Een Applicant Tracking System; geen recruiter kan meer zonder. Maar de keuze voor zo’n ATS is nog niet zo makkelijk. Het aanbod is ruim, welk systeem is de juiste keuze voor jouw behoefte? Welk ATS past het best bij jouw wensen? En welke vragen moet je daarvoor zien te beantwoorden?
Een ATS; geen recruiter kan meer zonder. Maar de keuze is nog niet zo makkelijk.
In een recente whitepaper somt Carerix, zelf aanbieder van zo’n ATS, 5 van die vragen op. En dan blijken er best veel mogelijkheden om de voortgang in je werving- en selectieproces inzichtelijk te maken. Welke vragen moet je beantwoorden om een goede keuze voor een ATS te kunnen maken?
#1. Wat zijn je doelen?
Zoals met elk proces: begin eerst te bepalen wat de exacte (recruitment)doelen zijn voor jouw organisatie en werk vanuit hier verder. Wat zijn de kosten en opbrengsten van de oplossing die je met dit project voor ogen hebt? Wat wil je dat (ongeveer) de looptijd wordt? Welke eventuele knelpunten denk je te kunnen tegenkomen?
#2. Wat zijn de eisen, wat de wensen?
Als je een recruitmentsysteem kiest, heb je vast een aantal musthaves en een aantal nice-to-haves. Wil je vanuit het systeem automatisch je kandidaten kunnen mailen? Wil je videosolliciteren mogelijk maken? Vacatures meteen op allerlei sites kunnen posten? Een talentpool-faciliteit? Maak daarvoor eerst een lijst met functionaliteiten die voor jou een eis zijn en welke een wens.
Ben je een grotere organisatie? Stel dan een Request for Information op.
Ben je een grotere organisatie met een complexere werkwijze? Stel hiervoor dan een zogeheten verzoek om informatie (RFI, of Request for Information) op, waarin je alle wensen en eisen van jouw bedrijf onder elkaar zet.
#3. Hoe gebruiksvriendelijk wil je het?
Als een systeem daadwerkelijk gebruiksvriendelijk is, bespaar je juist tijd en verbeter je het proces. Dus vraag je bij een demo af: zijn de schermen logisch ingedeeld? Kun je zelf aanpassingen doen? Denk ook aan het kunnen verbergen van overbodige velden, of juist het verplicht maken velden bij een bepaalde stap op de workflow. Mocht je hieraan twijfelen, dan kun je natuurlijk altijd de leverancier om een aantal referenties vragen. En bespreek vooral ook hoe eventuele support geleverd wordt in geval van vragen of problemen.
#4. Kun je het koppelen?
Misschien werk je op dit moment wel met een backoffice-systeem of een feedbacktool die je graag wil koppelen aan je nieuwe recruitmentsysteem. Jouw werkenbij-site is natuurlijk ook belangrijk om te koppelen met het nieuwe ATS. Kan dat allemaal? Vaak werken leveranciers hiervoor samen met koppelingspartners. Past dit ook bij jouw wensen? Soms wordt er snel gezegd dat er een koppeling beschikbaar is met een ander systeem. Vraag hier dan ook goed op door. Is dat wel echt zo?
#5. Wat willen je medewerkers?
Probeer je al zo vroeg mogelijk de medewerkers te betrekken die met het nieuwe systeem gaan werken. Zo maak je niet alleen een betere keuze, je maakt hen ook meteen meer betrokken en ze zullen zich dan ook meer willen inzetten om het doel te behalen. Inventariseer in elk geval alle wensen bij alle medewerkers. En vergeet ook niet in elke fase de medewerkers te informeren over de stand van zaken. Wat wordt er nu van hen verwacht? En wanneer moeten zij overgaan tot actie?
Meer weten?
Meer weten over de keuze voor een Applicant Tracking System (ATS)? In de whitepaper zijn de keuzes nog veel verder uitgewerkt. Lees hem hier.