Met de introductie van een chatbot zorgde Secretary Plus niet alleen voor een positieve candidate experience, en 50 procent méér vragen dan voorheen, ook het aantal sollicitaties nam fors toe.

Lees de hele case van Secretary Plus die is ingezonden in de categorie Recruitment voor de Werf& Awards 2018.

Omschrijving van de case

Bij Secretary Plus willen we voortdurend innoveren en daarom oriënteren wij ons steeds op nieuwe online innovaties en welke toegevoegde waarde zij voor ons kunnen hebben. Via tools als Hotjar en Google Analytics werd inzichtelijk dat bezoekers wat zoekend door onze website navigeren en soms de site verlaten zonder te hebben gesolliciteerd of contact te hebben opgenomen. Dit was hét signaal om te kijken naar mogelijkheden om de online candidate experience te verbeteren.

Chatten met Stephanie

Met de techniek van Joboti is in mei 2017 de chatbot op de website van Secretary Plus geboren. Via een pop-upscherm kan iedere bezoeker ‘chatten’ met onze collega Stephanie (een echte werknemer van Secretary Plus). Of ze nu op zoek zijn naar een specifieke vacature, zich willen aanmelden voor de nieuwsbrief, sollicitatietips willen lezen of in contact willen komen met onze collega’s. Een bezoeker wordt via duidelijk ingerichte flows/scripts begeleid naar de juiste pagina of informatie.

Vooral buiten kantooruren

Na de lancering van de chatbot werd zij al direct veelvuldig gebruikt door de bezoekers om snel naar de gewenste pagina te navigeren. Ook het aantal contactverzoeken via de chat lag veel hoger dan die via de mail werden gestuurd. Wat met name opvalt is het tijdstip waarop de chatbot gebruikt wordt, namelijk: buiten kantoortijden.

Daarnaast bleek de chatbot niet alleen gebruikt te worden door kandidaten, maar vroegen ook klanten bijvoorbeeld hoe vacatures aan te melden. Deze optie hebben wij dan ook binnen de eerste weken toegevoegd aan de flow.

Wat was de impact van de case?

De chatbot neemt bij bezoekers een drempel weg om makkelijk hun vragen te kunnen stellen en snel naar de gewenste pagina te navigeren. Er komen via de chat 50% meer vragen binnen dan daarvoor via de telefoon en e-mail. De chatbot geeft bezoekers het gevoel daadwerkelijk met Stephanie aan het chatten te zijn. Dat past goed bij onze positionering van persoonlijk contact. Ruim 1/3 van de chats vindt plaats buiten werktijd, wat positief bijdraagt aan het gevoel van grote bereikbaarheid.

Aantal sollicitaties met 30% gestegen

De toevoeging op de flow van geïnteresseerde kandidaten heeft ook een positieve bijdrage geleverd tot het aantal ontvangen sollicitaties. Deze zijn sinds de introductie van de chatbot gestegen met 30% ten opzichte van 2016.

Aantal vacatures met 20% gestegen

Na het toevoegen van de optie om vacatures via de chat bij ons uit te zetten, is het aantal vacatureaanmeldingen dankzij de chatbot met 20% gestegen ten opzichte van 2016.

Waarom moet deze case een Werf& Award winnen?

Met de visie om de candidate experience te verbeteren is op een innovatieve wijze een nieuwe tool voor onze organisatie ingezet. Vaak worden technologie en persoonlijke aandacht als twee concepten gezien, maar wij hebben veel aandacht besteed om zeop de juiste manier te combineren. Aan de ene kant draagt het bij aan een goede candidate experience. Aan de andere kant worden collega’s ontzorgd omdat de chatbot al veel vragen beantwoordt. Kortom: een effectieve innovatie.

Credits case

De volgende personen, afdelingen en/of externe partijen zijn betrokken bij de case:

Joboti:

• Luuk van Neerven
• Stephan Kockelkoren

Marketing Secretary Plus

• Marleen Smith
• Stephanie Pereboom

Kom naar de uitreiking!

De Werf& Awards van 2018 worden donderdag 17 mei uitgereikt tijdens Werf& Live in de Rijtuigenloods in Amersfoort. Onder meer Hudson’s Bay komt daar vertellen hoe zij hun werving aanpakken. Wie zich voor 16 maart inschrijft, profiteert nog van een korting van maar liefst 70 euro. Wie zich met een team van minstens 3 mensen inschrijft, krijgt tot die tijd bovendien nog eens 25 procent korting op de totaalprijs. Wil je gebruik maken van deze teamkorting, stuur dan even een mailtje.

• Meteen inschrijven kan hier