Toen Arthur Duffels zijn collega’s van RAAS onlangs vertelde dat ze binnenkort een nieuwe IT-collega mochten verwelkomen, trakteerden zij hem eerst op verbaasde blikken. ‘Hè? We hadden toch niemand geïnterviewd de laatste tijd voor deze rol? Waar komt die nieuwe collega dan ineens vandaan?’ Toen Duffels deze recruiters vertelde dat het niet een menselijke nieuwe collega betrof, maar een A.I., bedoeld om hen in hun werk te ondersteunen, sloeg het aanvankelijke ongeloof om in waardering. ‘Want A.I. is misschien nog wel wat eng voor veel mensen. Maar een nieuwe collega aan wie je alles kunt vragen, daar schrikt natuurlijk niemand van.’
‘We hebben nu zo’n 50% van het proces geautomatiseerd. Maar we hebben het al voor 90% gebouwd.’
Het tekent hoe Duffels als CTO van het Woerdense RAAS (Recruitment-as-a-service) in de wedstrijd staat. Als developer en technisch brein van het bedrijf weet hij de ongekende mogelijkheden die technologie kan bieden aan recruitment. Maar tegelijk beseft hij hoe delicaat je soms te werk moet gaan wil je dat recruiters – én opdrachtgevers – die mogelijkheden gaan gebruiken. ‘Wij zijn nu al heel ver. Maar wat mij betreft waren we nu ook echt al 10 stappen verder. We zitten nu op denk ik zo’n 50% van het proces dat we hebben geautomatiseerd. Maar we hebben het al voor 90% gebouwd. En voor begin volgend jaar zou 100% mogelijk zijn.’
Het eindbeeld
Recruitment is grotendeels te automatiseren, daar is Duffels van overtuigd. Telefonische screenings, cv’s doornemen, scores eraan toevoegen, assessments afnemen, eigenlijk alles tot aan het eerste kennismakingsgesprek met de hiring manager kun je volgens hem beter aan de computer dan aan de mens overlaten, zegt hij. En daarna misschien ook nog wel het arbeidscontract opmaken. Dat scheelt recruiters namelijk niet alleen heel veel tijd, het zorgt er ook voor dat ze op andere plekken meer waarde kunnen toevoegen. ‘Zo’n 90% van de taken die recruiters nu nog doen, doen ze over 2 jaar niet meer’, zegt hij bijvoorbeeld.
‘Nog niet alles wat nu al kan is uitgerold, omdat opdrachtgever en medewerkers vaak nog niet zover zijn.’
Bij RAAS gaat dat nu ook al behoorlijk ver, ziet hij tot zijn genoegen. ‘Zeker als ik dat vergelijk met anderen in de markt. Maar tegelijk is nog niet alles wat nu al kan uitgerold, omdat ik merk dat opdrachtgever en medewerkers vaak nog niet zover zijn.’ Maar als hij een beetje vooruit kijkt, durft hij wel de voorspelling aan dat binnen een jaar of 2 voor sommige rollen menselijke tussenkomst er helemaal niet meer aan te pas komt, en je een kandidaat direct een contract aanbiedt omdat je nu eenmaal – met een automatisch assessment – hebt vastgesteld dat diegene over bepaalde onmisbare skills beschikt. Sneller werven dan ooit wordt zo mogelijk.
Geen tienminutengesprekken
‘Waarom zou het niet die kant opgaan?’, vraagt hij zich af. ‘Als we echt gaan denken in skills, en niet meer op kantoor hoeven zitten, zie ik dit echt wel gebeuren. Maar tegelijk weet ik dat het op dit moment nog niet realistisch is, en daarom hebben wij het proces gesplitst in allemaal losse stapjes, die we stuk voor stuk automatiseren.’ Denk bijvoorbeeld aan screeningsgesprekken met kandidaten. ‘Van die gesprekken waarvan we met z’n allen zeggen dat ze maar 10 minuten duren, maar die je in de praktijk toch vaak een half uur kosten. Of recruiters die na 1 minuut al weten dat het niets wordt, maar het lullig vinden om dat meteen te zeggen.’
Zijn bedrijf heeft nu bijvoorbeeld Sodexo als klant, waarvoor het veel schoonmakers werft. Dat is een ‘heel brede vacature’, aldus Duffels, en dus komen er ook allerlei reacties op. Maar hoe bepaal je dan met wie je allemaal gesprekken wilt voeren? Volgens hem kun je dat het beste door de A.I.-collega laten bepalen, zodat de menselijke recruiters de juiste begeleiding kunnen bieden aan goede kandidaten, die bijvoorbeeld zenuwachtig zijn voor hun sollicitatiegesprek. ‘Dan ben je veel beter inzetbaar als mens. En dus ook als recruiter. En verlies je minder snel waardevolle kandidaten.’
Tussen de regels door lezen
Als mens kun je geen 10 cv’s allemaal even nauwkeurig beoordelen, laat staan 100, zegt hij. Maar A.I. kan dat wel. En hoewel hij ook benadrukt geen fan van cv’s te zijn, denkt hij dat A.I.-systemen wel ‘tussen de regels van het cv door kunnen lezen’. ‘We zijn nu bezig met de ontwikkeling van een eigen large language model, dat we trainen op onze eigen data. Die kan echt wel stappen verder denken dan een menselijke recruiter nu. Van alle opdrachtgevers die nu op een gemiddeld cv staan, kent de gemiddelde recruiter 95% van de namen niet. Maar A.I. kan dat natuurlijk wel invullen, en snappen wat iemand daar precies gedaan heeft.’
‘We hebben een prompt van 219 regels die ervoor zorgt dat de 8+’en onder de kandidaten makkelijker bovendrijven.’
Ja, input is output, dat geldt hier ook, zegt hij. Hoe meer gegevens beschikbaar, hoe beter onderbouwd de output. Maar dan nog: de waarde van A.I. is in het hele proces onmiskenbaar, schetst Duffels. ‘We hebben een prompt opgesteld van 219 regels. Dus geen lullig promptje van waarin enkel de vraag staat “scan deze cv’s”, maar een zeer uitgebreide prompt die heel veel informatie uit de cv’s haalt en tegelijk de vragen formuleert die je in een sollicitatiegesprek kan stellen. En we zien nu al dat dit ervoor zorgt dat de 8+’en onder de kandidaten makkelijker komen bovendrijven.’
Van-speech-naar-text
Tot zover de kandidatenkant. Maar A.I. kan ook enorm helpen aan de andere kant: die van de werkgever. Bijvoorbeeld bij de vacature-intake, merkt Duffels. Die gaat nu nog grotendeels mondeling, maar wordt wel ondersteund door van-speech-naar-text-software, en een eigen GPT die daar vervolgens automatisch een vacaturetekst uit genereert. ‘Die software wordt steeds beter’, constateert hij. En de zo gegenereerde tekst gaat ook weer volautomatisch terug naar de opdrachtgever, die vervolgens alleen nog maar zijn goedkeuring hoeft te geven.
‘We geven kandidaten een score, en als die hoog genoeg is, nodigen we ze automatisch uit.’
Niet elk proces hoeft immers voor iedereen 100% inzetbaar te zijn, zegt hij. ‘Je moet het altijd zien als een hulpmiddel, dat je werk uit handen neemt, of je helpt met op goede ideeën te komen.’ Maar wat als in de praktijk de recruiter het hulpmiddel naast zich neerlegt? Daar heeft Duffels ook iets moois op verzonnen. ‘We geven kandidaten een score, en als die hoog genoeg is, nodigen we ze automatisch uit. Maar als recruiter mag je dat ook uitzetten, en zeggen: voor deze vacature wil ik mensen zélf bellen. Nou prima, daar geven we ze nu een uitstelperiode van 2 uur voor. Als ze binnen 2 uur de status van die sollicitatie wijzigen en dus zeggen dat ze zelf gebeld hebben, mogen ze dat.’
Hybride Whatsapp-flow
Op die manier wil hij steeds verder werken aan een proces waar de beleving van de kandidaat centraal staat, zegt hij. ‘Wij zeggen bijvoorbeeld tegen kandidaten dat we altijd binnen 48 uur contact opnemen. Ik vind dan ook dat dat altijd moet lukken. Wat er ook gebeurt. Solliciteren is een droom van een betere toekomst, zegt Aaltje Vincent altijd. Daar moeten wij als recruiters rekening mee houden, vind ik. En dus heb ik nu ingebouwd dat als je als recruiter niet binnen 2 dagen reageert, dat je dan 3 maanden lang niet meer die uitstelperiode van 2 uur mag gebruiken.’
‘Wij zeggen tegen kandidaten dat we binnen 48 uur contact opnemen. Dat moet dan ook altijd lukken.’
Zo werkt automatisering zowel ondersteunend als disciplinerend, aldus Duffels. Dat is ook terug te zien in de ‘hybride’ Whatsapp-flow die RAAS gebruikt, waar het whatsappen met de kandidaat zowel door de A.I. als door de recruiter gebeurt, en waarbij die laatste het altijd kan overnemen wanneer hij/zij wil. ‘Als kandidaten bijvoorbeeld boos worden op de vragen die de bot stelt, kan je als mens dan meteen inspringen en uitleg geven. En dan is de tendens vaak weer snel: o, wat leuk.’
Bij afwijzingen: 98% positief
Dat merken ze zelfs bij afwijzingen, zegt hij. ‘Als iemand laag scoort op de eisen van de vacature, kan het zijn dat hij of zij binnen 6 minuten – automatisch – wordt afgewezen. Maar we merken dat bijna iedereen, tot wel 98%, daar positief op reageert en vraagt: kan je mij iets meer vertellen over de reden van afwijzing? Dan kan ik me volgende keer beter voorbereiden. Of: dankjewel dat je zo snel reageert, zou je me in de loop willen houden als je weer een vacature hebt? Doordat mensen nu zo snel een reactie krijgen, reageren ze veel positiever en meer begrijpend. Terwijl we voorheen vaak veel appjes en mailtjes kregen van: weten jullie al iets?’
Ook ghosting van kandidaten gaat het bedrijf tegenwoordig met automatisering te lijf.
Ook ghosting van kandidaten gaat het bedrijf tegenwoordig met automatisering te lijf. Met goede resultaten, benadrukt Duffels. ‘Als we merken dat een afspraak voor een sollicitatiegesprek bijvoorbeeld een paar weken geleden is gemaakt, zenden we een dag ervoor – uit naam van de recruiter – een whatsappje aan de kandidaat met een herinnering, en wat tips voor het gesprek. Het percentage dat zich op het laatste moment afmeldt, neemt daardoor flink af. Het is voor mij ook weer een van die dingen waarbij automatisering juist weer voor menselijke verbinding zorgt. Mensen hebben dan toch het gevoel: iemand is met mij bezig.’
Roadmap
Wat staat er wat dat betreft nog op zijn roadmap? Duffels denkt even na, en komt dan – verrassend genoeg – niet met een nieuwe technologie op de proppen, maar eerder met een ander businessmodel. ‘Waar we naast onze RPO-dienstverlening bijvoorbeeld ook een stand alone softwareoplossing kunnen bieden. Dit stelt klanten dan in staat steeds meer zelf te doen. Wat bij onze visie past dat we de best mogelijke dienstverlening richting onze klanten willen bieden.’
‘We hebben de input en kennis van recruiters echt nodig om alle stappen te optimaliseren. Zij weten immers waar je in de praktijk allemaal tegenaan loopt.’
Waar bij het eerste model prima een model op uurbasis past, waarbij gebruik van de software inbegrepen zit, is dat bij het tweede model natuurlijk moeilijker. Daar is een abonnement op de software volgens hem logischer. ‘We hebben sinds het begin van dit jaar al een hybride model hiervoor. Daar zullen de komende tijd nog wel iets meer mogelijkheden bij gaan komen, denk ik.’ Maar, zegt hij, ontwikkeling van de software is zonder recruiters ook weer onmogelijk. ‘We hebben hun input en kennis echt nodig om alle stappen te optimaliseren. Zij weten immers waar je in de praktijk allemaal tegenaan loopt.’