‘De beste manier om de time-to-hire te verlagen? Dat is in mijn ogen door deze inzichtelijk te maken. Dit heeft in bijna alle gevallen die ik ken geleid tot een daling. Recruiters zijn over het algemeen competitief ingesteld en zullen proberen kandidaten steeds sneller aan te nemen.’ Dirk Meeuws, Head of Products bij Mysolution, is er helder over: het ‘buikgevoel’ (alleen) leidt bij recruitmentbeslissingen zelden tot de beste resultaten. Wat heb je daarbij nog meer nodig? Het juiste gebruik van data.
Zoals managementgoeroe Peter Drucker ooit al zei: ‘Wat je niet kunt meten, kun je niet managen.’
In een nieuwe e-guide legt Meeuws samen met zijn collega’s uit wat er allemaal komt kijken bij zo’n datagedreven benadering van recruitment. Van dataverzameling tot dashboarding, en van source tracking tot Power BI; alle relevante termen en onderwerpen komen daarbij voorbij. Want zoals managementgoeroe Peter Drucker ooit al zei: ‘Wat je niet kunt meten, kun je niet managen.’ Een principe wat volgens Mysolution ook prima toepasbaar is op werving en selectie in de staffingbranche. Een paar tips uit hun e-guide om je efficiëntie te verhogen:
#1. Experimenteer met vacatureteksten
Door bestaande data te analyseren, kun je vaststellen welke vacatureteksten de meeste gekwalificeerde sollicitaties aantrekken. Probeer eens verschillende functietitels, of varieer in salariscategorieën. Je kunt ook formuleringen in de functieomschrijving aanpassen om met A/B-testen te bepalen welke de meest positieve
reacties oproept. Door slim gebruik te maken van data-analysetools kun je zo misschien ook minder voor de hand liggende patronen herkennen, die je helpen je
data beter te begrijpen en te interpreteren.
#2. Werk met leadscoring
Een effectieve methode om kandidaten te vinden die van baan willen veranderen, is een beoordelingssysteem invoeren dat is gebaseerd op de activiteiten van de kandidaten tijdens het sollicitatieproces. Elke activiteit krijgt een bepaalde score die optelt tot een totale score. Zo kun je inschatten hoe betrokken (‘heet’) of terughoudend (‘koud‘) een kandidaat is. Zo’n Leadscoring-systeem biedt je een snel en geautomatiseerd overzicht van welke kandidaten momenteel bijzonder relevant zijn. Zo kun je efficiënter beslissen op welke kandidaten je je middelen moet concentreren.
#3. Maak een dashboard en neem actie
Als je in een dashboard de belangrijkste bedrijfskengetallen visualiseert, is vaak al snel duidelijk waar actie vereist is. Zo bleek bij een klant met een lange time-to-hire dat weergave van dit getal al bewustzijn creëerde voor de nodige veranderingen. Deel van het actieplan wat volgde was bijvoorbeeld de invoering van een 15 minuten durend screeningsgesprek. Hierdoor kon het aantal daadwerkelijke sollicitatiegesprekken van 20 naar 8 worden teruggebracht. Dit verhoogde de efficiëntie van het gehele wervingsproces en verminderde het aantal afwijzingen met 60%, wat op zijn beurt een positief effect had op de kandidaatervaring.
#4. Gebruik Lean-management-methodes
Met Lean-managementtechnieken werk je proactief aan de stroomlijning van wervingsprocessen en bevorder je alleen werk dat echte waarde toevoegt. Zo kun je verspilling verminderen en de productiviteit verhogen. Maar daarvoor zijn data onmisbaar. Hoeveel werkuren zijn er bijvoorbeeld in de afgelopen 6 maanden gemaakt? Zijn er daarin mogelijkheden om de werkprocessen efficiënter te maken? Door de analyse van tijdregistratiegegevens kun je gebieden met over- of onderbezetting identificeren. En daarop actie ondernemen, als je merkt dat een belangrijk kengetal afwijkt van de koers.
#5. Kies voor source tracking
In marketing is het belangrijk heel goed bij te houden welke inspanningen welke resultaten opleveren, vooral als deze gepaard gaan met extra kosten. Aan de hand van data kun je een begrip ontwikkelen van hoeveel budget en middelen je in welke kanalen moet investeren om bemiddelbare kandidaten te bereiken en daarmee je omzetdoel te realiseren. Het zogeheten source tracking kan hierbij een nuttige methode zijn. Door de bronnen te identificeren die je de beste (en de meeste) kandidaten leveren, kun je je marketingbudget zo gericht en kosteneffectief mogelijk inzetten.
#6. Gebruik een Data Warehouse
In de staffingbranche stromen doorgaans veel data binnen. Maar zelfs de meest uitgebreide dataverzameling levert geen voordelen op als de data niet effectief en veilig worden verzameld, georganiseerd, verwerkt en toepasbaar worden gemaakt. Dat kan bijvoorbeeld via een zogeheten Data Warehouse, zoals de oplossing Snowflake, die speciaal is ontwikkeld voor de eisen van grote B2C-bedrijven en een snelle en efficiënte gegevensverwerking mogelijk maakt. Gegevens uit het Data
Warehouse kunnen vervolgens worden geïmporteerd in Business Intelligence (BI)-software zoals Power BI of Tableau om betekenisvolle inzichten te verkrijgen.
#7. Zorg voor zoveel mogelijk datahygiëne
Wie een interne digitalisering binnen het eigen bedrijf heeft meegemaakt, weet dat een schone database essentieel is voor het implementatiesucces van een nieuwe oplossing. Vooral in de staffingbranche veranderen de gegevens van kandidaten en de wensen en behoeften van klanten echter vaak, waardoor het soms moeilijk is om altijd up-to-date te blijven, laat staan de gegevens goed te beschermen. Maar hoe beter data in bestaande systemen worden onderhouden, hoe eenvoudiger
je deze in nieuwe systemen kunt overzetten of hoe beter deze data kunnen dienen als basis voor moderne technologieën zoals A.I.
Om de kwaliteit van je gegevens te waarborgen, is het daarom raadzaam deze regelmatig te controleren en op te schonen. Implementeer processen die duplicaatcreatie voorkomen, onvolledige datasets aanvullen en verouderde informatie regelmatig bijwerken. Een goed CRM- of ATS-systeem zal deze vorm van data-opschoning al geïntegreerd hebben. Door je medewerkers bovendien duidelijke richtlijnen voor gegevensinvoer te geven, kun je de kwaliteit van nieuw ingevoerde data vanaf het begin hoog houden en jezelf veel werk achteraf besparen.
Meer weten?
De e-guide Datagedreven succes in staffing en recruitment biedt een uitgebreide blik op hoe datagedreven werken bedrijven in de staffingbranche kan helpen om zowel hun wervingsprocessen als hun algemene bedrijfsvoering te verbeteren. Lees er hier alles over:
E-guide