Iedereen kent wel zo’n afdeling waar (bijna) elke vacature lastig is in te vullen. Het profiel wijzigt regelmatig, waarna je weer helemaal overnieuw kunt beginnen; niemand die je voorstelt voldoet aan de lange eisenlijst of je finale kandidaat trekt zich steeds op het allerlaatste moment terug. Heel vaak hebben dat soort lastige procedures één gemene deler. En dat is dat de samenwerking met de vacaturehouder niet soepel loopt.
De situatie escaleren werkt vaak averechts en leidt tot een gespannen samenwerking.
Vaak gebeurt dit omdat in zo’n geval de recruiter zijn of haar rol maar matigjes pakt of: kán pakken. Té lastige hiring managers (let op het woordje: té) zijn een probleem voor veel recruiters. Ze zijn slecht voor je reputatie als werkgever, vragen te veel van je tijd en middelen. De situatie escaleren werkt vaak averechts en leidt tot een gespannen samenwerking. Maar hoe kun je hier dan wel mee omgaan? In dit artikel bespreken we een aantal bekende uitdagingen en een aantal manieren hoe je effectief en prettig samenwerkt met (lastige) vacaturehouders.
Waarom goede samenwerking belangrijk is
Een goede samenwerking met je hiring manager is bepalend voor hoe effectief je kunt zijn als recruiter. HR-expert Josh Bersin stelt dat goed samenwerken twee keer resultaat oplevert. Je krijgt er allereerst betere recruitmentbeslissingen door. Maar in de tweede plaats verhoogt het ook jouw output. Zelf wil ik daar nog een derde reden aan toevoegen. En dat is dat goed samenwerken je werkdag ook een stuk prettiger maakt!
Maar welke uitdagingen kun je nu zoal tegenkomen in de samenwerking met je vacaturehouder?
- De manager heeft het ‘te druk’ of hecht geen waarde aan een (goede) vacature-intake
- De manager wil alle uitdagingen van het team oplossen met één nieuwe medewerker
- Hij of zij laat je álle cv’s doorsturen en wil deze het liefst ook zelf screenen
- De manager heeft zo zijn eigen kanalen en bureaus waarmee hij of zij graag werkt
- Je krijgt eisen mee waaraan niemand kan voldoen (het schaap met de vijf poten)
- Het profiel wijzigt tussentijds of de vacature vervalt helemaal
- Na het bespreken van goede kandidaten moet je toch nog opnieuw op zoek naar andere kandidaten
- De agenda van de manager zit zo vol dat interviews te laat plaatsvinden
- Je kandidaat wordt (nog) niet aangenomen omdat er misschien een betere kandidaat is
- De hiring manager blijft – ondanks alle overtuigende bewijzen – aarzelen om de knoop door te hakken
In 20 jaar recruiten heb ik al deze situaties wel eens meegemaakt. Op allerlei manieren heb ik geprobeerd hiermee om te gaan. Vaak pakte dat goed uit. Af en toe ook niet. In het recruitmentvak zijn zaken vaak niet zwart-wit. Je kunt als recruiter ook lastig op je strepen gaan staan en van de vacaturehouder eisen dat hij of zij jouw goede kandidaat aanneemt. Maar hoe zorg je dan wel dat jouw (in- of externe) klant met je meebeweegt en jouw advies overneemt?
Een hiring manager mág (/moet) veeleisend zijn
Vooropgesteld: een hiring manager mag ook best een beetje lastig en veeleisend zijn. Een goed team (met deskundige en fijne collega’s) is cruciaal voor hem of haar. De juiste mensen op de juiste plek maakt echt een verschil. Daarom zie je in veel beroepenvelden, zeker in IT en techniek, dat managers hoge eisen stellen aan een nieuwe collega. Veel recruiters willen deze eisen downplayen. Mag het ook iets minder ervaring zijn? Een lagere opleiding misschien? Is die kennis echt nodig? Hiermee gaan ze op de stoel van de manager zitten.
Recruiters moeten alternatieven voorstellen, niet managers van het ideale profiel afpraten.
Beter is het om samen de irrelevante of minder belangrijke eisen op te sporen, aannames te challengen en gebieden te zoeken die te ontwikkelen zijn. Recruiters moeten hun kennis en logica gebruiken en alternatieven voorstellen, niet managers van het ideale profiel afpraten. Dit moet een profielschets opleveren waar je allebei 100% achter kunt staan. De manager moet voor de beste invulling van de vacature gaan, de recruiter voor een haalbare wervingsopdracht. Wat uiteindelijk ook weer in het belang is van de hiring manager. Hij of zij is er immers ook niet mee geholpen als de vacature niet in te vullen is.
8 tips hoe het beter kan
Hoe haal je nu het meest uit de prettige samenwerking met je vacaturehouder? 8 tips.
#1. Blijf communiceren
Als je zelf recruitment uitvoert als een black box waarbij je niet helder en regelmatig communiceert, geef je jouw vacaturehouder een vrijbrief om ‘het recruitmentprobleem’ over de schutting te werpen. Hij of zij hoeft dan zijn rol niet te pakken, raakt niet engaged en wordt plots verrast. Minimaal eens per week contact over de voortgang is wel zo’n beetje de ondergrens.
#2. Bepaal wie waarvoor verantwoordelijk is
Soms krijg je vacatures in te vullen voor een afdeling die net een duiventil is. Deze vervangingsvacatures kunnen een groot probleem vormen: in plaats van een bijdrage te leveren aan groei en organisatieontwikkeling, ben je dan als recruiter bezig het team op niveau te houden. Bespreek bij een hoog verloop dus niet alleen de oplossing (de nieuwe collega), maar ook de oorzaak van het probleem. Stem af wie wat waar aanpakt. Als je als recruiter goede kandidaten levert, moet je ook ervoor zorgen dat het management en HR-team het behoud en de oorzaken van hoge uitstroom aanpakken.
#3. Zorg voor realistische verwachtingen
Sommige managers willen alleen kandidaten die 100% aan het ideaalplaatje voldoen. Maar net zoals er iets bestaat als een Realistic Job Preview, is er ook zoiets als een Realistic Recruitment Preview. Goed talent is schaars, de omvang van de doelgroep beperkt en er zijn veel kapers op de kust. Maak je vacaturehouder hiervan bewust (met data) en zorg dat je het eens wordt over wat wél realistische eisen zijn.
Net zoals er iets bestaat als een Realistic Job Preview, heb je ook zoiets als een Realistic Recruitment Preview.
#4. Bereid je goed voor
Al voor je eerste gesprek met de vacaturehouder kun je veel informatie verzamelen over de functie waarover het gaat en de beste recruitmentaanpak hiervoor. Denk aan: interne recruitmentcijfers, inzichten van collega’s, je eigen inzichten, arbeidsmarktinformatie en -data. Een goede voorbereiding toont dat je een volwaardig recruitment business partner bent.
#5. Stem verwachtingen af
Iedereen heeft een opinie over hoe je recruitment moet aanpakken. Zeker als je voor het eerst met iemand samenwerkt, is het goed om over en weer verwachtingen uit te spreken. Jouw vacaturehouder heeft wellicht een andere kijk op recruitment, of er andere ervaringen mee. Vooral als je eerder werkte als bureaurecruiter, verschilt jouw aanpak waarschijnlijk van die van je voorgangers. Maak daarom bijvoorbeeld een planning en spreek reactietijden af met de hiring manager.
#6. Bespreek de shortcuts die je (niet) kunt nemen
De vacaturehouder wil de nieuwe medewerker graag gisteren aannemen. Terwijl een goed recruitmentproces juist vraagt om een gedegen aanpak. Omdat de meeste managers niet zo ervaren zijn in recruitment, ligt hier een rol voor de recruiter. Aan hem of haar om het proces duidelijk te maken en te regisseren.
Aan de recruiter om het proces duidelijk te maken en te regisseren.
#7. Ga het moeilijke gesprek niet uit de weg
Ook als je goed werk levert, krijg je soms nog te maken met een klagende vacaturehouder. Het duurt te lang, of hij of zij krijgt te weinig geschikte kandidaten. Benadruk dan dat je samen aan hetzelfde doel werkt. Bespreek en manage de verwachtingen. Ontstaat dan alsnog een conflict, durf dan te escaleren naar een senior manager.
#8. Investeer in de relatie
Tussen recruiter en vacaturehouder is vertrouwen belangrijk: je besluit immers sámen of je een nieuwe medewerker aanneemt. Investeer daarom – ondanks volle agenda’s – in een goede relatie en ga bijvoorbeeld een keer samen lunchen. Pas als er vertrouwen is, kun je als recruiter vrijuit je mening geven. Als je als recruiter je hiring manager op deze manier benadert, bouw je aan een sterke samenwerking die gericht is op samen het beste talent uit de markt halen. En ja, duidelijk en eerlijk communiceren en bij tijd en wijle samen een kop koffie zijn daarbij misschien nog wel het allerbelangrijkst.
Over de serie Recruitment Basics
De serie Recruitment Basics verschijnt tweewekelijks en behandelt elke keer een standaard onderdeel van elk werving- en selectieproces. De artikelen zijn bedoeld om recruiters goed op pad te sturen. De serie wordt geschreven door Koen Roozen, hoofddocent Strategisch Recruitment bij de Academie van Arbeidsmarktcommunicatie én partner van HetRecruitingKantoor. De serie verschijnt (in aangepaste vorm) ook daar regelmatig op de site. Dit is aflevering nummer 14.