Wie veel jongeren werft, moet snelheid centraal zetten in het sollicitatieproces.
Geef je jongeren immers niet snel antwoord, dan zijn ze zo overgelopen naar de concurrent. Die les geeft Martijn Ulehake, consultant employer branding bij Albert Heijn en een van de sprekers op het Recruitment Tech Event dat donderdag 24 november wordt georganiseerd.
Decentraal ATS
Albert Heijn voerde eerder dit jaar een ‘decentraal ATS’ in; een recruitmentsysteem waarmee individuele winkels zelf hun werving en selectie kunnen regelen. Het systeem is inmiddels bij zo’n 600 van de 850 AH-filialen in gebruik. De overige 250 zijn franchisers. Die regelden altijd al hun eigen werving en selectie.
Voorheen bij een regio-assistant
Voordat het decentrale ATS-systeem werd geïntroduceerd was een ‘regio-assistent’ de contactpersoon voor de winkel als het om werving en selectie ging. Winkels moesten via de regio-assistent hun vacatures plaatsen en kregen via haar ook sollicitaties per mail doorgestuurd. Een ‘tijdrovend en inefficiënt proces’, aldus Ulehake.
Niet altijd optimaal resultaat
Dat leidde niet altijd tot optimaal resultaat, zegt Ulehake, met enig gevoel voor understatement. ‘Als de assistent een weekje op vakantie was, lag het hele proces een week stil. Dat raakt je processen op de werkvloer. Bovendien hoorde 80 tot 90 procent van de kandidaten na een sollicitatie helemaal niets meer van ons. Dat was ook redelijk problematisch voor de kandidaatervaring, kun je begrijpen.’
Anderhalf jaar voorbereiding
De overstap op het nieuwe systeem (van Hireserve) leidt ertoe dat winkels nu zelf de hele afhandeling kunnen doen, van plaatsing van de vacatures tot aan de afwijzing. Daar ging anderhalf jaar voorbereiding aan vooraf, aldus Ulehake, die op het Recruitment Tech Event verder zal ingaan op alle lessen die gaandeweg dat proces zijn geleerd. ‘Maar één ding wil ik nu alvast zeggen: gelukkig krijgt nu 100 procent van de sollicitanten een persoonlijk bericht. Ondertekend met de naam van een winkelmanager. Het is echt een stuk persoonlijker geworden.’
Experience aantoonbaar verbeterd?
En, hoe vinden sollicitanten dat? Is de experience echt aantoonbaar verbeterd? ‘Nou, meestal is het zo dat je nou eenmaal weinig terughoort van de dingen die goed gaan. En gelukkig maar. Op Glassdoor zag je voorheen nog wel eens berichten dat mensen van ons na een sollicitatie niets meer hoorden. Zulke klachten zie je nu nauwelijks niet meer. Dat is denk ik de positieve invloed van het nieuwe systeem.’
Totale sollicitatieduur flink verkort
Maar het allerbelangrijkste, zegt Ulehake: ‘Het heeft de totale sollicitatieduur ook aanzienlijk verkort. Mensen die je afwijst moeten nu binnen 7 dagen bericht krijgen. Als die grens gepasseerd dreigt te worden, geeft het ATS een signaaltje. Dat is nog wel de grootste winst in dit project. Vooral in grote steden is het moeilijk om jongeren te vinden. En het verloop onder vakkenvullers en caissières is enorm. Nu kunnen winkels direct beginnen met werven.’
Jongeren gaan echt niet zitten wachten
Heeft Albert Heijn dan geen pooltje mensen die ze kunnen benaderen als er een vacature ontstaat? ‘Nou’, zegt Ulehake, ‘dat heeft bij ons niet zoveel zin. Deze markt is heel veranderlijk. Een paar dagen later hebben ze echt al wat anders gevonden. Die gaan niet op jou zitten wachten. Daarom is snelheid zo belangrijk.’
De toekomst: personeel uitruilen
Ulehake verklapt ook alvast wat toekomstplannen. ‘We willen graag toe naar een systeem dat zegt: voor winkel X ben je misschien nu niet geschikt, maar we hebben nog wel een plek in winkel Y. Op dit moment ziet Hireserve elke winkel nog als een aparte organisatie en zijn die winkels niet aan elkaar gekoppeld. Aangezien jongeren snel op zoek zijn naar een bijbaan is het van belang om hier een maatwerkoplossing voor te zoeken.’
Hoor meer over de aanpak van Albert Heijn
Meer horen over de nieuwe recruitment-aanpak van Albert Heijn? Ulehake vertelt er meer over op 24 november tijdens het Recruitment Tech Event. Ontdek hier ook hoe technologie jouw recruitment kan optimaliseren!