Booking.com krijgt jaarlijks 250.000 sollicitaties. Dat lijkt mooier dan het is, zegt recruitmentmanager Daniëlle van Alewijn. ‘Ik vraag me elke dag nog af of wij wel de allerbéste mensen bereiken.’

Bij Booking.com, wereldleider in online reserveringen van accommodaties, is de wervingsbehoefte sky high. Van de 8.500 medewerkers die er nu wereldwijd in dienst zijn, werden er 4.500 in 2014 aangenomen. Hoe krijg je dat voor elkaar? En vooral, hoe pak je dat slim aan? Daniëlle van Alewijn, Global Manager Recruitment & Employer branding bij Booking.com, biedt op 11 december in de plenaire opening van De Wereld Werft 2014 een kijkje in de keuken van deze succesvolle operatie. Hier alvast een voorproefje.

Buikpijn

‘Aan belangstelling geen gebrek bij Booking; jaarlijks krijgen wij 250.000 sollicitaties. Wij zijn blijkbaar een heel aantrekkelijke werkgever. Overigens is het maar de vraag of dat zo ideaal is, want we moeten deze kandidaten allemaal screenen en bij een vacaturevolume van 4.500 zijn we dus genoodzaakt ruim 98 procent van de kandidaten af te wijzen. Bovendien heb ik regelmatig buikpijn bij de gedachte dat we misschien niet de allerbéste kandidaten aantrekken. En hoe weten we nu dat we de juiste mensen hebben geselecteerd als er zoveel sollicitaties binnenkomen? Daar wil ik graag een kwaliteitsslag in maken.’

Innovatieteam met focus op eigen domein

Hoe ze dat doet? Of liever: tot nog toe heeft gedaan? ‘Ten eerste ben ik gaan kijken hoe we het werk van de recruiter beter, sneller en leuker kunnen maken. Meer recruiters aantrekken om hogere targets te halen is één optie. Maar we maken pas grote stappen als we het werk innovatiever doen. Daarom besloot ik om, net zoals bij Booking zelf, naast een operationeel team, een apart innovatieteam in te richten. Ieder lid van het team heeft zijn eigen verantwoordelijkheid en kan zich geheel focussen op innovaties binnen zijn eigen domein. Je kunt hierbij denken aan marketing, financiën, automatisering, noem maar op. De eerste tekenen van verbetering zijn zichtbaar: we krijgen een betere rating op Glassdoor, we staan op plek 68 als most-indemand employer, we hebben minder escalaties van kandidaten, een betere reputatie van recruitment binnen de organisatie en hiring managers die meer lol hebben in de werving.’

Seizoensschommelingen opvangen

Een groot gedeelte van de wervingsbehoefte bestaat uit vervangings- en herhalingsvraag, zegt Van Alewijn. ‘Naast een explosief groeiende vraag naar vast personeel, neemt ook onze behoefte aan flexibel personeel toe. De vaste kern wordt gevormd door personeel in vaste dienst, de nadruk ligt op insourcing. Flex gebruiken wij alleen voor het opvangen van seizoensschommelingen of voor tijdelijke projecten. Wij onderscheiden verschillende flexschillen, zoals freelancers, zzp’ers, tijdelijke krachten die via bureaus of via outsourcing voor ons werken. Het is een continue uitdaging om de juiste balans te vinden tussen vast en flex. Het is een van mijn persoonlijke speerpunten voor 2015 om hierin een duurzaam model voor te vinden.’

Zelfselectie

Jaarlijks 250.000 sollicitaties; dat lijkt mooier dan het is, aldus Van Alewijn. ‘Ik zou graag willen dat potentiële kandidaten zich als het ware zelf preselecteren, zonder dat onze recruiters daaraan te pas hoeven komen. Zodat alleen die kandidaten bij ons solliciteren die exact passen bij de functie en bij onze organisatie. Dat willen we realiseren door goede communicatie en employer branding. Wij moeten onze organisatie zó positioneren dat iedereen een duidelijk en realistisch beeld krijgt van ons als werkgever, van onze jobs en onze cultuur. Zoals we bij Booking zeggen: ‘fast-paced, enterpreneurial, data-driven, no-show-pony, every day decision making, agilility en ownership’ En dat is niet voor iedereen weggelegd. Op die manier hoeven onze recruiters veel minder mensen teleur te stellen en kunnen zij zich focussen op de echt veelbelovende kandidaten.’

Zou je bij Booking willen boeken?

‘Om de allerbéste mensen te bereiken wil ik employer branding inzetten. We willen als werkgever beter zichtbaar zijn in de internationale markt, beter identificeerbaar en we willen een community opbouwen waarin we potentiële nieuwe medewerkers engagen. Ons doel is hen in een vroeg stadium aan ons te binden, hen te blijven boeien en fan te maken van onze organisatie. En dan heb ik het niet alleen over Booking.com als werkgever, maar ook als commerciële organisatie. In de meetbaarheid van de kandidaatervaring vragen we immers ook naar de commerciële impact van recruitment: ‘Zou je bij ons willen werken en zou je bij ons willen boeken?’ Sinds we dit meetbaar maken, neemt de business meer ownership op het stuk over kandidaatervaring.’

Candidate experience

De candidate experience is voor Booking.com erg belangrijk, aldus Van Alewijn. ‘Of je nu wel of niet aangenomen wordt, wij willen dat Booking voor altijd een streepje voor heeft bij kandidaten. We meten en monitoren de tevredenheid van sollicitanten continu en dat geeft ons een schat aan informatie. Zo waren er veel kandidaten die het gevoel hadden dat ze niet eerlijk werden beoordeeld tijdens de selectieprocedure. Daarom gaan wij een online assessment introduceren met vragen in de vorm van een online game. De hypothese is dat kandidaten het leuk vinden om de sollicitatie af te ronden en dat zij veel meer het gevoel dat wij eerlijk en onafhankelijk selecteren. Dat zorgt voor minder klachten en het levert een positieve bijdrage aan ons imago.’

Beter, en vooral ook leuker

Naast de focus op de kandidaat is ze constant bezig met de vraag ‘hoe we het werk van onze recruiters en onze hiring managers efficiënter, effectiever en vooral ook leuker kunnen maken’, zegt ze. En dat betekent: ‘Slimme processen inrichten, blijven innoveren, best practices met elkaar delen, successen vieren en elkaar blijven uitdagen. Want als je trots bent op je bedrijf, dan straal je dat naar buiten toe uit.’

Daniëlle van Alewijn, die als Global Recruitment Manager van Booking.com leiding geeft aan zo’n 50 recruiters wereldwijd, is een van de sprekers tijdens de plenaire opening van De Wereld Werft 2014, dat dit jaar plaatsvindt op 11 december in Regardz The Globe in Den Haag.

Inschrijven voor dit jaarlijkse evenement kan hier.

Stel je eigen breakout-programma samen

Naast het plenaire programma met sprekers van onder meer Booking.com kun je je eigen breakout-programma samenstellen. Het aantal plaatsen bij deze breakouts is beperkt, dus reserveer een stoel door je in te schrijven.