Jarenlang kende Rijkswaterstaat min of meer een vacaturestop, maar eind 2015 ging het roer ineens om. Vorig jaar moesten plots weer ruim 1.000 vacatures worden vervuld. Hoe ging dat in zijn werk?

‘We moesten het helemaal van de grond af opbouwen’, zegt Anneke Laoutaris, die de laatste anderhalf jaar bij Rijkswaterstaat werkte, en donderdag 11 mei daarover vertelt op Werf& Live. ‘We hebben een heel nieuwe arbeidsmarktcommunicatiestrategie geformuleerd, het hele proces opnieuw ontwikkeld, kortom: het hele recruitmentapparaat opgezet.’

First things first

En met succes. Niet alleen werden in 2016 alle 1.065 ontstane vacatures vervuld, het proces dat is ontwikkeld werd ook een voorbeeld voor anderen. Eerst werd het uitgerold naar het hele ministerie waar Rijkswaterstaat onder valt, het ministerie van Infrastructuur en Milieu. En dit jaar wordt het proces zelfs rijksbreed geïmplementeerd, legt Laoutaris uit. ‘We hebben een team gebouwd waarin verschillende disciplines zijn ondergebracht; Recruitment, (arbeidsmarkt)communicatie, backoffice, traineeships en stages. We zijn centraal georganiseerd en werken voor heel Rijkswaterstaat. We hebben het heel doelmatig ingericht, op een first things first-manier.’

het bij het ministerie van I&M ontwikkelde recruitmentproces wordt dit jaar rijksbreed geïmplementeerd

Focus jarenlang intern

‘Vrijwel niets’ deed Rijkswaterstaat 4 jaar lang op de (externe) arbeidsmarkt, zegt ze. ‘Op een enkele ICT-vacature na.’ Door een grootscheepse reorganisatie lag de focus jarenlang vooral intern. ‘We moesten eerst de eigen mensen een goede plek geven voordat we weer extern mochten werven.’

Een lang en verouderd proces

De afwezigheid op de arbeidsmarkt had zijn sporen nagelaten, vertelt Laoutaris: ‘Een lang en verouderd proces met veel verplichte stappen, wat niet fijn was voor kandidaten noch voor interne klanten, kwalitatief onvoldoende sollicitanten, onvoldoende communicatie-uitingen…. Kortom, we moesten onze interne én externe positie helemaal opnieuw veroveren.’

‘We hebben nu een goede analyse van de behoefte. We weten precies waar tot 2023 de gaten vallen’

Maar de jarenlange interne focus leverde in elk geval ook één voordeel op. ‘We hebben nu een goede analyse van de behoefte de komende jaren. Wij weten precies waar tot 2023 de gaten vallen.’

De pijn is ongelijk verdeeld

Die gaten vallen niet gelijk verdeeld over de hele organisatie. Bij onderdelen als inkoop,  techniek, ICT en verkeer- en watermanagement is de pijn groter dan bij andere onderdelen. Vandaar dat Rijkswaterstaat ervoor heeft gekozen zich te richten op bepaalde domeinen. ‘We willen heel gericht bekendheid creëren in die doelgroepen’, aldus Laoutaris.

Storytelling tegen het verkeerde beeld

Gaandeweg kwam de organisatie erachter dat op de arbeidsmarkt een verkeerd beeld was ontstaan. ‘Het idee leeft dat Rijkswaterstaat zelf nauwelijks meer expertise in huis heeft, dat we alles inhuren. Maar dat is zeker niet het geval. Door storytelling hebben we juist willen laten zien dat we nog steeds met ontzettend interessante vakinhoudelijke zaken bezig zijn.’

‘Het idee dat Rijkswaterstaat zelf nauwelijks expertise meer in huis heeft, klopt zeker niet’

Doorlooptijden als uitdaging

Een andere uitdaging, zo zegt Laoutaris, was ‘de interne organisatie meekrijgen’. De urgentie werd wel gevoeld, zegt ze, maar de vertaalslag naar de praktijk van alledag, dat is dan weer iets anders. ‘Je zag eerst bijvoorbeeld dat CV’s beoordelen gerust twee weken duurde, en dat gesprekken pas over vier weken werden gepland. Daarom hebben we sterk gestuurd op doorlooptijden, om zo de kandidaatervaring te verbeteren.’

16.000 sollicitaties

De totale operatie leverde Rijkswaterstaat vorig jaar ruim 16.000 sollicitaties op. Dat klinkt veel, maar het gaat zeker niet alleen om kwantiteit, zegt Laoutaris. ‘We vinden het ook belangrijk om kandidaten het goede gevoel te geven, ook als een sollicitatie niet leidt tot een match.’

Nog verder professionaliseren

Laoutaris zegt bij Rijkswaterstaat met de neus in de boter te zijn gevallen. ‘Het is absoluut leuk om hier nu te werken’, zegt ze. ‘Voor een recruiter is dit natuurlijk een fantastische fase om mee te maken.’ En ze is nog lang niet klaar. ‘We gaan nog verder professionaliseren’, zegt ze. ‘Zo gaan we onze Employer Branding onder de loep nemen, onze werkenbij-site aanpakken, en bijvoorbeeld ook een referralprogramma implementeren.’

‘Voor een recruiter is dit natuurlijk een fantastische fase om mee te maken’

Nu al zegt ze te merken dat vacatures invullen makkelijker gaat dan iets meer dan een jaar geleden. ‘We kunnen nu al kijken naar bijvoorbeeld procyclisch en anticiperend werven. Daarbij vangen we tijdig de uitstroom op, en proberen de inhuur terug te dringen, als we dat werk net zo goed door eigen mensen kunnen laten doen.’

Kom 11 mei naar Werf& Live

Benieuwd hoe Rijkswaterstaat in 1,5 jaar van 0 naar 1.000 ingevulde vacatures ging? En hoe het nieuwe recruitmentproces er nu precies uitziet? Op donderdag 11 mei vindt de tweede editie plaats van Werf& Live, hét live evenement van het jaar over arbeidsmarktcommunicatie en recruitment. Laoutaris verzorgt daar een van de break-outs, net als onder meer mensen van Rituals, Action en Bol.com. Schrijf je dus nu in!