Zoek eens op wat het Belgisch-Amerikaanse bedrijf Oqton doet, en de hippe termen vliegen je al snel om de oren. Van machine learning tot industrieel IoT, van 3D-printen tot industrie 4.0 en cloud based software, en van digitale workflows tot intelligent productiebesturingssystemen. Werkelijk alles lijkt er in te zitten. Het bedrijf dat professor en oud-Autodesk-directeur Ben Schrauwen in 2017 in Gent oprichtte, belooft dan ook een ware revolutie in de maakindustrie: fabrieken die zich door software laten organiseren.
Zonder het juiste talent zou de voorspelde snelle groei wel eens voortijdig in de grindbak kunnen eindigen.
Klinkt indrukwekkend allemaal, en Oqton maakte de afgelopen jaren dan ook een stormachtige groei door. Maar één ding werd daarbij wel steeds duidelijker: waar vind je de juiste mensen voor die revolutie? Want talent is voor de meeste bedrijven al lastig te vinden, talent voor zo’n specialistische tak van sport natuurlijk al helemaal. En zonder het juiste talent zou de voorspelde snelle groei wel eens voortijdig in de grindbak kunnen eindigen.
Géén recruitment
De oplossing die gevonden werd, hoor je misschien niet zo vaak. Maar bij Oqton heeft het wel gewerkt. Het haalde namelijk in het begin van dit jaar bij een financieringsronde 40 miljoen dollar op. Die ronde werd geleid door Fortino Capital, een bekende venture capitalist in B2B-softwareproducten in Noordwest-Europa, met kantoren in Antwerpen en Amsterdam. Maar de reden dat Oqton bij hen aanklopte was niet eens zozeer het benodigde geld, als wel de hulp die ze daardoor kregen het talent te verwerven dat ze nodig hadden om op te schalen. Een recruitment-investering, met andere woorden.
‘Recruitment is: een positie invullen. Talent Acquisitie is: de juiste mensen voor een organisatie vinden.’
‘Talent heeft een voor de hand liggende en grote impact op hoe je je bedrijf opbouwt’, aldus Jo Wilkinson, die bij de durfinvesteerder als Talent Acquisition Partner werkt en de afgelopen maanden Oqton in die zoektocht naar talent bijstond. Maar noem haar werk vooral geen recruitment, benadrukt ze. ‘Recruitment is gewoon het invullen van een openstaande positie. Talent Acquisitie is veel meer dan dat. Het gaat over het vinden van de juiste mensen voor een organisatie.’
Bijzondere achtbaan
Wilkinson beleefde de afgelopen 8 à 9 maanden een bijzondere achtbaan, waarbinnen Oqton verdubbelde in omvang, van zo’n 50 tot bijna 100 medewerkers. Tegelijk werd het bedrijf klaargestoomd voor verkoop, wat in september gebeurde, toen het Amerikaanse 3D Systems zo’n 180 miljoen dollar neertelde voor Oqton, omgerekend – op dat moment – zo’n 2 miljoen per medewerker.
Dat had ze nog niet eerder meegemaakt in haar bijna kwart eeuw ervaring in de recruitmentwereld, eerst in Europa, en daarna in Azië, waar haar grootste klant toch ook niemand minder dan Huawei was. En dat in een voor haar nieuwe rol. Het was niet alleen voor het eerst dat ze in-house werkte (voor Fortino, bij Oqton), het was ook de eerste keer dat ze ‘uitbesteed’ werd aan een bedrijf in het portfolio van de investeerder, maar in een sector waar ze vrijwel niets van afwist. En bij een bedrijf dat qua recruitment nog vrijwel niets op orde had. Welke lessen deed ze in die maanden op? Ze deelt er 5:
Best practice #1: Betrek de recruiter
Wilkinson zegt dat ze overeenkomsten ziet tussen alle start-ups waarmee ze heeft gewerkt, maar ziet Oqton als een ‘best-in-class’ voorbeeld van hoe snel ze haar erbij betrokken hebben. ‘Bijna onmiddellijk na onze eerste ontmoeting’, zegt ze, ‘ben ik door Ben geïntegreerd in het bedrijf. Niet per se over de ins en outs van de software, maar wel genoeg om de werking te snappen en de voordelen ervan te begrijpen.’
‘Er waren hele weken dat ik zelfs van het spul droomde.’
‘Het was zeker vol’, blikt ze terug op die eerste maanden. ‘Ik werkte nachten en vroege ochtenden, en er waren hele weken dat ik zelfs van het spul droomde.’ Maar die onderdompeling wierp wel zijn vruchten af. ‘Ik verkoop nooit zomaar een baan’, zegt ze. ‘Als ik mensen benader of met kandidaten spreek, ben ik vaak het eerste contactpunt dat die persoon met het bedrijf heeft. Het is dus heel belangrijk dat ik het correct en in detail kan beschrijven: het soort organisatie waar die persoon deel van uit gaat maken, vooral als dat op afstand gebeurt.’
Best practice #2: Integreer de recruiter in al je communicatie
De recruiter (of: Talent Acquisition-specialist) betrekken – ook als die eigenlijk extern is – betekent ook: hem of haar integreren in al je communicatie. Op afstand betekent dit dus dat je hem of haar toevoegt aan bijvoorbeeld Slack en groeps-e-mails. Maar Wilkinson raadt bedrijven aan om nog een stap verder te gaan, door de externe specialist ook toegang te geven tot je Zoom-account of Google Meets, hem of haar een zakelijk e-mailadres te geven, en ook het LinkedIn-profiel bij te werken om te zeggen dat ze op dat moment voor dat bedrijf werken.
Geef de externe recruiter ook een intern mailadres. Dat is wel zo geloofwaardig voor de kandidaat.
Dit voegt niet alleen geloofwaardigheid toe als kandidaten hun eigen onderzoek doen. Belangrijker nog: het stelt de recruiter in staat om zijn werk goed te doen, aldus Wilkinson. Ze geeft een voorbeeld van contact met het team op Slack. ‘We waren bezig met een nieuwe campagne, en ik vroeg iedereen om hulp. De betrokkenheid was erg goed, mensen waren erg blij om de rollen naar hun netwerken te pushen.’
Door die volledige integratie in de interne communicatie kan de recruiter ook de ‘gezondheid’ van de organisatie peilen. Toen Oqton een volgende versnelling inging, zag Wilkinson hoe druk mensen het hadden, terwijl het bedrijf schijnbaar overweldigd werd door strategische kansen. ‘Een leuk probleem om te hebben natuurlijk, en Ben was erg goed in het besturen van het schip en het gefocust houden van mensen’, zegt ze. Maar als recruiter stelde het haar ook in staat de druk van het bedrijf te begrijpen en haar wervingscampagnes aan te passen om hen te helpen verlichten.
Best practice #3: Geef toegang tot je hiring managers
Wilkinson begon formeel in april bij Oqton. Op dat moment waren er ongeveer 55 tot 60 medewerkers. Nog geen half jaar later waren dat er 90. ‘En nu, met de overname, komen er nog eens 120 ingenieurs bij, die vanuit 3D Systems bij Oqton komen werken.’ Aan haar was het in die tijd niet alleen de taak om het technisch talent te vinden, maar ook om de verkoop-, marketing- en klantensuccesteams uit te breiden. Ze moest daarbij niet alleen helpen de beste kandidaten voor deze functies te vinden en aan te nemen, maar ook bij de opzet van de juiste wervingsprocessen.
‘Doordat ik snel de hiring managers sprak, kon ik vragen waarom ze voor Oqton werkten.’
Daarbij is een snelle toegang tot alle managers cruciaal, stelt ze. ‘Het is één ding om toegang te hebben tot het senior leiderschap, maar het wordt veel gedetailleerder op het meer operationele niveau. Daarom moeten recruiters de wervingsmanagers ook vroeg ontmoeten en die discussies op gang brengen. Ben heeft me gelukkig vanaf het begin aan hen voorgesteld, of ze op dat moment iemand wilden aannemen of niet. Zo kon ik hen interviewen, en vragen waarom ze voor Oqton werkten. Zodat ik niet alleen Bens versie van de dingen kreeg, maar echt kon begrijpen waarom anderen zich bij hem voegden op de reis.’
Best practice #4: Schakel een ATS in
Hoewel Wilkinson een groot voorstander is van interpersoonlijke relaties, benadrukt ze ook de waarde – en soms noodzaak – van automatisering. Met name een goed ATS (Applicant Tracking System) is volgens haar cruciaal om het proces naadloos te laten verlopen en kandidaten te kunnen traceren. ‘Je zit niet alleen te wachten tot de recruiter je pingt’, zegt ze. ‘Elk ATS is nu SaaS-gebaseerd, en dus kunnen wervingsmanagers rechtstreeks naar het systeem gaan en zien wie daar wordt vermeld. ATS’en zijn ook geweldig voor samenwerking – ze besparen echt tijd, en dat is, nogmaals, waar we altijd tegenaan lopen.’
Toen Oqton bijvoorbeeld aan het werven was voor een chief marketing officer, kregen ze meer dan 75 sollicitanten voor de functie. De ATS-automatiserings- en samenwerkingsfunctionaliteiten hielpen het team toen om de sterkste kandidaten te identificeren en op de shortlist te plaatsen.
Best practice #5: Stel een duidelijk proces op
Zonder processen kun je nooit goed schalen. En gezien het tempo waarin Oqton aan het opschalen was, wist Wilkinson hoe belangrijk het was om een goed proces vast te leggen. ‘Het was allemaal nieuw en vol, maar je moet vertrouwen op je kunnen en vertrouwen op je processen’, zegt ze.
Vermoeidheid bij sollicitaties bestaat echt, zegt Wilkinson.
Een voorbeeld daarvan was ‘ervoor te zorgen dat de hiring managers niet te veel sollicitatiegesprekken hoefden te voeren.’ Vermoeidheid bij sollicitaties bestaat namelijk echt, zegt ze. ‘Je moet ook zorgen dat je interviewbundels samenstelt om ieders aantekeningen en evaluaties bij elkaar te brengen en iedereen in het interviewproces op dezelfde golflengte houdt.’ Processen zoals deze helpen de communicatie te stroomlijnen, zegt ze, en bevorderen bovendien die zo belangrijke betrokkenheid.
Terugkijkend
Terugkijkend geeft Wilkinson toe dat ze soms verbaasd is over hoe goed alles in dat kleine half jaar is gegaan. Volgens haar eigen berekening heeft de ondersteuning van Fortino Oqton in die tijd zo’n 200.000 euro bespaard, al kan ze niet kwantificeren hoeveel er is bespaard in termen van tijd en moeite. Wel maakt ze duidelijk dat snelgroeiende bedrijven het soms wel makkelijker hebben.
Zo beschrijft ze ook een situatie waarvan ze dacht dat die moeilijk zou zijn, maar die zichzelf onmiddellijk oploste. ‘We hadden eens 2 ontzettend sterke kandidaten voor dezelfde functie. Ik vroeg me af hoe Ben tussen hen zou kiezen. Maar uiteindelijk wendde hij zich tot mij en zei: ‘Het is een goed idee: we nemen ze gewoon allebei aan’.’ Maar, zegt ze, dit gaat ook terug naar de bijzondere bedrijfscultuur van Oqton. ‘Het zijn probleemoplossers – ze wisten dat ze de kandidaten in andere rollen konden gebruiken.’