Het aantal gekwalificeerde kandidaten per hire is een belangrijke kengetal als je werkt met targets en vooraf wil inschatten hoeveel gekwalificeerde kandidaten je nodig hebt om tot een plaatsing te komen. Daarnaast is het een goede indicatie om de populariteit van een functie en de kwaliteit van je vacaturetekst te toetsen. Voor sommige functies is het aantal gekwalificeerde kandidaten per hire erg hoog, terwijl dit voor andere (lastig vervulbare) rollen veel lager ligt.
#4. De terugbelratio
Recruitment is een vorm van sales. Je bent 9 van de 10 keer per telefoon of mail contact aan het leggen met je kandidaten om hen enthousiast te maken om voor jouw bedrijf of om bij jouw klant te gaan werken. De terugbelratio is dan een metric die je helpt om inzicht te krijgen in de effectiviteit van je werk. Is de ratio laag? Dan is dat een indicatie dat je niet overtuigend genoeg was voor de kandidaat of klant om terug contact op te nemen.
#5. Het aantal contactmomenten per nieuwe klant/hire
Als jij weet hoe vaak je (gemiddeld) een potentiële klant moet bellen totdat hij met jou in zee gaat of hoeveel contactmomenten je met je kandidaat hebt tot hij of zij aan de slag gaat, dan kun je hier duidelijke targets voor opstellen. Handig als je bijvoorbeeld met een recruitmentbureau samenwerkt of als je je eigen productiviteit wilt verhogen.
En dan… de diepte in
In de systemen die je gebruikt zitten echter vaak nog veel meer data verscholen. Data die enorm waardevol kunnen zijn om je recruitmentproces te verbeteren en je recruitmentmarketing te versterken. Denk bijvoorbeeld aan:
#6. Hoe kwam de kandidaat/klant bij jou terecht?
De meeste CRM’s weten je te vertellen hoe een nieuw contactpersoon is binnengekomen en via welke bron ze je website hebben bereikt. Is het via sociale media geweest? Of via een referral? Misschien vanaf een jobboard, of iemand die je ‘koud’ hebt benaderd en zelf hebt toegevoegd aan het systeem? Zie je dat veel mensen via een bepaald kanaal bij jou terechtkomen, dan kun je hier misschien nog meer tijd in investeren en learnings uit halen. Deze informatie helpt je bovendien om de sourcing bron-effectiviteit te meten.
#7. Activiteit op website of werkenbij-pagina
De activiteiten op je website meten en bijhouden is enorm handig als je bezig bent met een potentiële nieuwe klant of kandidaat. De pagina’s die ze bezoeken vertellen je veel over hun uitdagingen en behoeften. Dit kun je vervolgens inzetten in de gesprekken of onderhandelingen. In een CRM zoals HubSpot kun je bij elk contact zien hoe vaak zij op jouw pagina zijn geweest en of ze daar op bepaalde links hebben geklikt.
#8. Engagement vanuit je talentpool
Je CRM is natuurlijk ideaal om talentpools in op te bouwen en daar vervolgens je communicatie te stroomlijnen. Maar hoeveel van je kandidaten reageren ook daadwerkelijk op de mailtjes die je stuurt? Dat engagement kun je op diverse manieren meten. Hoe vaak klikken mensen op linkjes in je e-mail? Hoe vaak wordt een meeting met je aangevraagd via je kalendertool? Of: hoeveel reply-mailtjes ontvang je? Als bepaalde mails veel worden geopend, dan weet je dat dit format werkt. Wordt je e-mail weinig geopend? Dan is het tijd om kritisch naar de inhoud – en vooral: de onderwerpregel – te kijken.
#9. Lead scoring
Een laatste cruciale functie van menig CRM of ATS is lead scoring. Hiermee kun je een score geven aan je kandidaten, zodat je ze meteen op ‘waarde’ kunt sorteren. Handig als je een hele lijst met kandidaten moet afwerken, want je kunt dan eenvoudig sorteren en zo de kandidaten met de hoogste scores eerst benaderen. Tegelijkertijd kun je ervoor kiezen om kandidaten die onder een bepaalde grens scoren meteen af te wijzen. Zo bespaar je veel tijd en ben je veel efficiënter aan het werk.
Conclusie: nu beginnen
Als recruitmentprofessional is het belangrijk om zoveel mogelijk data in de gaten te houden. Let je daarbij ook op de data die niet meteen voor de hand liggen? De oorsprong, activiteit en het engagement van je kandidaten of klanten geven je veel inzicht in (de effectiviteit van) je proces.
Meer weten?
Meer weten over een recruitment-CRM en ATS? Neem dan contact op met Laura Beekwilder (SendtoDeliver) en geef in het contactformulier aan dat je “meer wilt weten over recruitment CRM en ATS”. Bekijk hier ook meteen al haar andere artikelen.
Meer weten over Recruitment Marketing Automation?
Op woensdag 18 november 2020 start bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie weer de tweedaagse Recruitment Marketing Automation, waar je de nieuwste e-commerce technologie binnen de recruitmentwereld kunt leren gebruiken. Of het nu gaat om inbound arbeidsmarktcommunicatie/ inbound recruitment marketing, data & analyse, Candidate Relation Mananagement Software (CRM) en sourcing: het komt hier allemaal voorbij. Kijk hier voor meer informatie of om je meteen in te schrijven.
