Keuzestress! Maar liefst 6 inspiratiesessies en 1 sessie bestaande uit 6 speeddates. Wat te kiezen? Want klonen en/of tijdreizen, dat kan ik nog steeds niet. Maar uiteindelijk lukt het me toch een keuze te maken. En met dit moeilijkste gedeelte van de dag al meteen achter de rug is het tijd voor een cappuccino en kan ik rustig kijken hoe de ruim 250 deelnemers zich verzamelen in Spant in Bussum voor de jaarlijkse Dag van de Arbeidsmarkt. Welke learnings heb ik daar zoal meegekregen?
Learning 1. Ja, de krapte blijft
De allereerste Personeelsmonitor kwam uit in het jaar 2000 en toen al werd de ambitie uitgesproken om deze monitor verder te ontwikkelen tot een bruikbaar dashboard van en voor gemeenten, met daarin alle bruikbare HR-data. Patricia Honcoop, projectleider van de Personeelsmonitor 2023, opende haar verhaal met de constatering dat met de 25ste jubileumeditie in 2024 deze ambitie zeker waargemaakt is.
In vogelvlucht laat ze vervolgens de belangrijkste conclusies over 2023 de revue passeren. Zo leren we dat in 2023 het aantal gemeenteambtenaren met 10.000 groeide, terwijl ook de externe inhuur toenam. Niet onlogisch, want de taken die vanuit het Rijk naar de gemeenten komen, namen dat jaar ook sterk toe. Denk aan de vluchtelingenopvang, de Omgevingswet en de energietransitie.
Weliswaar daalde het ziekteverzuim iets, toch blijft het bij gemeenten nog steeds hoog.
Weliswaar daalde het ziekteverzuim iets ten opzichte van voorgaande jaren, toch blijft het bij gemeenten nog steeds flink hoger dan het landelijk gemiddelde. Hier ligt ook zeker een relatie met de hoge ervaren werkdruk. De krapte op de arbeidsmarkt zal voorlopig aanblijven, liet Honcoop ook weten, terwijl de taken vanuit het Rijk niet minder zullen worden en er nog steeds een groot financieel gat dreigt in de gemeentebegrotingen van 2026 en verder. Jongere medewerkers behouden blijft ook een uitdaging en wordt steeds urgenter door de aankomende pensioengolf.
Enigszins beduusd door dit verhaal vroeg dagvoorzitter Nathan Groot of er ook nog lichtpuntjes waren. Gelukkig kon Honcoop melden dat de hoge werkdruk nu beter erkend wordt en dat er ook maatregelen worden getroffen. En dat er door de krapte op de arbeidsmarkt groeiende aandacht is voor leren en ontwikkelen van de eigen medewerkers.
Learning 2: Kap toch maar met die krapte
In de bovenstaande alinea’s heb ik al 2 keer gezondigd tegen de oproep van keynote-speaker Aad van der Werf. De Rotterdamse spraakwaterval begon zijn betoog namelijk met een hartgrondige oproep om ‘te kappen met die krapte op de arbeidsmarkt’. Het is volgens hem ‘een jeukzinnetje’, want ten eerste kon je de krapte al jaren zien aankomen, en ten tweede zal het echt niet beter worden. Want tot 2032 daalt het aantal leerlingen in het voortgezet onderwijs en in 2040 zal ruim een kwart van de bevolking uit niet-werkende ouderen bestaan. En een ander kwart werkt dan in de zorg, dus wen er maar aan!
Er schuilt veel onbenut talent onder de bijna 190.000 gemeentemedewerkers, liet Van der Werf zien.
Na iedereen zo even flink wakker geschud te hebben kwam hij gelukkig ook met 4 aandachtsgebieden waarmee de aanwezigen hun voordeel kunnen doen. Allereerst de in-, door- en uitstroom, waarbij duidelijk werd dat in 2023 bijna 40% van de gemeentemedewerkers ‘in transitie’ was geweest. Vervolgens nieuw talent aantrekken, wat met name voor mbo-functies een steeds grotere uitdaging wordt. En dan kent Nederland ook nog bijna 9% onbenut potentieel in de beroepsbevolking. Tenslotte is er ook veel onbenut talent onder de bijna 190.000 gemeentemedewerkers, liet Van der Werf zien.
Het terugkerende thema bij al deze aandachtsgebieden was: ‘maatwerk’. Zowel om nieuw talent te verleiden en uitstroom tegen te gaan, maar ook om toch een match te vinden in de pool van niet-werkenden en om zoveel mogelijk te halen uit de talenten van de medewerkers die je al hebt. Maatwerk houdt ook in dat je veel meer gaat kijken naar de competenties en skills en je minder sterk focust op diploma’s en werkervaring. Des te meer relevant, omdat naar verwachting tot 2030 meer dan de helft van de medewerkers enige vorm van om- of bijscholing nodig gaat hebben. Volgens van der Werf zou de strategische personeelsplanning zich dan ook veel meer richting een talentenmodel moeten ontwikkelen.
Learning 3: Copilot to the rescue?
In de middag waren de inspiratiesessies en speeddates, in twee rondes. Als eerste schoof ik aan bij Steven Shukrula en Iwan Westdijk, respectievelijk IT’er en recruiter van de gemeente Katwijk, een van de early adopters van Copilot, de A.I.-assistent die geïntegreerd wordt in alle Microsoft-producten, zoals Office, Teams, Edge en Bing. Ze mogen meedoen aan het Early Access Program van Microsoft. Iets om trots op te zijn, want in Nederland doen slechts 20 organisaties en bedrijven hieraan mee en wereldwijd maar 600. En onder de Nederlandse gemeentes is Katwijk – naast Amsterdam – daarbij de enige.
Na een korte uitleg over de basis van Copilot stapten we direct in de praktijk. Had iemand een voorbeeld van een document waar je nu aan werkte en wat als test-case te gebruiken was? Een van de aanwezigen vertelde bezig te zijn met een klokkenluidersregeling. Hoeveel tijd zou het kosten om hiervan een eerste opzet op papier te krijgen? Binnen een minuut had Copilot een regeling van 1,5 pagina gecreëerd. Hoewel het er al degelijk uitzag, was ook wel duidelijk dat er nog wel wat dingen misten.
Hoeveel tijd zou het kosten om een eerste opzet van een klokkenluidersregeling op papier te krijgen?
Maar Shukrula legde uit dat dat enerzijds te maken had met de gegeven instructie, die niet veel meer omvatte dan ‘stel een klokkenluidersregeling op’. Normaliter zou je bijvoorbeeld al wat brondocumenten toevoegen en een uitgebreidere ‘prompt’ schrijven. Anderzijds is het ook heel normaal dat je iteratief proces doorloopt, waarbij je vanuit een eerste versie steeds meer instructie toevoegt en bijstuurt tot het definitieve eindproduct. Wat dat betreft is het proces niet anders dan wanneer je met menselijke schrijvers werkt, al is de communicatie wel aan meer regels gebonden.
Biased resultaten?
Na dit praktijkvoorbeeld vertelde Westdijk dat ze ook volop aan het experimenteren zijn met het analyseren van cv’s en vacatures. Hij liet zien hoe Copilot bijvoorbeeld automatisch een stapel cv’s kon doornemen op de 5 belangrijkste selectiecriteria en daar een mooi overzicht van kon genereren. Een volgende stap was dan om daar een beoordeling op te maken. En daarmee kwamen we meteen op de keerzijde van het A.I.-gebruik: hoe voorkom je dat de resultaten biased zijn en hoe bescherm je de persoonsgegevens van de kandidaten?
Shukrula vertelde dat je op dit moment geen autonoom A.I.-systeem mag toepassen. Er moet dus altijd nog menselijke input en controle zijn. Maar dan nog moet je je goed bewust zijn van de mogelijke fouten die A.I. kan maken. En vanwege de risico’s rondom persoonsgegevens werkt Katwijk op dit moment alleen met geheel fictieve testdata in een eigen testomgeving. En als je dit wel met echte gegevens gaat doen, moet je zorgen dat A.I. deze gegevens niet in de eigen trainingsdata opneemt. Het vereist dus ook gedegen kennis van de gebruikte programma’s en hun beveiligingsinstellingen. Volgens de 2 sprekers zorgt juist hun pilot voor belangrijke input voor het beleid rondom de inzet van A.I. in de gemeente. Voor mij als enthousiast in elk geval gaaf om te zien hoe een gemeente aan het experimenteren is hiermee.
Learning 4. Solliciteren kan een spelletje zijn
De tweede workshop bracht mijn werk en mijn hobby samen: HR en gamen. Het team van Wendy Rijnaard van de gemeente Amsterdam gooide de werving voor de mbo-traineeships over een hele andere boeg. Samen met IVY Works werd vanuit de competentieprofielen van de functies en een algemeen profiel van Gemeente Amsterdam een aantal spelletjes ontwikkeld die samen de eerste stap in de sollicitatieprocedure vormden. Geen cv nodig en slechts minimale criteria om te kunnen deelnemen.
Zo’n 300 mensen hebben de online assessment gedaan en daarvan besloten 185 deze ook daadwerkelijk in te sturen.
Na een wervingscampagne, via social media, een roadshow langs ROC’s en een open dag, bleek deze opzet succesvol. Zo’n 300 mensen hebben de online assessment gedaan en daarvan besloten 185 deze ook daadwerkelijk in te sturen. Op basis van de uitkomsten werd door de selectiecommissie binnen 2 uur een selectie gemaakt van 32 kandidaten die op matchingsgesprek konden komen, om kans te maken op 1 van de 14 beschikbare plekken.
Soms verrassende gevolgen
Het mooie van deze methode is ook dat er puur op de uitkomsten van het game based-assessment wordt geselecteerd. Eventuele al dan niet onbewuste beïnvloeding door naam, leeftijd, werkervaring en opleiding was dus niet mogelijk. Ook kon de uitkomst soms een verrassend gevolg hebben. Hoewel de kandidaat bij start aan moest geven in welke van de 4 werkgebieden (ICT, Techniek, Financiën en Administratie) hij interesse had, kwam uit het assessment in een enkel geval een zo sterke match met een ander werkgebied naar voren, dat hierover met de kandidaat contact werd opgenomen.
Een andere bijvangst is het feit dat de afvallers, zowel uit de eerste als uit de tweede ronde, allemaal (met toestemming) zijn doorgezet naar de verschillende recruitmentteams van de gemeente. Want al was er misschien geen match voor die schaarse traineeships, een match met één van de vele vacatures van een grote gemeente als Amsterdam was natuurlijk ook altijd een mogelijkheid.
Niet het gevoel dat je het fout kon doen
De trainees, waarvan er ook drie bij de workshop aanwezig waren, waren ook enthousiast over de sollicitatieprocedure. Tijdens de spelletjes had je niet echt het gevoel dat je het fout kon doen, dat was prettig. Aan de andere kant wist je ook niet altijd precies wat je nu aan het doen was, dat was wel even wennen, vertelden ze. De matchingsgesprekken gingen ook anders dan een sollicitatiegesprek. De sfeer was heel ontspannen, ondanks dat er 3 mensen van de gemeente tegenover de kandidaat zaten. Het was soms meer alsof de gemeente zich aan het verkopen was, dan dat de kandidaat dat moest doen.
Het was soms meer alsof de gemeente zich aan het verkopen was, dan dat de kandidaat dat moest doen.
Niet alleen intern is deze pilot heel succesvol beoordeeld, de gemeente heeft met dit project ook de vakjuryprijs van de Werf&-Awards in de wacht gesleept. Een mooie stimulans om hiermee verder te gaan en er zijn al verbeterplannen in de maak. Zo wordt er gedacht om de afzonderlijke matchingsgesprekken te vervangen door een sollicitatiedag in combinatie met een reflectiegesprek. Ik vind het een heel mooie manier van skills-based werven en selecteren en hoop dat dit in de toekomst wordt doorontwikkeld, zodat je niet alleen traineeships maar ook andere vacatures op deze manier kan gaan invullen.
Learning 5. Nooit meer ergens een plasje over doen
De afsluiting van de dag begon met een spannend moment: de bekendmaking van het Jeukwoord van 2024. De afgelopen weken kon iedereen stemmen op 25 ingestuurde jeukwoorden. Pauline Chavannes, verantwoordelijk voor alle content op de A&O-website, vertelde waarom zij het belangrijk vindt om op deze ludieke manier aandacht te vragen voor helder taalgebruik. ‘De gemeente is de overheid die het dichtste bij de inwoners staat en daarom is het belangrijk dat bij de gemeente taal wordt gebruikt die niet dubbelzinnig is, maar juist heel duidelijk. Als we dat onderling doen, dan doen we dat ook naar de inwoners.’
Het is belangrijk dat de gemeente taal gebruikt die niet dubbelzinnig is, maar juist heel duidelijk.’
In 2022 gaf ‘in je kracht staan’ het meeste jeuk bij de lezers van de website en vorig jaar was dat ‘dagdagelijks’. Middels een fantastische cartoon van Berend Vonk (van Binnenlands Bestuur) werd onthuld dat in 2024 het jeukwoord is geworden: ‘ergens een plasje over doen’.
Gouden Tapir
Na dit feestelijke moment wisselde dagvoorzitter Nathan de Groot bliksemsnel van rol. Als cabaretier van De Speld sloot hij namelijk samen met Vera van Zelm de dag op letterlijk onnavolgbare wijze af. ‘De purpose van mijn drive ligt in kern van het why‘, was één van de zinnen die op ons werden afgevuurd (al weet ik niet meer helemaal zeker of het niet net omgekeerd was).
Enfin, via een toekomstblik op klimaatfashion en een interactieve sessie om beter in contact te komen met je milt (wees mild/t!) werd het hoogtepunt van de dag bereikt, de uitreiking van de felbegeerde Gouden Tapir. De verrassende (en verraste) winnaar was Charron den Boef, recruiter van de gemeente Delft. Hier kon natuurlijk niets meer aan toppen, dus een uitstekend moment om ons naar de afsluitende borrel te verplaatsen. Tot volgend jaar: donderdag 5 juni 2025!
Over de auteur
Projectleider Freek Vos is communicatieadviseur Online en ICT bij A&O fonds Gemeenten. Ook is hij er één van de A.I.-experts. Fotograaf meeste foto’s: Sander Koning.