Diversiteit wint aan belang in veel recruitmentprocessen. Maar vooroordelen zijn helaas lastig te verdrijven. Hoe lukt dat wel? Harvard-onderzoeker Paola Cecchi-Dimeglio geeft daarvoor in Harvard Business Review zes tips en nudges. Niet gebaseerd op getallen en streefcijfers, maar op beslissingsintelligentie. Welke zijn dat?
Tip 1. Rangschik je kritiek per kandidaat
Als je begint met recruitment, zorg dan dat je de onderbuik zoveel mogelijk uitsluit, en kies voor een duidelijke, strategische aanpak. Maak daarom vooraf een lijst maakt met relevante kwalificaties die prioriteit hebben voor de functie. Na elk sollicitatiegesprek kan de interviewer dan een beoordeling geven, aan de hand van die kwalificaties. Door alle kandidaten te beoordelen op zo’n manier krijg je degene te zien die het hoogst scoort en over de meeste vaardigheden beschikt.
Kijk wat voor de functie belangrijk is, zo leer je jezelf en anderen niet verder te kijken dan dit.
Zo voorkom je dat je de algemene indruk van een kandidaat beoordeelt, en hem of haar keurt op basis van 2 of 3 positieve (of juist negatieve) elementen die naar voren zijn gekomen, die misschien niet eens belangrijk zijn voor de functie. Met een lijst met duidelijke kwalificaties zijn er aandachtspunten die je kunnen afleiden van iemands ras, geslacht en sociaal-economische achtergrond. Oftewel: door te kijken naar wat voor de functie belangrijk is leer je jezelf en anderen niet verder te kijken dan deze kwalificaties.
Tip 2. Steun de tegengestelde mening
Eerst geïnterviewd, eerst aangenomen. Uit onderzoek is gebleken dat er een neiging is om kandidaten die er vroeg bij zijn te bevoordelen. Als je dan later van andere kandidaten nieuwe gegevens krijgt, die je oordeel niet ondersteunen, kan het gebeuren dat je die simpelweg negeert en niks ermee doet.
Vraag eens aan de beslissers waarom je iemand níet zou aannemen.
Een HR-professional van een wereldwijde professionele dienstverlener, met wie de auteur samenwerkte, merkte op dat maar liefst 89% van alle nieuwe hires de eerste kandidaat was die gezien werd. Om dit te veranderen, besloot de organisatie een andere aanpak te kiezen. Voortaan werd aan de besluitvormers gevraagd om redenen te bedenken waarom deze kandidaten juist níet de goede keuze zouden kunnen zijn. En daarna werd gevraagd waarom de kandidaten die niet hoog in de rangorde stonden juist wél de goede kandidaat konden zijn. Zo worden de beslissers aangemoedigd om terug te kijken naar de gegevens waaruit zij de keuzes hebben gemaakt, en kan een meer objectieve keuze het gevolg zijn.
Tip 3. Wijzig de omgeving
Andere tip: wijzig eens de omgeving waarin je sollicitatieprocessen voert. Kleine dingen kunnen al grote invloed hebben: de manier waarop je de tafels en stoelen rangschikt, waar je gaat zitten. Dat noemen we ook wel: ‘Keuzearchitectuur‘, oftewel: hoe je alternatieven aan de besluitvormers presenteert. Een voorbeeld hiervan: timing. Vraag iemand een belangrijke beslissing te nemen terwijl hij of zij honger heeft, dus voor lunchtijd, en de oordelen zullen strenger zijn. Maar vraag het op een moment van de dag waarop mensen meer ontspannen zijn en meer denkkracht hebben (zoals de ochtend), dan zal de beoordeling eerlijker zijn.
Kies tijdblokken waarop je energieker bent.
Maak dus tijdblokken in je eigen agenda waarvan je van jezelf weet dat je dan ontspannender en meer energiek bent. Gebruik deze tijdblokken dan om de kandidaten te beoordelen. Zo maak je geen gehaaste of strenge beslissingen die slecht kunnen aflopen. Voor nog meer vertrouwen in je beslissing kun je op twee momenten in de week naar je beslissing kijken. Bijvoorbeeld: in het begin van de week en tegen het einde van de week. Na een aantal dagen kun je makkelijker kijken of je gedachten nog hetzelfde zijn over de keuze.
Tip 4. Schud de standaardregels op
Cecchi-Dimeglio haalt ook een bedrijf aan dat probeerde meer vrouwen en minderheden te bevorderen, maar daarin aanvankelijk totaal niet bleek te slagen. Wat ze daarop deden? Ze maakten van promotie een regel in plaats van een uitzondering. Behalve als er een goed tegenargument was waarom iemand géén promotie verdiende, werd iedereen bevorderd. Oftewel: iedereen kreeg extra verantwoordelijkheden. En werd iemand uitgesloten, dan kregen de beslissers een foto van de kandidaat en moesten zij diens naam gebruiken als ze bespraken waarom hij of zij niet bevorderd moest worden.
Een “cohortmodel” creëren lijkt op het samenstellen van een aandelenportefeuille.
Ook bij recruitment kun je kiezen voor nieuwe regels. Stel: je hebt 6 vacatures en 30 kandidaten. Elke kandidaat kun je dan rangschikken als ‘veilig’, ‘neutraal’ of ‘riskant’. En dan zou je vervolgens kunnen afspreken om 2 kandidaten uit elke groep door te laten gaan. Het creëren van zo’n “cohortmodel” lijkt op het creëren van een aandelenportefeuille: in verschillende tijden zullen verschillende karakteristieken van waarde blijken. Zo je keuzemodel inrichten kan diversiteit bevorderen, omdat beslissers dan gedwongen worden risico’s te nemen – en eerder mensen zullen aannemen die ze normaliter zouden afwijzen.
Tip 5. Gebruik planningsdwang
Door actieplannen te gebruiken voorkom je vergeetachtigheid of uitstelgedrag. Als je iemand vraagt eerst te beslissen over het wanneer, waar en hoe van voorgenomen acties, vormt het plan een verbintenis die psychologisch moeilijk is te verbreken. Neem een techniekbedrijf dat zag dat het nauwelijks vrouwen en mensen uit minderheidsgroepen wist aan te nemen. Totdat HR de oorzaak ontdekte: bij hun sollicitaties ontbraken gemiddeld vaker de vereiste documenten. En interviewers die kandidaten moesten benaderen om de informatie op te vragen, deden dat niet.
Met behulp van dit systeem kwam er een 100% follow-up.
Het bedrijf implementeerde daarop een digitale checklist met een lijst van medewerkers en hun follow-up-taken. Ook werden de kandidaten (mét foto) toebedeeld aan die medewerkers. En ze kregen daarbij ook digitale reminders: hadden ze al contact met de kandidaat opgenomen? Met behulp van dit systeem kwam er een 100% follow-up en groeide uiteindelijk het aantal vrouwen en minderheden dat werd aangenomen.
Tip 6. Maak informatie overtuigend
Zonder informatie kom je niet ver. Maar vaak is de juiste informatie nog niet genoeg; het gaat er ook om de informatie in een overtuigende vorm te gieten. De zogenoemde prospect- of vooruitzichttheorie kijkt naar de subtiele manieren waarop framing de besluitvorming beïnvloedt. Denk hoe boodschappen met een verlieskarakter beter kunnen werken als oproep tot actie dan ‘winst’-boodschappen, vooral als de ontvanger de specifieke informatie als zeer relevant beschouwt.
Door de boodschap in een ander kader te plaatsen, kunnen meer mensen reageren.
Oftewel: door de boodschap in een ander kader te plaatsen, kunnen meer mensen reageren. Een farmabedrijf gebruikte die kennis eens om sollicitanten zich beter te laten voorbereiden. Hoe ze dat deden? Door elke kandidaat aan een interne medewerker te koppelen, via een opt-in-systeem, om zich beter te kunnen voorbereiden. Dit leverde aanvankelijk slechts 14% aan respons op. Maar toen de kop van het programma werd veranderd in “7 Sollicitatieblunders die je wil voorkomen” steeg de opt-in plots naar maar liefst 72% – en die groei was vooral bij vrouwen en minderheden te zien.
Conclusie
Conclusie: als je meer diversiteit in je instroom wilt, kan het geen kwaad je wat meer te verdiepen in hoe je beslissingen momenteel tot stand komen. Zitten daar misschien obstakels in die mensen (al dan niet bewust) uitsluiten? Als je je daarvan bewust bent, kun je zo je beslissingsstructuur inrichten dat je uiteindelijk het talent dat je nodig hebt werft, ontwikkelt én behoudt.
Meer diversiteit en inclusie?
Het vertalen van de theorie van diversiteit en inclusie naar de praktijk is voor veel organisaties uitdagend. Terwijl actie toch echt begint op je eigen kantoor. Het wordt tijd om een stap naar voren te zetten. Daarom organiseert Werf& op 2 februari 2023 een interactief event rondom dit onderwerp om (van elkaar) te leren, elkaar te inspireren en ervaringen uit te wisselen. Ben je nieuwsgierig wat jij kunt leren tijdens dit event? Schrijf je dan in voor de updates over het event.
Diversiteit en inclusie