Carerix gaat samenwerken met Stiply, om zo de administratieve rompslomp rondom het afhandelen en ondertekenen van contracten binnen het recruitmentproces te stoppen.
Door de samenwerking hoeven ondertekenaars van een contract dit nu niet meer te printen, te ondertekenen, te scannen, of per post terug te sturen. Alle bijlagen (in doc. of pdf-formaat) in Carerix kunnen nu via Stiply veilig en snel digitaal en rechtsgeldig worden ondertekend. Stiply is volledig geïntegreerd in het Carerix-platform en via een extra tab toegankelijk vanuit de bestaande interface van de recruitmentoplossing voor corporate recruiters en intermediairs .
Digitale krabbel
Digitaal ondertekenen met Stiply vereist geen uitgebreide technische kennis. De recruiter uploadt de documenten die ondertekend moeten worden binnen het Carerix-platform naar Stiply. Vervolgens geeft hij aan waar de ondertekenaar zijn handtekening moet zetten en verstuurd het met één klik. De ondertekenaar krijgt een mailtje met daarin de link naar het document. Zonder in te loggen kan hij of zij het document direct online bekijken en via het touchscreen op de smartphone of tablet of met de muis een handtekening zetten. Deze ‘digitale krabbel’ wordt opgeslagen, waarna ook nog een elektronische handtekening wordt gezet via versleuteling. Dit laatste geeft 100% garantie dat er na de ondertekening niets meer aan het document kan worden veranderd. Bij elke bit die wijzigt, breekt het elektronische zegel.
Meerdere ondertekenaars
Beide partijen krijgen het ondertekende document vervolgens per mail toegestuurd. Het is mogelijk om het document door meerdere partijen te laten ondertekenen. Hierbij wordt de eerste ondertekenaar gevraagd om een verificatie per sms. Voor de tweede en derde ondertekenaar is de sms-verificatie optioneel, zodat recruiters niet iedere keer opnieuw een code hoeven in te voeren. Naast de arbeidsovereenkomst kunnen ook andere documenten worden ondertekend met Stiply, zoals opdrachtbevestigingen of urenbriefjes of maandstaten. Ook tekenen voor ontvangst van een telefoon van de zaak, een leaseauto, sleutels, kluisje of NS-businesscard kan snel en eenvoudig via Stiply.
Overzicht
Stiply houdt in een overzichtsscherm bij hoever het ondertekenproces is en welke verzoeken nog uitstaan. Ook krijgt de verzender een melding wanneer iemand traag reageert, zodat hij een reminder kan sturen. Zodra alle documenten zijn ondertekend, krijgt de verzender hiervan automatisch bericht en worden de ondertekende documenten opgeslagen in het systeem. Nog een voordeel is dat correspondentiemails in Stiply in tien talen beschikbaar zijn. De taal is per ondertekenaar in te stellen.
‘Nog steeds veel papier verspild’
“Stiply is geboren uit mijn wens als ex-IT-advocaat om juridische zaken eenvoudiger te maken en bij te dragen aan het verminderen van papierverbruik”, aldus Joost Kuhlmann, medeoprichter van Stiply. “Er wordt in allerlei sectoren nog steeds veel papier verspild met het zetten van handtekeningen. Ook binnen arbeidsbemiddeling en recruitment circuleren hele pakken papier. Carerix heeft een mooi platform en grote klantnamen. Na een aantal pilots met klanten is de Stiply nu volledig geïntegreerd binnen de Carerix-omgeving.”