Als werving en matching je core business is, is een goed systeem onmisbaar, zegt Hans Scheers. Zelfs als je bedrijf heel overzichtelijk is en je bovendien handig bent met Outlook, Excel en andere handige kantoorsoftware.

Laat ik er maar eens met een lekkere boute uitspraak invliegen. Als je een uitzend- of detacheringsbureau hebt, levert een recruitmentsysteem (of Applicant Tracking System (ATS), uitzendsysteem of hoe je het ook wilt noemen) je altijd meer op dan het je kost. Is dat niet het geval, dan heb je het verkeerde systeem gekozen of gebruik je het niet goed.

Van nature sta ik sceptisch tegenover allerlei ‘spiegeltjes en kraaltjes’ in de softwarewereld, omdat deze vaak afleiden van het doel (“voor welk probleem is dit een oplossing?”). Toch vind ik dat goed ingerichte recruitmentsoftware voor iedere uitzender en detacheerder onmisbaar is. En ik zal uitleggen waarom.

Recruitment is meer dan alleen ‘vissen’

Een recruitmentsysteem wordt interessant als je regelmatig nieuwe vacatures hebt en je een groot aantal kandidaten moet beheren. Als uitzender of detacheerder ben je dagelijks bezig met nieuwe kandidaten vinden en verleiden en vraag en aanbod matchen. Maar als het goed is ook met de opbouw van een relatie met je bestaande kandidaten en opdrachtgevers. Het is dus niet alleen ‘vissen’ (in dezelfde vijver als waar je concurrenten ook hun hengeltje hebben liggen), maar ook ‘kweken’ van toekomstige mogelijkheden.

Je moet niet alleen ‘vissen’, maar ook toekomstige mogelijkheden ‘kweken’

Als je dat goed wilt organiseren, moeten je processen goed gestructureerd zijn, liefst in één omgeving. Daarin combineer je een CRM (Customer Relationship Management)-deel voor je opdrachtgevers met een ATS (Applicant Tracking System)-deel voor je kandidaten. Daartussenin zit matchingfunctionaliteit. Bovendien koppel je er nuttige extra tools aan. Zo kun je stap voor stap bouwen aan de relatie met je kandidaten, ook als je deze niet meteen kunt plaatsen.

De kapstok voor allerhande tools

Een goed ingericht recruitmentsysteem is het centrale systeem in je business. Van daaruit stuur je alle activiteiten aan. Daardoor hoef je niet steeds allerlei systemen naast elkaar te gebruiken, die bovendien ook nog eens voor een deel dezelfde gegevens nodig hebben. Als het systeem flexibel genoeg is, kan je er allerlei andere tools aan ophangen. Denk aan:

• Je website met vacatures (vacatures plaatsen, automatisch in je systeem plaatsen van sollicitanten);
• e-mail;
• Multi-postingsoftware om je vacatures te verspreiden onder vacaturesites;
• Intelligente matchingsoftware, die het koppelen van de vraag (de vacature) aan het aanbod (de kandidaat) ondersteunt;
• Feedbacktools, die automatisch de vinger aan de pols houden met betrekking tot de tevredenheid van kandidaten en opdrachtgevers;
• Pakketten die videosollicitaties ondersteunen;
• Assessmenttools;
• Digitale ondertekening;
• E-mailmarketing tools;
• Cv-testingsoftware;
• Urenregistratie;
• Planningsoftware;
• Verloningssoftware;

Meten is weten

Je wilt grip op je werk hebben. Zo efficiënt mogelijk omgaan met je tijd en je geld. Met behulp van een goed ingericht recruitmentsysteem kun je zien wat het effect is van je activiteiten en je investeringen. Zodat je ook kunt bijsturen en jezelf kunt verbeteren.

Met goede rapportages kun je analyseren welke activiteiten effectief zijn

Met goede rapportages kun je ook analyseren welke activiteiten effectief zijn. Zorgt een toename van het aantal telefoontjes richting kandidaten voor een toename van het aantal plaatsingen? Of werkt een periodieke vacaturemailing misschien beter? Met goede rapportages leer je jouw proces steeds beter begrijpen, bijsturen en optimaliseren.

Beheersing van wettelijke kaders

Goede systemen blijven zichzelf ontwikkelen. Hiervan profiteer je als de wet- en regelgeving verandert. Neem de AVG. De betere systemen hadden heel snel een proces ingericht, waarmee je de verplichte toestemming kunt vragen, vastleggen en beheren. Zonder een goed systeem is het bijna onmogelijk om op een goede (wettelijk verantwoorde) manier om te gaan met je kandidaten.

Het levert je geld op

Als rechtgeaarde Hollander zijn we geneigd om meteen te vragen: “ja, maar wat kost dat?” Want natuurlijk moet een ATS-leverancier een boterham verdienen. Ik daag je uit om er anders naar te kijken: als je een recruitmentsysteem goed inricht en goed gebruikt, bespaar je veel tijd en geld! Ik ben ervan overtuigd dat de businesscase in de meeste gevallen positief uitvalt.

Hoe zorg je ervoor dat jij niet een van die bedrijven wordt ‘waarbij het aan de gebruiker ligt’?

Als je investering in je ATS hoger is dan de besparing van tijd, verhoging van de omzet en beter omgaan met je geïnvesteerde euro’s, dan moet je een ander systeem kiezen. Of beter omgaan met je huidige systeem.

Kiezen, inrichten, trainen, managen

Het klinkt eenvoudig en in basis is het dat ook. Maar er komt wel wat bij kijken voordat je het volle succes haalt uit een systeem. Hoe zorg je ervoor dat jij niet een van die bedrijven wordt ‘waarbij het aan de gebruiker ligt’?

• Er is veel keuze in systemen. ‘Het beste systeem’ bestaat niet, maar ‘het beste systeem voor jouw bedrijf’ wel. Zorg dat je goed weet wat je wilt en laat je goed voorlichten over de beschikbare opties.
• Als je een systeem hebt gekozen, moet het ingericht worden. De inrichting moet aansluiten bij je bedrijf. En uiteraard moeten de gegevens die je al hebt erin.
• Dan komen de gebruikers in beeld. Dat betekent het intrainen van vaardigheden en vooral het eigen maken van de werkwijze die je als bedrijf wenst.
• En tot slot komt het management om de hoek kijken. Het nieuwe systeem moet door alle lagen van je bedrijf gebruikt worden. Op de werkvloer als handig hulpmiddel, maar ook als stuurinstrument voor het dagelijkse management. Zonder betrokkenheid van het management is het beste systeem kansloos.

Over de auteur

Hans Scheers werkte jarenlang in de detacheringswereld en helpt nu bedrijven bij het verbeteren van hun recruitment als zelfstandig ondernemer bij Xapax. Hij ondersteunt organisaties op het gebied van marketing en communicatie, de bouw van een (werkgevers)merk en de inrichting van de processen om de juiste medewerkers te werven.

Lees ook:

• Hoe haal je het maximale uit je recruitmentsysteem?