Toen Ardiënne Verhoeven voor het eerst over onboarding schreef, was het een gebied in het recruitmentvak dat nog nauwelijks aandacht kreeg. Werf& verscheen nog als een papieren kwartaalmagazine, en er waren ook nog niet of nauwelijks gespecialiseerde softwarepartijen als Appical en Talmundo in de markt actief. Het belang van goede onboarding was nog nauwelijks onderkend.
Tegenwoordig wordt goede onboarding steeds meer gezien als onmisbaar onderdeel van de employee journey.
Inmiddels zijn we een paar jaar verder. Steeds meer bedrijven beseffen nu het belang van een goede inwerktijd voor nieuwe medewerkers. Het ‘Ga je maar inlezen’ van weleer kom je (als het goed is) steeds minder tegen. Tegenwoordig wordt goede onboarding vrijwel overal gezien als onmisbaar onderdeel van de employee journey.
Zowel geven als nemen
Niet gek dus dat Verhoeven recent een volledig nieuwe versie op de markt bracht van een boek over onboarding. ‘Een wederzijds proces’, schrijft ze, en een kwestie van ‘zowel geven als nemen’. Een proces dat ook vooral draait om ‘het managen van verwachtingen’, wat dus – weinig verrassend – tot ondertitel van het boek is gekozen.
Het is een veelomvattend boek geworden, dat het hele onderwerp behandelt, van het managen van verwachtingen in de wervingsfase tot aan de fase van offboarding van een medewerker. En dat volop aangevuld met recente onderzoeken en praktijkvoorbeelden. Wat nemen we er zoal uit mee? We pikten er 7 (voor ons) verrassende dingen uit.
#1. Espresso doet er niet toe
Wat doet ertoe voor nieuwe medewerkers? In elk geval níet: een gratis lunch, een espressoapparaat, of een inhouse café. Minder dan 1 procent van de nieuwe werknemers zegt dat belangrijk te hebben gevonden in zijn of haar afweging al dan niet te blijven tijdens de fase van onboarding, aldus onderzoek van Silkroad.
#2. Kwaliteit van onboarding doet er wél toe
Is onboarding eigenlijk wel belangrijk? Jazeker, concludeert Verhoeven uit allerlei onderzoek. Zo meldt Brandon Hall dat bedrijven met ‘volwassen en uitstekende onboarding’ niet alleen bijna twee keer zoveel voortgang zien in de betrokkenheid en behoud van medewerkers als organisaties met ‘geen of beperkte onboarding’. Ook het behoud van klanten, de klanttevredenheid, de omzet en marktpenetratie blijken bij zulke organisaties met goede onboarding significant beter.
De kosten van voortijdig vertrek worden geschat op 50 tot 150 procent van het jaarloon
Ander onderzoek meldt dat een gemiddeld bedrijf 1 op de 6 medewerkers al ziet vertrekken in de eerste 3 maanden. En de kosten van een voortijdig vertrek van een nieuwkomer worden geschat op 50 tot 150 procent van het jaarsalaris, afhankelijk van de soort medewerker en het tijdstip waarop hij of zij vertrekt.
#3. Duidelijkheid staat op 1
Wat kun je doen om te voorkomen dat nieuwe medewerkers snel vertrekken? Vooral: duidelijkheid geven over de verantwoordelijkheden, zo blijkt uit onderzoek. Van de snel vertrokken nieuwelingen zegt 23 procent dat dit zou hebben geholpen om te blijven. Zo’n 21 procent had graag meer effectieve training gewild, en nog eens 17 procent zegt dat een vriendelijke glimlach van een behulpzame collega al het verschil zou hebben gemaakt…
#4. Ga niet meteen uit van commitment
Over het algemeen willen organisaties heel graag mensen met veel betrokkenheid. Maar dat is niet iets wat medewerkers van zichzelf in huis hebben, dat is iets dat je moet opbouwen. En juist daarbij is een goede onboarding belangrijk. Uit onderzoek blijkt dat 89 procent van de nieuwkomers in de eerste fase van nieuwe baan nog niet echt gecommitteerd is. ‘Het is dus zaak om niet uit te gaan van commitment, maar er juist in te investeren’, schrijft Verhoeven.
#5. Sociale acceptatie is de kern
Uit een meta-analyse van wel 70 onderzoeken blijkt dat het succes van een nieuwe medewerker vooral bepaald wordt door: ‘het gevoel om sociaal geaccepteerd te worden’. Goed ingewerkt zijn in een sociaal netwerk zorgt er bijvoorbeeld voor dat er meer informatie en hulpmiddelen beschikbaar komen. Ook zorgt dat ervoor dat nieuwkomers zelf meer naar informatie op zoek gaan. En dat vergroot weer de intentie om te blijven.
#6. Soms is 1 mailtje genoeg
Soms is één simpel mailtje al genoeg voor een significante verbetering in resultaten. Zo heeft Google zijn onboarding tot wel 25 procent sneller en effectiever gemaakt door de manager van de nieuweling de avond voordat hij of zij begint nog een reminder-mailtje te sturen. Daarin staat niet alleen de herinnering dat de volgende dag een nieuwkomer begint, maar er zijn ook 5 (vrijwillige) verzoeken aan de betreffende manager. Die zijn:
- Voer een gesprek met de nieuwkomer over rol en verantwoordelijkheden.
- Koppel een peer buddy aan je nieuwe medewerker.
- Help de nieuwkomer bij de opbouw van een netwerk.
- Zet de eerste 6 maanden een maandelijkse onboarding check-in op je agenda.
- Stimuleer een open dialoog.
Je zou misschien denken: heel logische adviezen. Toch zorgde de simpele checklist, ook vanwege de goede timing, bij Google voor een grote verbetering. Dus waarom zou dat bij jouw organisatie anders zijn?
#7. Niet alleen een app
Er zijn de laatste jaren veel apps bijgekomen die nieuwe medewerkers een soepele onboarding beloven. Maar ook zonder app kun je best veel doen om medewerkers zich welkom te laten voelen. Verhoeven somt een aantal ideeën op, van een versierd bureau op de eerste werkdag tot een handgeschreven welkomstkaart van de leidinggevende. Enkele van de meer opvallende ideeën:
- Een lunchkaart, waarmee nieuwkomers een aantal keer gratis kunnen lunchen met bepaalde collega’s.
- Een ‘jacht op goede antwoorden’: een vragenlijst die de nieuwe medewerker binnen 1 maand moet zien te beantwoorden, en die hem of haar langs verschillende plekken in de organisatie brengt.
- Een ‘succespaspoort’, met daarin activiteiten die een nieuwkomer doorlopen moet hebben om succesvol te zijn.
Meer weten?
Kijk de video:
Of lees het hele boek