Het recruitmentlandschap in België is nog vrij traditioneel. Dit móet en dit kán anders, besloot Andreas Pfeffer in 2015. Adverteren in de winkeletalage? Je kandidaten bijhouden in Excel? Daar moeten we hoognodig vanaf, zei Pfeffer daarom bij de oprichting van Recrewtment, een sindsdien snelgroeiend recruitment- en uitzendbureau. En dus besloot hij zijn heil te zoeken in technologie. ‘Want technologie in combinatie met de “human touch” is de toekomst voor een succesvolle recruitmentclub’, zo was – en ís – zijn overtuiging.
‘Tech in combinatie met de “human touch” is de toekomst voor een succesvolle recruitmentclub.’
Inmiddels telt het bureau zo’n 50 collega’s. Samen helpen zij elke dag de beste kandidaten aan een nieuwe uitdaging, onder motto’s als ‘We Like a Change’ en ‘Skills matter. Personality matters more’. Maar dan wel met zo min mogelijk handmatige (en tijdrovende) handelingen. Door die taken zoveel mogelijk te automatiseren, houden recruiters nou eenmaal meer tijd over om bezig te zijn met het menselijke: relaties met klanten en kandidaten, aldus Pfeffer. ‘Ik ben nu eenmaal ervan overtuigd dat je een winning match hebt als je de juiste balans creëert tussen digitale vooruitgang en een mensgerichte organisatie.’
Investeren in crisistijd
De coronacrisis heeft wereldwijd grote gevolgen gehad. Ondanks dat die crisis ook aan Recrewtment niet voorbijging, wist het bedrijf 2020 uiteindelijk toch te eindigen met een groei van bijna 10%. En dat in een markt die dat jaar zo’n 20% daalde. In een sector die het moeilijk heeft, bevindt het bureau zich momenteel juist in een luxepositie: zij hebben het zo druk dat zij bijna vacatures moeten weigeren.
Waar dat vooral aan te danken is? Aan de verregaande automatisering, denkt Pfeffer. Al sinds 2 jaar na oprichting werkt het bureau met het ATS van Bullhorn. Maar ook afgelopen jaar werd er gewoon verder geïnvesteerd in technologie. Crisis of niet. En dat levert soms verbluffende resultaten op, zegt hij. Denk aan iets simpels als een gepersonaliseerde e-mail als een kandidaat jarig is.
‘Niet meer beschikbaar’. Of toch wel?
Maar ook andere automatiseringsslagen hebben volgens hem hun nut bewezen. ‘Zo hebben we op een gegeven moment automatisch contact gezocht met kandidaten met wie we al meer dan 6 maanden geen contact hadden gehad, en die op “niet meer beschikbaar” stonden. In één week hebben we zo ongeveer 2.000 kandidaten gemaild met de vraag of ze op zoek zijn naar werk. Van meer dan 300 kandidaten kwam een reactie.’
‘In de eigen database zijn vaak al genoeg gekwalificeerde kandidaten beschikbaar.’
Een verbluffend resultaat, aldus Pfeffer. ‘Vooral als je bedenkt dat recruiters vaak naar nieuwe kandidaten gaan zoeken uit externe bronnen. Terwijl in de eigen database dus vaak al genoeg gekwalificeerde kandidaten beschikbaar zijn.’ De oplossing lag dus letterlijk dichterbij dan gedacht. ‘We weten allemaal hoe moeilijk het is om goede kandidaten te vinden. De ROI op deze actie was dus heel hoog.’
Niet alleen automatisering
Het is overigens niet alleen de verregaande automatisering die het verschil maakt, benadrukt Pfeffer. Het is ook de manier waarop het bureau mensen laat meepraten en betrokken houdt. ‘Wij laten altijd interne collega’s meebeslissen in de manier waarop wij ons pakket aan technologische oplossingen vormgeven. De mensen die er dagelijks mee moeten werken. Dat maakt de organisatie sterk.’
‘Wij nemen geen beslissing genomen vanuit de hoge toren of IT-afdeling, maar vanuit de operatie.’
In de uitzend- en recruitmentsector is het verloop traditioneel hoog. In België is dat zeker niet anders. Maar Pfeffer wil dat veranderen, door collega’s zoveel mogelijk overal over mee te laten denken. Start een nieuw technologieproject, dan krijgt bijvoorbeeld iedereen binnen de organisatie de kans zichzelf op te geven om eraan mee te werken. Of je nu 1 maand of 3 jaar in dienst bent, dat maakt niet uit. ‘Dat is het succesverhaal van veel van onze technologische implementaties’, aldus Pfeffer. ‘Er wordt geen beslissing genomen vanuit de hoge toren of IT-afdeling, maar vanuit de operatie. Zo is er direct draagvlak binnen het hele bedrijf.’
Een automatische succeswens
Nadat eerder passieve kandidaten met succes werden geactiveerd, begon Recrewtment enkele maanden geleden met een automation die ook de betrokkenheid van kandidaten wil verhogen. Zo stuurt het bureau nu via een geautomatiseerde sms een persoonlijke succeswens naar kandidaten die een sollicitatiegesprek bij een klant hebben. Iets wat bepaald nog geen gebruik is in België. ‘De response rate daarop was ongelooflijk’, aldus Pfeffer.
Vacatures vinden is niet moeilijk. ‘Die zijn er voldoende.’
Het zijn volgens hem juist zulke kleine dingen die de candidate experience enorm kunnen verbeteren. ‘Binnen Recrewtment is dit dan ook een van de belangrijkste strategische pijlers’, zegt hij. Vacatures vinden is volgens hem niet moeilijk. ‘Die zijn er voldoende.’ Het is juist de kunst goede kandidaten aan de organisatie te binden. ‘Mijn visie daarin: hoe beter je een kandidaat aan je kunt binden, hoe beter je concurrentievoordeel. En daar helpen dit soort automations enorm bij.’
Minder handmatige taken
Ook aan interne automations wordt gedacht. ‘We maken nu bijvoorbeeld automatisch een taak aan voor een recruiter op het moment dat zij een kandidaat langer dan 7 dagen niet gesproken hebben. Ook als er geen nieuwe opdrachten zijn. Voorheen moest iedere recruiter daar zelf aan denken of handmatig een taak aanmaken. Dit wordt nu volledig geautomatiseerd. Dat resulteert niet alleen in een enorme tijdswinst, we zijn er nu ook zeker van dat het gebeurt.’
‘Als er veel A.I. is wordt het persoonlijke contact tussen recruiters en kandidaat nóg belangrijker.’
Recrewtment heeft sinds kort een specifieke projectgroep onder de naam ‘‘Bullhorn Believers’. Die projectgroep komt om de 2 maanden samen om te kijken naar welke automations verder nog mogelijk zijn. Zo kijken ze momenteel bijvoorbeeld naar een betere rapportage om de resultaten voor klanten (nog) inzichtelijker te maken. Verderop in de planning ligt de ontwikkeling van een nieuwe website waarin Bullhorn volledig is geïntegreerd.
Het is slechts het begin van de grote revolutie, denkt Pfeffer. ‘Ik ben ervan overtuigd dat de toekomst zit in artificial intelligence. Vooral waar het gaat om matching van kandidaten. A.I. is zeker de sleutel tot de toekomst, maar wel altijd in combinatie met een persoonlijke aanpak. Ik geloof erin dat het persoonlijke contact tussen recruiters en kandidaat nog belangrijker wordt als er veel A.I. is. De human touch waarbij onze mensen kijken naar of een kandidaat past bij de bedrijfscultuur en het persoonlijke gesprek, dat kan geen computer overnemen.’