Organisaties worstelen nogal eens om medewerkers ‘aangehaakt, verbonden en betrokken’ te houden. Het thuiswerken helpt daar ook niet bij, maar nu werkgevers toch al diep in persoonlijke domeinen zijn doorgedrongen liggen er kansen voor werkgevers én werknemers om elkaar tegemoet te komen. Voor verbinden zijn immers twee partijen nodig. De organisatie stelt medewerkers in staat om zich te verbinden, maar dat mag niet te vrijblijvend zijn of een ‘moetje’ zijn.
De organisatie stelt medewerkers in staat om zich te verbinden, maar dat mag niet te vrijblijvend zijn of een ‘moetje’ zijn.
Het zou wel eens zo kunnen zijn dat het meer energie kost om te streven naar het strikt scheiden van werk en privé, dan het slim managen van die balans om het allemaal zo smooth mogelijk te laten verlopen. Daar liggen kansen voor community managers, super users en moderators van sociale intranetten: dring door tot in de privé-timelines van je collega’s. Daar volgt iedereen tenslotte zijn of haar nieuws. De tijd heb je mee, want steeds meer organisaties denken na of ze vanuit privacyoverwegingen hun data, zoals e-mailadressen, nog willen of mogen delen met partijen buiten de EU.
Muur slecht niet zichzelf
Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want die muur tussen werk en privé slecht zich niet vanzelf. Wat kun je doen om je sociaal intranet een (tweede) kans te geven? Zeker is dat er nog wel wat mag gebeuren aan bijvoorbeeld de gebruiksvriendelijkheid, de participatie en de kwaliteit van de content op menig intranet. Zaken die bij tools als MailChimp, WhatsApp en Facebook(groepen) bijna vanzelfsprekend in orde zijn.
Aan de gebruiksvriendelijkheid, de participatie en de kwaliteit van de content mag vaak nog wel wat gebeuren.
Het ideale beeld van een sociaal intranet is een soort bedrijfswiki met een startpagina van waaruit je direct bij alle benodigde applicaties kunt. Verder is het een complete kennisdatabank en zorgt een actueel nieuwsoverzicht voor urgentie en vermaak. In de praktijk valt dit nog weleens tegen en worden de mogelijkheden onvoldoende benut. Zo blijven er bijvoorbeeld nog andere systemen in de lucht, is er niemand die de kennis wil checken, bijwerken en overzetten of heeft niet iedereen (publicatie)rechten.
7 tips
Je kunt veel van Facebook (of Meta) zeggen, maar met deze problemen worstelen ze allemaal niet en dat moet je als organisatie ook niet willen. Zeker de jongere generatie knapt vaak helemaal af op stroperige bedrijfsprocessen, achterhaalde content en onduidelijke hiërarchie in bijvoorbeeld gebruiksrechten. Als je kiest voor een (her)introductie van intranet, pak een aantal zaken dan meteen goed aan:
#1: Kies het juiste moment
Als je systemen, zoals het oude intranet, nog niet kunt uitzetten, omdat nog niet alle data over zijn gezet, heb je nog niet het juiste momentum van introductie te pakken.
#2: Focus op gebruiksgemak
Niets vindt een medewerker zo vervelend als steeds maar weer moeten inloggen op verschillende applicaties. Met een single sign-on (SSO) is dit op te lossen door op de achtergrond zonder veel gedoe de user identity vast te stellen. Een betrouwbare en eenvoudige login is een voorwaarde voor een succesvol sociaal intranet.
#3: Iedere collega is ook gebruiker
Bespaar je organisatie discussies over eenvoudige (publicatie)rechten, maar streef naar een zo groot mogelijke groep deelnemers. Anders ontstaan er werkstromen die het gebruik in de weg staan. Zoeken, posten en liken mag geen rocket science zijn in deze tijd.
#4: Een goed sociaal intranet boeit
Een goed sociaal intranet boeit. Zorg dus dat er wat te halen valt. De coronaperiode is bijvoorbeeld ideaal om tools te delen om thuiswerken makkelijker te maken. Deel achtergrondjes voor beeldbellen of best practices als het gaat om online vergaderen met grote groepen.
#5: Voorkom zendgedrag
Hier ligt een mooie taak voor een moderator, super user of hoofdredacteur van het medium: Zorg ervoor dat zo veel mogelijk berichten een call to action hebben. In een timeline moet wat gebeuren. Wie een bericht plaatst moet aan kunnen geven welke actie wordt verwacht. Zo maak je gebruik van de collectieve intelligentie in je organisatie. Voor statische content of agendazaken moet een plekje buiten de actualiteit van de nieuwsfeed worden gezocht.
#6: Gebruik het voor relevante informatie
Hét belangrijkste doel van een sociaal intranet is het verbinden van mensen. Deel per dag bijvoorbeeld hoeveel mensen er aan het werk zijn, met hoeveel potentiële nieuwe collega’s je in gesprek bent, wat het ziekteverzuim is, waar eventueel corona-uitbraken zijn en deel notulen van stafbijeenkomsten. Zo stroomt informatie door de organisatie.
#7: Leg de lat hoog
Je doet het als organisatie geweldig als het je lukt om met het sociaal intranet door te dringen tot privé devices van medewerkers. Nou weet ik ook wel dat er massa’s mensen zijn die werk en privé strikt willen scheiden, maar door de coronapandemie heb je als werknemer je werkgever waarschijnlijk toch al tot diverse vertrekken in je domein toegelaten. Misschien kan zo’n appje er dan ook nog wel bij? Pas dan concurreer je als organisatie écht met de socials van deze wereld.
Over de auteur
Ruud Poels helpt organisaties met krachtige content en arbeidsmarktcommunicatie. Hij schrijft bij voorkeur over de subtiliteiten van het vak.
Lees ook van Ruud:
- Elke kandidaat neemt zijn eigen bus naar een baan
- Niet weren, maar werven: wanneer stoppen recruiters nou eens met die knock-out-show?
- Vacaturetekst geknipt en geplakt? En… alleen verknipte kandidaten gevonden?