Ze hebben de laatste tijd te kampen met nogal wat uitdagingen bij het grootste academische ziekenhuis van het land. Niet alleen heeft corona gezorgd voor topdrukte voor de hele zorg, sinds 2018 heeft het ook nog eens te maken met een grote fusie, waaruit één overkoepelend Amsterdam UMC is voortgekomen. Maar hoe zorg je voor een nieuw eenheidsgevoel als veel mensen werken op twee locaties, en momenteel zelfs veelal vanuit huis hun werk doen?
Hoe zorg je voor eenheidsgevoel als veel mensen op de beide locaties vol in de wind zitten?
Arbeidsmarktcommunicatiespecialist Manouk Backer en HR-beleidsadviseur Giselle Straathof zijn er dagelijks mee bezig. En een van de eerste resultaten daarvan is een nieuw onboardingprogramma, dat nieuwe medewerkers meteen nadrukkelijk laat merken dat er voortaan nog maar één organisatie is, die meer is dan de som der delen. Hoe krijgt zo’n programma vorm? En wat kun je er allemaal mee? Daarover vertellen Backer en Straathof meer tijdens het seminar Beter werven in de zorg op 24 september. Hier alvast een voorproefje.
> Waarom dit onboardingprogramma?
Straathof (foto rechts): ‘Net iets meer dan twee jaar geleden zijn het voormalige AMC en het VUmc bestuurlijk opgegaan in één organisatie: Amsterdam UMC. We willen dat nieuwe medewerkers dat ook meteen merken. Daarom willen we al aan de voorkant beginnen, door mensen kennis te laten maken met de héle organisatie, niet alleen met de locatie waar ze komen te werken.’
‘We willen aan de voorkant beginnen, door mensen kennis te laten maken met de héle organisatie.’
Backer: ‘Het komt trouwens ook steeds vaker voor dat mensen voor beide locaties werken. Onze introductiedagen vonden tot maart nog plaats op locatie. Als je dan vroeg wie er op of voor beide locaties ging werken, ging er tot vorig jaar altijd maar een klein aantal handen omhoog. Dat aantal werd gaandeweg echter steeds groter.’
> Hoe hebben jullie het aangepakt?
Straathof: ‘We zijn vorig jaar gestart een gezamenlijk onboardingsprogramma te creëren. Belangrijk onderdeel daarvan is een app die we samen met Appical hebben (her)ontwikkeld, die in januari live is gegaan. Toen hadden we natuurlijk nog niet kunnen vermoeden wat er daarna allemaal zou gaan gebeuren. Maar we zien nu hoe handig de app is, nu we zoveel digitaal moeten doen. We kunnen nu alle medewerkers voorbereiden op hun eerste werkdag, en tegelijk praktische informatie bieden. Bijvoorbeeld over hoe het Amsterdam UMC ontstaan is, over de visie, de missie, de organisatie, maar ook over waar ze terecht kunnen voor praktische zaken. Ook ontvangen onze nieuwe medewerkers een welkomstkaart op hun deurmat. We proberen hen zo echt welkom te heten bij Amsterdam UMC.’
‘Via de app kun je mensen toch rondleiden.’
Backer (foto rechts): ‘We willen mensen een goed inkijkje geven in onze organisatie. Via de zogenoemde ‘preboarding module’ kunnen ze al meer te weten komen over onze organisatie en praktische zaken voor de eerste werkdag. Op dag 1 organiseren we een introductiedag. Voorheen hadden we voor alle nieuwe medewerkers een fysieke rondleiding over de locaties. Dat kan nu niet meer. Ons beleid is nu ‘Thuiswerken, tenzij…’ Maar via de app kun je mensen toch welkom heten en rondleiden, zodat ze wel een gevoel bij de hele organisatie krijgen. Waar ze eerst in groepjes door de locaties op pad gingen, een soort interactieve speurtocht, hebben we dat nu helemaal gedigitaliseerd.’
> Krijgen alle nieuwe medewerkers deze app?
Straathof: ‘Ja. het is een generieke app, die voor alle functies en alle locaties nog hetzelfde is. Het gaat er puur om mensen een warm welkom te geven, zich snel thuis te laten voelen en hen te helpen bij alle vragen die ze op en in aanloop naar de eerste werkdag kunnen tegenkomen. Het functioneel inwerken gebeurt nog altijd op de afdelingen.’
‘Het past goed bij deze tijd: laagdrempelig, heel overzichtelijk en gebruiksvriendelijk.’
Backer: ‘Een app is makkelijk in gebruik. Je denkt dan al gauw aan een mobiel, maar deze app is ook prima op bijvoorbeeld je laptop te gebruiken. Het past goed bij deze tijd: laagdrempelig, heel overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. En voor ons is het mooi dat we veel kunnen meten. Wat wordt nou goed gelezen? En wat minder? Naar wat voor informatie zijn nieuwe medewerkers precies op zoek? Op basis daarvan kunnen we het aanbod in de app ook weer aanpassen.’
> Zijn er al resultaten te melden?
Straathof: ‘Het VUmc werkte voor dit jaar ook al met de app, alleen toen nog heel beperkt: alleen tijdens de introductiedag. De app zoals we die nu gebruiken is in een heel nieuwe jasje gestoken en niet alleen uitgebreid voor locatie VUmc, maar dus ook volledig nieuw voor locatie AMC. Het is moeilijk om nu al te zeggen of het verloop is gedaald, of dat mensen daadwerkelijk een kortere inwerktijd ervaren. Daarvoor werken we dus nog niet lang genoeg met de app ‘nieuwe stijl’. Maar we meten wel hoe nieuwe medewerkers de app ervaren. En daaruit blijkt dat we zeker op de goede weg zitten. Ze ervaren het als een warm welkom. En gelukkig maar, want juist de eerste maanden zijn zó belangrijk voor of je ergens lang gaat blijven of niet.’
‘Het mooie is ook dat je steeds aan de knoppen kunt blijven draaien.’
Backer: ‘Het mooie is ook dat je steeds aan de knoppen kunt blijven draaien. Het is niet: we hebben een app, en nu zijn we klaar. In de app zitten meerdere manieren om feedback op te halen. We hebben ook een korte enquête onder medewerkers gedaan, en gaan ook graag met ze in gesprek. Zo kunnen we het hele onboardingprogramma steeds verder optimaliseren.’
Straathof: ‘Getriggerd door corona en als nieuw onderdeel binnen het onboardingprogramma hebben we begin juli voor het eerst een digitale introductiebijeenkomst georganiseerd. Daarbij waren 160 nieuwe collega’s “aanwezig”, via Teams. Iemand van de raad van bestuur hield daar een welkomstwoord, en er was bijvoorbeeld ook een presentatie over kwaliteit en veiligheid binnen Amsterdam UMC. Dat willen we de komende maanden doorzetten, met elke maand een ander lid van de raad van bestuur en een andere directeur die erbij aansluit.’
> Wat staat er nog op het programma?
Straathof: ‘We kijken bijvoorbeeld nog wat we kunnen doen om mensen na de inwerkperiode nog eens te vragen of hun verwachtingen zijn uitgekomen. Hoe hebben ze het contact ervaren? Zo proberen we het verhaal ook aan de voorkant te laten kloppen. Juist in deze branche is dat zó belangrijk.’
‘Dit wordt een heel spannend jaar voor ons.’
Backer: ‘Dit wordt een heel spannend jaar voor ons. Met deze onboarding-app lopen we eigenlijk voorop. De HR-organisatie van beide vorige organisaties gaat dit jaar samen, net zoals de arbeidsmarktcommunicatie. We gaan samen ook een heel nieuw employer brand neerzetten. Daar liggen dus zeker nog uitdagingen genoeg.’
Meer weten? Kom naar het seminar
Giselle Straathof en Manouk Backer zijn 24 september aanwezig op het seminar Beter werven in de zorg voor een van de praktijkverhalen van die dag. Daarnaast zullen Martijn Hemminga en Inge Beckers je in dit seminar tips, inspiratie en verbeteringen geven voor jouw werving van nu en die van morgen en overmorgen.
