In mijn vorige blog op deze site sprak ik al over het belang van een goede ‘candidate journey‘ om de kans op een succesvol tegenbod van de huidige werkgever te verkleinen. Vooral in een tijd waarin talent veel keuzemogelijkheden heeft en de concurrentie om de beste kandidaten hevig is, is moeten het recruitment- en hiring team voortdurend aandacht besteden aan de geboden ‘kandidaatreis’. Maar hoe doe je dat het beste?
Wat is een candidate journey?
Eerst even de theorie. De candidate journey omvat in feite alle stappen en ‘touchpoints’ die een kandidaat doorloopt tijdens het wervings-, selectie- en onboardingproces. Het is dus een aaneenschakeling van interactiemomenten van de kandidaat met de organisatie. Samen bepalen zij hoe de kandidaat het proces ervaart. Het is een uitdaging om deze candidate journey zo vorm en invulling te geven dat deze bovendien een representatieve weergave is van wat de organisatie te bieden heeft. Een goede mix van tech en touch, slim gebruik maken van technologie en met authentiek en vlot menselijk contact het verschil maken.
In het het (pre-)onboardingproces geldt dat je maar één keer een eerste indruk kunt maken.
Dit begint bijvoorbeeld met de bereikbaarheid en het navigatiegemak van de recruitmentsite en het gemak om te solliciteren. Daarna draait het om de opvolging. Denk: uitnodigingen voor interviews, assessments of andere beoordelingsmethoden in de selectiefase. Ten slotte omvat de candidate journey naar mijn idee ook het (pre-)onboardingproces. Ook hier geldt dat je maar één keer een goede eerste indruk kunt maken. Uiteindelijk moet het ertoe leiden dat de kandidaat een positieve ervaring, een ‘experience’, heeft en interesse heeft om bij de organisatie te komen werken.
Tech en touch
Ik moet toegeven dat het begrip candidate journey in de beginjaren van mijn loopbaan in HR en werving & selectie nog volledig onbekend was. Daarom leek het me interessant om eens te onderzoeken welke ontwikkelingen hebben bijgedragen aan de opkomst van het perspectief van de candidate journey. Wat heeft ervoor gezorgd dat organisaties tegenwoordig steeds meer bewust zijn van het belang van de ervaringen van kandidaten bij het invullen van vacatures?
Instroom van talent is van strategisch belang voor organisaties, zo werd eind vorige eeuw duidelijk.
Dan blijken er kortweg een aantal trends en ontwikkelingen te zien die hieraan hebben bijgedragen. Je kunt ze ook niet geheel los van elkaar zien, en ze versterken elkaar zelfs. Ik zou willen beginnen eind 1997, toen McKinsey wees op de War for Talent. Dit was eigenlijk de eerste keer dat internationaal de schijnwerpers kwamen te staan op het strategische belang van recruitment. Ook buiten HR groeide toen het besef dat recruitment niet langer een startpositie zou moeten zijn binnen de HR-kolom. Instroom van talent is van strategisch belang voor organisaties, zo werd duidelijk.
Schaarste en demografie
Dat besef werd gesterkt door schaarste op de arbeidsmarkt. Dit fluctueert in de tijd, maar als er schaarste is, dwingt dit organisaties om extra moeite te doen om kandidaten te interesseren voor hun vacatures. Demografische veranderingen, zoals een multigeneratie-arbeidsmarkt en internationalisering, leidden bovendien tot meer diversiteit en stellen organisaties voor de uitdaging om op individuele verwachtingen in te spelen.
Als er schaarste is, dwingt dit organisaties om extra moeite te doen om kandidaten te interesseren.
Daarnaast speelt de toenemende aandacht binnen marketing voor de zogenoemde ‘customer experience’, wat zeker als inspiratiebron diende. Het doel werd om zich te onderscheiden van de concurrentie door middel van een positieve klantervaring tijdens het hele wervings- en selectieproces. De wereld van marketing bleek vaker een wegbereider, omdat marketing van nature meer extern gericht is dan HR. Zo heeft met name ook de impact van online beoordelingen het besef van het belang van de candidate journey versterkt. Websites als Glassdoor hebben vele ogen geopend.
‘Practice what you Preach’
Zeker in relatie tot de vorige 2 punten mag ook professionalisering van employer branding niet onvermeld blijven. Dit heeft geleid tot het besef dat je van alles kunt doen om een aantrekkelijk werkgeversmerk op te bouwen. Het is echter essentieel dat kandidaten tijdens hun interactie met de organisatie kunnen ervaren dat de processen goed geregeld zijn en dat de organisatie haar ware gezicht laat zien, zodat het gezegde ‘Practice what you Preach‘ geen loze woorden zijn.
Ook de opkomst van recruitmenttechnologie heeft een impuls gegeven aan de aandacht voor de candidate journey.
En dan is er natuurlijk ook nog de opkomst van recruitmenttechnologie die een impuls heeft gegeven aan de aandacht voor de candidate journey. Steeds gebruiksvriendelijker en geavanceerder tools en systemen bieden meer en betere mogelijkheden om het wervingsproces te stroomlijnen en te verbeteren. De data die dat oplevert bieden steeds meer inzicht op in hoe kandidaten het proces ervaren. De ontwikkelingen in de communicatietechnologie, zoals video-interviews en chat-apps, hebben daarnaast geleid tot meer integratie in het hele recruitmentproces. Deze tech heeft een grote invloed op de touch en de ervaring van kandidaten.
A.I. en chatbots
Ook A.I. krijgt in dit terrein steeds meer aandacht, met name in het verlengde van de mogelijkheden om de interactie beter af te stemmen met de kandidaten en deze interactie persoonlijker te maken. Door A.I.-ondersteunde chatbots kunnen bovendien 24/7 ‘on demand’ met kandidaten contact onderhouden. Het staat nog in de kinderschoenen, maar het kan een game changer worden, omdat organisaties straks niet meer zonder kunnen.
Ook de opkomst van remote werk en flexibele werkregelingen vergroot het belang van de candidate journey.
Tot slot wil ik nog wijzen op een andere recente ontwikkeling. Naar mijn idee heeft de opkomst van remote werk en flexibele werkregelingen ook geleid tot de behoefte aan een passende aanpak van het recruitmentproces. Organisaties moeten inspelen op de specifieke verwachtingen en behoeften van kandidaten die geïnteresseerd zijn in deze werkregelingen. Maar waar kun je nu als recruiter het verschil maken en blijven maken? Ik denk dat daarin 5 lessen het belangrijkst zijn:
#1. De eerste indruk: een warm welkom
Als recruiter ben je de eerste contactpersoon voor potentiële kandidaten. Je krijgt maar één kans om die eerste positieve indruk te maken en een warm welkom te bieden aan kandidaten. De tone of voice en de snelheid waarmee je contact opneemt zijn daarin belangrijke aandachtspunten. Het is de eerste stap om een vertrouwensband op te bouwen. Met een positieve en professionele ervaring aan het begin leg je als recruiter de basis voor een succesvolle candidate journey.
#2. Communiceer effectief tijdens het hele proces
Effectieve communicatie met kandidaten onderhouden tijdens het hele wervingsproces is een kerntaak van elke recruiter. Dit betekent regelmatige updates geven over de status van het sollicitatieproces, vragen tijdig beantwoorden en feedback geven aan kandidaten. Door transparante en tijdige communicatie zorg je als recruiter ervoor dat kandidaten zich gewaardeerd en betrokken voelen. Dit versterkt de positieve beleving van de candidate journey en bevordert de interesse en betrokkenheid van kandidaten. Je workload als recruiter en de beschikbare recruitmenttechnologie zullen invloed hebben op de kwaliteit van de uitvoering.
#3. Faciliteer een soepele sollicitatie-ervaring
Het sollicitatieproces vereenvoudigen, zorgen voor gebruiksvriendelijke sollicitatieformulieren, en onnodige barrières minimaliseren die kandidaten kunnen ontmoedigen; door de candidate journey zoveel mogelijk te stroomlijnen en drempels te verminderen, verhoog je als recruiter de kans dat gekwalificeerde kandidaten hun sollicitatie voltooien en blijven deelnemen aan het proces.
#4. Creëer een persoonlijke ervaring
Iedere kandidaat is uniek en als recruiter is het de uitdaging om een op maat gemaakte, zo persoonlijk mogelijke ervaring te bieden. Heb interesse in wat ze hebben meegemaakt. Zo kun je hun betrokkenheid vergroten en laten zien dat ze waardevol en relevant zijn. Ook hierbij wordt technologie steeds belangrijker. Als recruiter kun je daarmee laten zien dat je de kandidaat serieus neemt – en dat zorgt voor een positieve indruk van het bedrijf.
#5. Onderhoud relaties op lange termijn
De rol van de recruiter eindigt niet nadat de positie is vervuld. Relaties op lange termijn met kandidaten onderhouden is van onschatbare waarde voor toekomstige wervingsinspanningen. Recruiters kunnen een talentenpool opbouwen en actief contact onderhouden met potentiële kandidaten voor latere mogelijkheden. Door relaties op te bouwen en te onderhouden, blijft het bedrijf topkandidaten betrekken en vergemakkelijkt het een snellere en efficiëntere werving in de toekomst.
Tech kan nog beter
Gezien dit enorme belang van de positieve candidate journey is het trouwens wel opvallend dat de technologie om dit te ondersteunen nog niet overal beschikbaar is. Zoals Ericsson-head of TA Darren Bush recent op LinkedIn stelde: ‘Als de kandidaat-ervaring zo belangrijk is, waarom creëren de leveranciers van ATS’en dan nog geen betere oplossingen voor de markt? Ik hoor vaak van kandidaten dat ze een betere ervaring zoeken. Ik heb echter nog geen impactvolle innovatie binnen ATS’en gezien die dit probleem innoveert.’
Bush geeft daarvoor een aantal ideeën, zoals intelligente prompts, die recruiters en hiring managers dwingen op de juiste momenten met kandidaten te communiceren. Of meer integratie van surveys in de systemen, bij elke stap in het proces, en dat vervolgens linken aan de data van de vacatures, maar ook van de recruiters en de hiring managers. Ook pleit hij voor candidate experience dashboards, waarmee recruiters in één oogopslag zien hoe lang ze er gemiddeld over doen om te antwoorden. Of waarmee je hiring managers kunt laten zien hoe zij zich aan hun afspraken houden.
De aandacht voor de candidate journey zal blijven
Hoe dan ook: de candidate journey is inmiddels een essentieel aandachtsgebied van recruitment. Door te investeren in de ervaring van kandidaten, de mogelijkheden van nieuwe technologieën te benutten en een sterk werkgeversmerk op te bouwen, kunnen organisaties hun slagkracht op de arbeidsmarkt vergroten.
Je fungeert als recruiter ook min of meer als rolmodel voor de vacaturehouders.
Het perspectief dat ik in dit blog heb willen schetsen, kijkt zowel naar het verleden als naar de toekomst. Voor mij is het duidelijk dat recruiters hierin een cruciale rol zullen blijven spelen. Vanaf het eerste tot het laatste contact beïnvloeden recruiters de ervaring en perceptie van kandidaten. Daarnaast fungeer je als recruiter ook min of meer als rolmodel voor de vacaturehouders. Het is ook jouw taak als recruiter om hen te inspireren om de puntjes op de i te zetten en kandidaten een overtuigende candidate journey te bieden. Het maakt de kans op een succesvol tegenbod kleiner, en de kans op een overstap groter.
Over de auteur
Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met enige regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment.
Lees ook
- Hoe ChatGPT kan helpen in Italië een magazijnspecialist te werven, volledig vanuit Nederland
- Wat te doen als recruiter als de huidige werkgever met een tegenbod komt?
Meer weten?
In het najaar start weer de Leergang Strategisch Recruitment, met daarin volop aandacht voor de candidate journey. In deze opleiding voor ervaren recruiters word je verder opgeleid als vakvolwassen recruiter waardoor je een sterke gesprekspartner wordt voor management, de ontwikkelingen van recruitment kent en het vak beheerst.