De informatie in een gemiddeld ATS is sterk verouderd. Per medewerker die wordt aangeworven, is een recruiter gemiddeld een dag bezig om de informatie up-to-date te houden.
Mensen die inmiddels zijn overleden, verhuisd of met pensioen: in bijna elk ATS zijn nog gegevens van zulke mensen te vinden. Achterhaald, niet up-to-date, verouderd; het overkomt elk systeem dat niet automatisch wordt bijgehouden. Sterker nog: gemiddeld nog geen 50 procent van alle kandidaat-informatie in een systeem is volledig correct, blijkt uit nieuw onderzoek van het Amerikaanse TalentIQ.
Update: 1x per 17 maanden
Het bureau ondervroeg onder meer ruim 1.400 recruiters over hoe ze hun kandidaatsysteem gebruiken om tot die conclusie te komen. Daaruit blijkt onder meer:
- 98% van de bedrijven gebruikt een Applicant Tracking System (ATS)
- 96% van de recruiters voert zelf in het systeem gegevens in van kandidaten die ze gesproken hebben
- 82% gebruikt het ATS op dagelijkse basis, en geeft toe wel eens beslissingen en acties te baseren op onvolledige of oude gegevens. Dit leidt onder meer tot veel e-mail bounces.
- 97% heeft wel eens handmatig data in het systeem geüpdatet, bijvoorbeeld na op sociale media nieuwe informatie over een kandidaat te zijn tegengekomen.
- Het gemiddelde ATS wordt minder dan 1x per jaar geüpdatet. De standaardkandidaat in zo’n database krijgt eens per 17 maanden een update.
- 91% van de recruiters is ontevreden over de bruikbaarheid van de informatie in hun database.
- 90% van de recruiters denkt dat het hen 70% van de tijd zou schelen als de informatie in het systeem meer up-to-date was.
- 8,87 uur is de gemiddelde tijd die een recruiter/recruitmentteam kwijt is per hire aan het handmatig updaten van de kandidaatinformatie. Dus: als het team 10 hires per jaar maakt, is het ruim 88 uur kwijt aan het updaten van de informatie. Bij 100 hires is het zelfs 887 uur.
- Gemiddeld 73% van de e-mailadressen in een kandidatensysteem werkt niet meer. Van de telefoonnummers is gemiddeld 45% achterhaald.
- Als het gaat over de huidige baan van de mensen in de database, dan is 89% van de informatie incorrect. van de huidige werkgever klopt 74% van de informatie niet.
- 17% van de kandidaten met wie de recruiter contact opneemt, woont niet meer in dezelfde stad als toen de informatie in het ATS werd ingevoerd.
De 4 grootste problemen
De 4 grootste problemen die recruiters melden over hun ATS:
Niet bepaald belangeloos
Overbodig te zeggen waarschijnlijk, maar TalentIQ is niet bepaald belangeloos in het onderzoek dat het presenteert. Het bedrijf uit San Francisco, dat in Nederland onder meer Randstad als grote klant kent, zegt automatisch data in een ATS te kunnen updaten. Recruiters zouden zo over realtime data kunnen beschikken en gemiddeld 36% kunnen besparen op hun time-to-fill.
Commercieel belang of niet, en overdreven of niet; hun onderzoek legt natuurlijk wel een vinger op een zere plek van de systemen die we allemaal gebruiken. En misschien schetsen ze tegelijkertijd ook wel de toekomst van al onze kandidaat-informatie: volledig en up-to-date. Hoeven we de kandidaat daarna alleen nog maar te overtuigen…
Foto via Flickr.com