Betere sollicitatiegesprekken, met betere kandidaten tot gevolg? Het is mogelijk, zegt consultancybureau DDI. Als je hun 9 stappen maar volgt.

Ieder aanname is ‘a million-dollar‘-beslissing, zegt het bureau. Het sollicitatiegesprek is daarmee het duurste gesprek dat een manager ooit kan voeren. Maar tot twijfel leidt dit zelden: interviewers zijn over het algemeen juist zeer tevreden met de manier waarop ze die gesprekken voeren. Van de interviewers zou 87 procent denken dat ze op basis van een sollicitatiegesprek de juiste beslissing kunnen maken en daarom geen reden zien tot verandering.

46% faalt

Maar ander onderzoek laat een heel ander beeld zien. Hieruit blijkt dat 46 procent van de aannames faalt in het eerste jaar. En slechts 20 procent boekt groot succes. En de belangrijkste reden voor dit falen? Overmatig zelfvertrouwen van hiring managers, en overschatting van hun gave om talent te identificeren tijdens een interview.

9 stappen

Het ís ook niet makkelijk, in een sollicitatieprocedure de juiste kandidaat eruit pikken. Maar, zegt DDI, als je talent belangrijk vindt, móét je ook kritisch naar je interviewproces kijken en het zien als cruciaal voor je bedrijfsvoering.

Het bureau onderscheidt daarvoor 9 stappen:

#1. Benoem een programmamanager om de verandering te begeleiden

Zo’n manager moet

• het interviewsysteem ontwerpen, inclusief het ideale aantal en de ideale lengte van een sollicitatiegesprek
• een communicatiestrategie op poten zetten die alle stakeholders bereikt
• een implementatieplan opstellen
• een enthousiasmerende, kostenefficiënte en effectieve training opzetten, en
• metrics definiëren waarmee je kunt bepalen of het systeem een succes is (of niet)

#2. Definieer succesprofielen voor je kritische functies

Benoem de competenties, persoonlijke vaardigheden, kennis en ervaring die een individu moet hebben om een belangrijke functie of rol te kunnen vervullen. Focus je sollicitatievragen vervolgens ook op deze succesprofielen. Uit eerder DDI-onderzoek zou blijken dat organisaties die met zulke goed gedefinieerde succesprofielen werken een twee keer zo grote kans hebben om meer kwaliteit binnen te halen dan de concurrentie.

#3. Gebruik een consistent proces voor álle interviews en álle kandidaten

Laat je sollicitatiegesprek niet te veel afhangen van toevallige omstandigheden, maar benader het als een gestructureerd proces. DDI zegt dat uit onderzoek blijkt dat de beste interviewprocessen in elk geval het volgende doen:

• Het materiaal van de kandidaten goed bekijken voorafgaand aan het interview
• Een gestructureerde gedragsbenadering volgen voor het interview
• De aldus verkregen data evalueren volgens consistent toegepaste richtlijnen
• De data integreren die eventuele andere interviewers hebben verzameld en op basis daarvan een beslissing nemen

#4. Maak data-integratie een prioriteit

Als je niet de enige bent die de interviews doet, is het cruciaal dat alle interviewers op dezelfde manier hun data verzamelen. Het blijkt niet alleen de beslissingen duidelijk te verbeteren, het laat ook zien of er een cultural fit is, en versterkt bovendien de interviewvaardigheden van de interviewers.

#5. Train de interviewers

Geef iedereen die sollicitatiegesprekken doet de volgende kennis mee:

• Gedragsinterviews leveren niet alleen de beste validiteit, maar ook de beste candidate experience.
• Data delen met andere interviewers in een gestructureerde sessie zal de accuraatheid van de interviews twee tot drie keer vergroten
• Interviewkwaliteit gaat níet over de vragen – het gaat over de vaardigheid van de interviewer
• Ongetrainde interviewers zullen falen – net als de mensen die ze aannemen
• Training die niet leuk is, zal ook falen
• Oefening baart kunst. Training zonder oefening is zinloos
• Interviewers moeten leren hoe ze data moeten lezen en evalueren
• Weten hoe iemand te interviewen naar een match op waarden, cultuur, job- en organisatiefit verbetert de kwaliteit van de aannames significant

#6. Maak je systeem maatwerk voor jouw organisatie

Een gestandaardiseerde interviewmethode is nog geen standaardmethode. Omdat elke organisatie anders is, moet ook elke methode dat zijn. Of het nu gaat om succesprofielen, interviewrichtlijnen, gepersonaliseerde training of communicatie met de kandidaten.

#7. Train je interviewers op verschillende plekken en manieren

Interviewers hebben dus training nodig. Maar niet iedereen traint op dezelfde manier. Bied de training dus aan op verschillende manieren: in de klas, via het web, via simulaties, al dan niet geautomatiseerd.

#8. Zie training als een reis, niet als een evenement

Goed interviewen valt te leren, maar met één training ben je er niet. Zorg dus dat er een permanente leercyclus komt, met een feedbackmethode, die onder meer reflecteert op hoe de data zijn verzameld en gedeeld.

#9. Meet de impact van de verandering

Meet de resultaten van je inspanningen. Moeilijk? Klopt, maar je kunt wel degelijk kijken hoe je proces verbetert. Bijvoorbeeld door je quality-of-hire te volgen, de efficiëntie van je aannameproces, de verloopcijfers, de time-to-productivity en de klanttevredenheid.

Conclusie

Het is natúúrlijk – meer dan een beetje – een verkooppraatje van DDI, dat zichzelf dolgraag profileert als deskundige op interviewgebied en nog veel liever zijn trainingen verkoopt aan recruiters. Maar het bedrijf claimt aan de andere kant ook opvallende resultaten:

• 5 keer beter talent kunnen identificeren
• 42% minder verloop
• 34% stijging in klanttevredenheid

En dat zijn natuurlijk cijfers die – ook zonder inmenging van DDI – voor iedere recruiter de moeite waard zijn. Want zomaar denken dat je zelf de beste interviewer ter wereld bent, tja, zeg nou eens eerlijk: is er niet een piepklein kansje dat dat misschien een gevalletje overschatting is…?

Meer lezen? De link naar de download.

Foto via Flickr.com