Een talentpool klinkt mooi, maar in de praktijk wordt zo’n pool vaak slecht gebruikt, zegt John Sullivan. Ze zijn meestal te beperkt. Daarom: een lijst van 30 groepen kandidaten die er volgens hem absoluut in horen.
Haal je minder dan 50 procent van al je nieuwe werknemers uit je talentpool (ook wel: je externe recruiting talentpijplijn)? Dan brengt die pijplijn niet op wat hij zou moeten opbrengen, stelt de bekende HR-hoogleraar John Sullivan.
Geen paniek
Een goede talentpool zorgt ervoor dat als er iemand weggaat, dat je niet in paniek hoeft te raken en geen tijd kwijtraakt aan een uitgebreide, maar mogelijk zinloze zoektocht. Een goede talentpool zorgt voor gekwalificeerde, betrokken kandidaten die geen lange inwerktijd nodig hebben omdat je al een relatie met ze hebt en hun kwaliteiten kent.
Wie hoort erin?
Maar wie hoort er nou precies in, in dat bad aan mogelijke kandidaten? Volgens Sullivan worden de meeste talentpools in de praktijk veel te smal gedefinieerd, omdat de meeste organisaties gewoon niet ver genoeg kijken. Als je iedereen die je kent nauwgezet in je database stopt, kom je nooit mensen tekort, zegt hij. Vandaar dat hij zeker 30 groepen mensen definieert van wie hij stelt dat ze in je talentpool thuishoren. En als je die pool eenmaal gevuld hebt, zul je volgens hem vanzelf zien dat er meer kandidaten uitkomen.
Groep 1: Iedereen die eerder kandidaat was
De 30 groepen zijn weer in een aantal ‘hoofdgroepen’ in te delen. Zoals: mensen die eerder voor een baan bij jou hebben gesolliciteerd.
#1. Al de mensen in je ATS-database
Ieder bedrijf kijkt naar mensen die recent hebben gesolliciteerd, maar wie kijkt er nog naar mensen die 2 jaar geleden een reactie hebben gestuurd? Onterecht, want dit zijn mensen met 2 jaar extra ervaring, stelt Sullivan. En je weet van hen dat ze je bedrijf in elk geval ooit leuk vonden, en dat misschien nog steeds vinden als je hen benadert.
#2. ‘Zilverenmedaillewinnaars’
Iemand die het nét niet is geworden voor de ene baan, kan best een topkandidaat zijn voor een andere baan. Altijd in de gaten houden dus!
#3. Zij die ooit weigerden
Sommige finalisten kregen ooit een aanbod, maar besloten uiteindelijk toch niet te accepteren. Dit is geen reden tot wrok, maar juist om hen in de gaten te houden. Misschien liggen later de kansen wel weer heel anders.
#4. Alle finalisten voor een moeilijk te vervullen vacature
Iedereen die ooit in aanmerking leek te komen voor een topbaan, maar het uiteindelijk niet werd, verdient het om contact mee te houden. Het ene incident uit het verleden (wat misschien te maken heeft met een vorm van willekeur) mag dat niet in de weg staan.
#5. Referrals
Soms raden je medewerkers mensen aan zonder dat er direct een vacature is. Zonde om verder niets met die mensen te doen. Geef ze een mooie plek in de talentpool, en je bouwt al een langdurige relatie op. Zelfs alleen een naam kan al interessant zijn, zonder dat sprake is van een formele referral door een medewerker.
#6. Open sollicitanten
Sommige mensen hebben de pech te solliciteren als er geen vacature is. Maar wat als die vacature er later toch komt? Je kunt maar beter een relatie met ze onderhouden.
#7. Kandidaten met te weinig ervaring
Sommige kandidaten hebben gewoon nog te weinig ervaring voor de vacature waarop ze solliciteerden. Geduld is dan een schone zaak. Wie weet zijn ze over 2 jaar wel de ideale kandidaat.
#8. Kandidaten bij een bedrijf waarmee je bent gefuseerd
Als je fuseert met een ander bedrijf, bekijk dan goed of je elkaars talentpools kunt integreren. Omdat je huidige bedrijf vast lijkt op hetgeen waar ze hebben gesolliciteerd, kunnen ze ook zeker geïnteresseerd zijn in het nieuwe bedrijf.
Groep 2: Iedereen die eerder bij je heeft gewerkt
Veel mensen hebben op een of andere manier al eens ooit voor je gewerkt. Waarom zou je hen niet vragen terug te komen in het geval van een vacature?
#9. Ex-medewerkers die vrijwillig vertrokken
Onderhoud een ‘corporate alumni-groep’ en vraag hen regelmatig of ze er zin in hebben om terug te keren als er een mogelijkheid voor is. En als ze geen zin hebben om terug te keren, vraag hen dan wel om referrals voor jouw eigen talentpool. Wie weet weten zij nog iemand die voor jou van waarde kan zijn.
#10. Ex-medewerkers die onvrijwillig vertrokken
Het is meestal niet de eerste groep aan wie je denkt, maar zelfs bij mensen van wie je ooit onvrijwillig afscheid hebt genomen, helen de wonden na verloop van tijd.
#11. Je (vroeg-)gepensioneerden
De economie verandert, en mensen die ooit bij je met pensioen zijn gegaan, kunnen nu misschien wel weer van waarde zijn. Waarom niet? Al is het maar voor deeltijd- of seizoenswerk. Je kunt zelfs overwegen om de gepensioneerden van je concurrenten te vragen om bij jou nog wel te blijven.
#12. Je beste uitzendkrachten
Mensen die tijdelijk voor je hebben gewerkt, zijn mensen die je al kennen. En die misschien ook best wat langer voor je willen werken.
#13. Je beste stagiairs
Slechts 50 procent van je stagiairs blijft ook na afloop van de stage. Maar waarom zou je geen contact houden met de anderen? En waarom zou je ook geen contact houden met sollicitanten voor een stage of traineeship die het toen niet zijn geworden?
#14. Werknemers van strategische partnerships
Misschien gebeurt het ongemerkt, maar ieder bedrijf werkt met veel andere bedrijven samen. De mensen daar ken je goed, je weet hun kwaliteiten en vaardigheden. Natuurlijk wil je geen enkele partner ‘leegroven’, maar af en toe een overstap van de een naar de ander kan voor beide partijen goed uitpakken. Reden genoeg om de contacten in elk geval warm te houden, zeker omdat ze jou dan ook zullen onthouden mochten ze vertrekken bij je partner.
#15. Medewerkers van je leveranciers, je consultants en je aannemers
Ook mensen met wie je gewerkt hebt, mensen die jou kennen, die de cultuur al een beetje geproefd hebben en misschien zelfs al een beetje trots op jouw organisatie zijn. Hou contact met ze, wie weet wanneer ze in zijn voor een contract.
Groep 3: Iedereen die je al ‘goed’ bevonden hebt
Buiten de eerder genoemde groepen zijn er nog veel meer mensen met wie je organisatie of je medewerkers al contact hebben gehad en die op een of andere manier ‘akkoord’ bevonden zijn.
#16. De netwerken van je medewerkers
In een verbonden wereld is het zinvol om je meest waardevolle medewerkers te vragen hun netwerken toe te voegen aan jouw talent-database. Dit is iets anders dan referrals: je vraagt alleen om namen van mensen van wie zij denken dat ze eventueel geschikt zouden zijn, en met hen ga je contact houden, je gaat ze niet meteen vragen voor een baan.
#17. De namen die nieuwe krachten aandragen
Al tijdens de onboarding-fase is het verstandig om je nieuwe mensen te vragen wie ze nog meer kennen in het beroepsveld die ze uitmuntend vinden. Omdat ze nog niet zolang bij je werken, hebben ze vaak een goed zicht op wat er ‘buiten’ gebeurt.
#18. De namen die je krijgt via je ‘benchmarks’
Een van de krachtigste, maar minst gebruikte manieren om je talentpool te vullen: zelf kijken wie in jouw markt het goed doet, en proberen daar het talent van te identificeren. Deze mensen hebben elders laten zien een best practice te kunnen ontwikkelen, misschien kunnen ze dat bij jou ook wel.
#19. De individuen die laten zien goed werk te leveren
Het internet heeft veel werk zichtbaar gemaakt, en het ook mogelijk gemaakt voor minder bekend talent om aan de oppervlakte te komen. Vraag ook gerust je medewerkers om namen van mensen die zij bewonderen op het net.
#20. Netwerken van alumni en intervisiegroepen
Je medewerkers hebben een opleiding gedaan, of zijn er nog mee bezig. In al die trainingssessies doen ze contacten op, die mogelijk ook interessant zijn als toekomstig werknemer. Probeer hun contactgegevens daarom te achterhalen, en sla ze op in je talentpool. Wie weet wanneer ze van pas komen
#21. Bloggers en sprekers
In elk vakgebied komen mensen bovendrijven met een mening. Ze spreken op congressen, of schrijven een blog vol nieuwe ideeën. Hun naam in je database opnemen kan helpen voor als ze een baan zoeken. Het zijn bovendien vaak mensen die ook weer veel mensen kennen, dus sowieso goed om contact mee te onderhouden.
#22. De LinkedIn-protégés van je concurrent
Kijk eens naar het netwerk van je concurrent op LinkedIn. Wie worden daar aanbevolen? Wie zijn de contacten die nog niet in jouw database staan?
Groep 4: Alle andere ‘vrienden van de familie’
Denk je dat je nou iedereen wel hebt? Nou, Sullivan kent nog wel meer groepen met wie je contact hebt, die hebben aangegeven interesse in je bedrijf te hebben en die mede daarom best een plek in je talentpool verdienen, zodat je ze kunt benaderen in geval van een vacature.
#23. De vrienden van de leden van de talentpool zelf
Als je toch contact houdt met de mensen in je talentpool, vraag ze dan gerust één keer per jaar of ze nog andere mensen weten die eventueel geïnteresseerd zouden zijn in hetzelfde aanbod als zij krijgen.
#24. Je volgers op sociale media
Het zijn mensen die hebben aangegeven enige interesse in jou of een van je medewerkers te hebben. Vraag je medewerkers ook specifiek naar wie hen volgt of wie hen aanbeveelt.
#25. De referenties van je nieuwe krachten
Ben je tevreden over een nieuwe medewerker? Vraag dan gerust de referentie van die medewerker of hij of zij nog meer goede mensen weet. Het zijn mensen die er blijk van hebben gegeven dat ze weten wat voor iemand jij zoekt, en je kunt ze belonen als ze nog meer goede mensen aandragen.
#26. De referenties zelf
Vergeet niet de referenties zelf ook in je talentpool op te nemen. Als de nieuwe medewerker goed is, dikke kans dat de referentie nog beter is.
#27. Je klanten
Onder je klanten zitten vaak mensen die jou in elk geval mogen. Je kent hun kwaliteiten als werknemer misschien niet altijd, maar ze hebben wel aantoonbaar interesse in je. In retail heb je bijvoorbeeld loyalty cards, en de mensen die zo’n kaart hebben kun je ook vragen als een vacature zich voordoet.
#28. De mensen die je productevenementen hebben bezocht
Mensen die op een bijeenkomst rondom een van je producten zijn geweest, hebben aantoonbaar belangstelling voor je, en zijn op een of andere manier bekend met je. Waarom zou je hen ook niet overwegen als er een vacature ontstaat? Je hebt hun contactgegevens (meestal), gebruik ze dan ook.
#29. De mensen die op een van je seminars zijn geweest
Als je bedrijf wel eens een inhoudelijke bijeenkomst organiseert, een workshop of een open huis of iets dergelijks, wees er dan alert op dat je de contactgegevens onthoudt van de bezoekers, en stop die contactgegevens ook in je talentpool-database. Het kan zomaar eens de bron van je nieuwe werving zijn.
#30. Je huidige medewerkers
Het klinkt een beetje flauw misschien, maar vergeet vooral ook niet je huidige medewerkers te zien als bron van mogelijke kandidaten voor een open vacature. Ze worden vaak onderschat, en recruiters zijn nogal gewend ‘naar buiten te kijken’. Maar het gras van de overkant is echt niet altijd groener. Je beste mensen zijn vaak al binnenshuis; vergeet dus ook niet om hen ook te benaderen in geval van vacatures.
Foto boven via Flickr.com