Recruitment Process Automation staat bij de meeste werving- en selectiebureaus hoog op de agenda. Logisch, want het geeft je niet alleen de kans om zowel je klant als je kandidaat een veel betere ervaring te bieden. Automatiseren kan ook helpen om je te verlossen van de meest vervelende werkzaamheden. Taken die bovendien niet alleen veel tijd kosten, maar ook je winst kunnen bedreigen.
1 bespaard uur per dag, dat betekent op jaarbasis zo’n 7 weken besparing…
Simpele, dagelijkse taken automatiseren kan de sleutel zijn tot succes. Automatisering kan taken van het bordje van recruiters, sales en marketeers halen, zodat er meer tijd vrijkomt voor activiteiten die inkomsten genereren. Minder handmatig invoeren van notities, taken, e-mails en activiteiten, meer tijd voor zinvolle gesprekken met kandidaten, klanten en prospects. En bedenk wel: 1 bespaard uur per dag is op jaarbasis 260 uur, oftewel: zo’n 7 weken. Maar waar denken we dan allemaal aan? We zien 25 keer laaghangend fruit, verdeeld over 3 trossen…
Tros 1: Recruitment
Aan de recruitmentkant is de kandidaat koning. Door te automatiseren kan een recruitmentteam zorgen voor een soepele ervaring bij elke stap van de cyclus en kunnen recruiters doen waar ze goed in zijn: relaties opbouwen en de wereld aan het werk zetten. Waar valt zoal aan te denken?
#1. Update sollicitant van ‘passief’ naar ‘actief’
Systemen zoals ATS’en en CRM’s zijn afhankelijk van menselijke input. Dus zijn ze ook gevoelig voor menselijke fouten. Een van deze taken, die vaak wordt vergeten, is het updaten van de status van een sollicitant van passief naar actief. Zorg dus dat je dat automatiseert, dan heb je daar geen last meer van.
#2. Herinneringen voor follow-ups
Herinner alle betrokken partijen aan de volgende stap van het traject. In dit geval kan de kandidaat een eenvoudige e-mail of sms sturen al ervoor zorgen dat iedereen op tijd is. Je kunt ook automatisch een herinnering sturen naar de toegewezen recruiter en vacaturehouder.
#3. Statusupdates voor kandidaten, of afwijzingen
Niemand wordt graag in onzekerheid gelaten. En toch horen nog steeds heel veel kandidaten niets meer, nadat ze een cv hebben opgestuurd. Kandidaten vinden het minder erg om te horen dat ze ongeschikt zijn, dan om nooit meer iets te horen. Een automatische melding na het indienen van een sollicitatie is wel het minste dat je kunt doen, net als een automatische update elke keer dat hun profiel verandert. Dat kan ook de stroom aan vervolgmails in je inbox vergemakkelijken.
#4. Voeg notities toe aan een kandidaatdossier
Misschien is je klant traag in het opnemen van contact en wordt weinig vooruitgang geboekt. Stel dat er in een bepaalde periode (zeg: twee weken) geen notitie of profielupdate is geweest, dan kun je als attentie automatisch een mail naar de kandidaat laten sturen met deze melding.
#5. Stuur een tekstbericht op de eerste werkdag
Een andere waardevolle automatisering is een automatisch tekstbericht sturen op de eerste dag van een opdracht. Zo verminder je no-shows vanwege slechte aanwijzingen of informatie. Je laat ook meteen zien proactief betrokken te zijn bij je inmiddels geplaatste kandidaat.
#6. Vraag feedback over de tevredenheid
Betrokkenheid bij een geplaatste kandidaat tijdens een opdracht is een vaak over het hoofd geziene kans. Soms is een kandidaat zelf niet enthousiast over hun plaatsing. Door regelmatig (automatisch) contact op te nemen, kun je problemen direct en op de juiste manier verhelpen als dat nodig is.
#7. Verzend onboarding-documentatie
De eerste stap nadat een kandidaat voor een functie heeft gekozen, is: papierwerk verzamelen. Maak het onboarding-proces eenvoudig en stuur meteen een mail naar HR én de kandidaat met de vraag om het juiste papierwerk. Dit kun je allemaal activeren in een fase van ‘nieuwe plaatsing’, of welke status je ook gebruikt voor nieuwe aanwervingen in je ATS.
#8. Hou de toegewezen recruiter op de hoogte
Bezoekt een toptalent een specifieke vacaturepagina? Je kunt automatiseren dat je hier meteen een melding van krijgt. Zo kun je proactief contact zoeken op basis van hun klikgedrag. Via automatisering kun je de toegewezen recruiter op de hoogte stellen als een ‘A++’-kandidaat bijvoorbeeld een specifieke vacature bezoekt, op een link in een mail klikt, of een sollicitatie indient.
#9. Stuur een melding als de fase verandert
Als een belangrijke fase verandert, bijvoorbeeld van ‘sollicitatiegesprek’ naar ‘geplaatst’, kun je automatisch een melding naar de recruitmentmanager sturen, zodat hij of een zij plaatsingspercentage kan voorspellen.
#10. Stuur een e-mail als een fase verandert
Stuur een automatische e-mail naar kandidaten, recruiters, wervingsmanagers, HR-medewerkers of andere in het proces belangrijke personen als bepaalde fasen veranderen. Zo staan bij iedereen snel de klokken weer gelijk.
#11. Werk contacten bij als een fase verandert
Soms moet je bij het aanpassen van het ene veld, ook meteen een ander veld aanpassen. Door echter slim gebruik te maken van automatisering, kun je bijvoorbeeld een kandidaatbeoordeling updaten naar ‘gold star’, zodra ze de status ‘geplaatst’ hebben.
#12. Verzamel referenties
Referenties verzamelen is zeer belangrijk in bepaalde sectoren, zoals de gezondheidszorg. Stuur een kandidaat automatisch een e-mail een maand voordat de inloggegevens verlopen en vervolgens elke week totdat er nieuwe inloggegevens zijn ontvangen. Zo kun je referenties up-to-date houden.
Tros 2: Sales
Niet alleen in het hele recruitmentproces is automatiseren een uitkomst, ook in je salesproces. Automatisering kan hier inkomsten waarborgen, maar ook relaties onderhouden, en zo – uiteindelijk: voor meer deals zorgen. Waar kun je dan allemaal aan denken?
#13. Stel een herinnering in voor follow-ups
Drukke salesmensen kunnen wel eens een prospect over het hoofd zien die mogelijk nog niet klaar was toen je hem of haar voor het eerst sprak. Door te automatiseren kun je vervolgtaken instellen om prospects op gezette tijden te bellen en de relatie warm te houden.
#14. Neem elke maand contact op met klanten
Je huidige klanten zijn net zo belangrijk als nieuwe. Je huidige klantrelaties warm houden kan leiden tot extra vacatures en kan jouw bedrijf in hun geest verankeren. Verstuur daarom elke maand automatisch een mail om na te gaan of er nieuwe behoeften zijn of om problemen met de service of kwaliteit op te lossen.
#15. Activeer een mail op basis van fase
Misschien werk je al een tijdje met een prospect, maar heeft hij of zij om welke reden dan ook nog niet de overstap gemaakt naar ‘klant’. Gelukkig is e-mails automatiseren op basis van een fasewijziging een fluitje van een cent. Verandert de fase bijvoorbeeld naar ‘Geen reactie’, dan kun je als laatste poging nog een e-mail versturen om de prospect alsnog over te halen.
#16. Bel de hiring manager na toewijzing
De status van een onlangs geplaatste kandidaat volgen kan er bij inschieten als werknemers meteen weer aan nieuwe leads werken. Stel voor jezelf daarom een (automatische) herinnering in om een hiring manager een maand na het begin van een opdracht te bellen. Ga hierbij na of er nieuwe wervingsuitdagingen zijn of welke eventuele problemen van je klant je kunt oplossen. Of ga nog een stap verder en neem elke maand gedurende een opdracht contact op.
#17. Werk met hot sales leads
Hot prospects ontdekken is geen exacte wetenschap, maar zoveel mogelijk automatiseren kan hierbij zeker helpen. Gebruik A.I. om te ontdekken wie het meest betrokken is bij je bedrijf. Lead scoring geeft prospects een score op basis van elke actie die ze ondernemen.
Lead scoring geeft prospects een score op basis van elke actie die ze ondernemen.
Vergelijk een prospect met een score van 90 en één met een score van 50. De prospect met 90 heeft op meer e-mails geklikt, heeft mogelijk eerder contact met je gehad of heeft belangrijke pagina’s op je site bezocht. Door zo te werken kunnen verkopers zich concentreren op de meest betrokken prospects – en ja, je kunt de e-mailvolgorde automatiseren op basis van score.
#18. Onderhoud het contact met prospects
Nieuwe prospects, oude prospects, lijsten van conferenties – je kunt ze allemaal gebruiken in een doordachte e-mailreeks. Automatiseer deze eerste stap in het opbouwen van een relatie door gepersonaliseerde e-mails in platte tekst naar potentiële klanten te sturen.
#19. Welkomstmail naar elke nieuwe klant
Het lijkt misschien logisch, maar een nieuwe klant bedanken als je de relatie start is geen slecht idee. Een welkomstmail met relevante bijlagen, contactgegevens en informatie om je nieuwe klant te helpen het meeste uit de relatie te halen, kun je in je systeem versturen op basis van de contactfase ‘klant’.
Tros 3: Marketing
In een recruitmentorganisatie heeft marketing een vrij grote verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat zowel de ervaring van de kandidaat als van de klant aansluiten bij het merk. Van het opnieuw contact leggen met oude kandidaten, het afstemmen van touchpoints tot het in het algemeen helpen van recruitment- en verkoopteams om de juiste content op het juiste moment te verzenden, marketing heeft er zijn handen aan vol. Gelukkig kan automatiseren hierbij helpen. En wel op deze manieren:
#20. Stuur een autoresponder naar sollicitanten
Het klinkt logisch, maar het gebeurt toch nog (te) vaak: sollicitanten die na het indienen van een sollicitatie nooit meer iets ervan horen. Voorkom ergernis vanaf het begin en reageer zodra een sollicitatie succesvol is ingediend.
#21. Communicatie met eerdere inzendingen
Het gebeurt: duizenden kandidaten worden gesourced, 2% wordt geplaatst en de rest nestelt zich gewoon in het ATS. En waarvoor? Voor een winterslaap. Stop hiermee. Identificeer oude, maar niet slechte kandidaten en communiceer met ze (en ruim je ATS op terwijl je hiermee bezig bent). Stuur regelmatig e-mails naar oude kandidaten – doorgaans zonder activiteit in zes maanden.
#22. Vraag actieve kandidaten om referrals
A-spelers kennen A-spelers, zo luidt het gezegde. Haal meer waarde uit je huidige ‘toptalent’ door referrals te genereren. Je kunt een aanbevelingsmail eenvoudig baseren op de einddatum van de opdracht, of een stap verder gaan door een kandidaatscore te gebruiken om je meest actieve kandidaten te vinden.
#23. Identificeer slechte/geen e-mail
Verwijder automatisch slechte informatie. Zo ruim je je database op. Kandidaat- en prospectinformatie kan verkeerd zijn ingevoerd of kan gewoon slecht zijn. Door te automatiseren kun je deze records identificeren en proberen bij te werken of ze eenvoudig verwijderen.
#24. Stuur een e-mail op een verjaardag of jubileum
In de detailhandel is dit al jaren een goed gebruik om relaties te onderhouden. Waarom zou het dat niet ook zijn in recruitment? Een e-mail op een specifieke datum verzenden, zoals een verjaardag of klantjubileum, is een klein gebaar, maar kan vaak op veel waardering rekenen. Bijkomend voordeel: je hoeft het maar eenmalig in te stellen en het kan voor altijd blijven doorgaan.
#25. Spreadsheets uploaden
Systemen die niet zijn geïntegreerd, vereisen eindeloos downloaden en uploaden van spreadsheets. Stop hiermee en automatiseer en integreer je marketingplatform met je ATS, zodat je nooit meer een spreadsheet hoeft te uploaden.
Hoe staat het ervoor bij jouw organisatie?
Hoe staat het er qua automatiseren voor bij jóúw organisatie? Benut je als werving- en selectiebureau alle digitale kansen al? Bullhorn heeft recent een korte ‘digitale transformatie’-quiz ontwikkeld, waarmee je in 4 minuten kunt ontdekken hoe goed je voorbereid bent op deze ‘reis’ en waar je nog kunt verbeteren.
Over de auteur
Dit blog is geschreven door Annika van Leeuwen, marketing manager Benelux bij Bullhorn. Het verscheen – in iets andere vorm – eerder op de site van deze internationaal bekende aanbieder van recruitmentsoftware.
Meer weten?
Op zoek naar meer trends in technologie voor (bureau)recruiters? Op 28 januari 2021 vindt het Werf& Evenement voor Bureaurecruiters plaats (waar Bullhorn een van de partners is). Hier zullen tal van sprekers ingaan op de recente digitale trends en ontwikkelingen in de wereld van de bureaurecruiter. Schrijf je dus nu in!
