De leden van het nieuwe kabinet zijn vorige maand net aan hun nieuwe baan begonnen. En ze zijn natuurlijk niet de enigen. Hoe werk je mensen die eerste weken handig in, zodat ze meteen productief worden? Daarover ging het recent onder meer bij BNR Werkverkenners. Maar ook elders online is er steeds meer aandacht voor het belang van onboarding, omdat steeds meer mensen inzien dat juist in die eerste weken voor een groot deel het latere succes van nieuwe medewerkers schuilt. Welke 10 trends springen daarbij het meest in het oog?
#1. Geen sprint, maar een marathon
Het probleem van een klassiek inwerkprogramma is alleen al de naam: ‘Even doorbuffelen en je kunt het’. Maar het hindernisparcours van een nieuwe baan is zelden een korte afstand. Dus stel de behoefte aan kennis, cultuur en vaardigheden voortdurend bij. Maak permanent ontwikkelen vanzelfsprekend, en ontwerp een onboardingprogramma met oog op de lange termijn, met een focus op wat eerst moet, en wat later welkom is.
#2. Van schoolbank naar duikplank
Onboarding heeft vaak nog de vorm ‘terug in de schoolbank’. Maar daarmee wordt het iets voor wie het niet snapt, in plaats van ‘samen van de duikplank’, omdat we vooruit willen. Gebruik inwerktrainingen daarom niet alleen om kennis en vaardigheden over te dragen, maar ook om er tweerichtingsverkeer van te maken. Dat wil zeggen; om grenzen te verleggen en nieuwe routes te verkennen.
#3. Het is de manager, stupid
Volgens 58% van de nieuwe medewerkers zijn managers de belangrijkste informatiebron tijdens hun onboarding. Toch is het onboardingprogramma nog vaak een product van (alleen) de HR- en/of de recruitmentafdeling. Dat kan, maar hun doelgroep moeten dus niet zozeer de nieuwe medewerkers zijn, maar juist vooral: hun managers. Het draait om educatie en empowerment. De rol van HR is om managers te informeren over waaróm goede onboarding van toegevoegde waarde is en ze vervolgens te voorzien van tips, tricks en tools die hun ondersteunen in de uitvoering.
#4. Iedereen een buddy
Iedere nieuwe medewerker een eigen buddy blijkt steeds vaker cruciaal voor het succes. En bewust of onbewust, als organisatie heb je zeer waarschijnlijk al zo’n buddy-systeem. Ook in organisaties zonder een formeel buddy-systeem worden nieuwkomers immers vaak door hun meer ervaren collega’s wegwijs gemaakt. Bij onboardingspecialist Talmundo hebben ze een buddy-programma aan met 9 touchpoints ontwikkeld:
Preboarding:
Orientatie & introductie:
Integratie:
#5. Focus op preboarding
De tijd tussen het moment waarop een nieuwe medewerker zijn contract ondertekent en daadwerkelijk bij je organisatie begint kun je goed benutten om belangrijke bedrijfsinformatie te presenteren en je nieuwe medewerkers enthousiast te maken voor hun nieuwe baan en nieuwe team. Mensen zijn dan zeer leergierig, en dus is de groeiende aandacht voor deze fase van preboarding natuurlijk niet verrassend.
Houd er rekening mee dat werknemers in deze fase waarschijnlijk nog in hun vorige baan werken.
Maar overdrijf het niet. Houd er rekening mee dat werknemers in deze fase waarschijnlijk nog in hun vorige baan werken en dus niet per se de vrije tijd (of wilskracht) hebben om een onbetaalde trainingssessie van 2 uur te volgen. Houd het daarom liever luchtig met informele content zoals quizzen, veelgestelde vragen en korte feitjes en weetjes die hen tijdens de eerste dagen en weken zullen helpen, zoals een infographic over de dresscode of een virtuele tour door het kantoor. En verstrek de informatie gefaseerd, zodat je nieuwe medewerker niet meteen overweldigd raakt.
#6. Steeds meer digitaal
Ook het hele proces van onboarding is de laatste jaren steeds meer digitaal gegaan. Zo kun je nieuwe medewerkers makkelijker de gelegenheid geven om op hun eigen tijd en tempo de informatie tot zich te nemen, en kun je het meteen ook makkelijker interactief maken. Veel activiteiten kun je goed naar een digitale omgeving verplaatsen zonder afbreuk te doen aan het ‘menselijke’ element. Denk aan: veelgestelde vragen of bepaalde manieren om feedback te verzamelen.
#7. Het welkomstpakket
Niet alleen een aardig cadeautje voor elke nieuwe medewerker, maar tegelijkertijd een mooi PR-momentje, omdat velen van hen het graag op sociale media delen. Het welkomstpakket als tegenhanger van het kerstpakket is dan ook sterk in opkomst als onboardingtool. Maar pas op, zulke welcome kits zijn misschien goed voor het begin van een ambassadeurschap, maar zelden voldoende om de cultuur goed over te brengen. Daar is dus meer voor nodig dan een dopper en een T-shirt.
#8. Remote vraagt reactie
Ongetwijfeld de grootste verandering in het hele onboardingproces de laatste jaren is dat het zich in veel gevallen volledig remote ging afspelen. Met alle gevolgen van dien: minder makkelijk contact maken met managers en collega’s, minder makkelijk een rondleiding door het hele gebouw organiseren, minder sociale events om informeel nader kennis te maken.
Vergeet ook de reboarding niet van medewerkers die na 2 jaar voor het eerst naar kantoor komen.
Duidelijke verwachtingen en regelmatige communicatie zijn hierbij cruciaal, zodat mensen niet gaan ‘zwemmen’, schrijft Harvard Business Review. Een trend die hier trouwens mee samenhangt is reboarding, oftewel: hoe ga je na de coronapandemie om met mensen die weer naar kantoor kunnen komen? Zeker voor mensen die de afgelopen 2 jaar begonnen zijn, en dus nog nauwelijks een voet binnen hebben gezet, is een apart programma hiervoor aan te raden. Je kunt hen immers nog steeds min of meer als ‘nieuwe’ medewerkers beschouwen.
#9. Hou het inclusief
Onderzoeken laten keer op keer de waarde van diversiteit zien. In onboarding was er tot voor een aantal jaar geleden echter weinig aandacht voor: dat focuste erop mensen zo snel mogelijk productief krijgen, en paste daarvoor meestal een one size fits all-benadering toe. Maar dat is de laatste tijd sterk aan het veranderen, met de opkomst van meer ‘inclusieve’ onboardingprogramma’s, die al vanaf het prille begin bijvoorbeeld ruimte laten voor debatten over diversiteit, gelijkheid en inclusie, en medewerkers aanmoedigen hun diversiteit te vieren, in plaats van weg te drukken.
#10. Gamification
De homo ludens komt ook in de fase van onboarding steeds meer aan zijn trekken. Gamified onboarding is niet nieuw. In 2018 lanceerde Deloitte bijvoorbeeld al een interactieve game, ‘The Chosen Analyst’, om nieuwe analisten te onboarden aan de hand van de zombie apocalyps. Die trend is de jaren daarna alleen maar verder vervolmaakt, met voorbeelden als Pepsi en PwC die via spannende games hun nieuwe medewerkers snel up-to-speed krijgen.
#attheoffice looks so different these days. This is way beyond #wfm. Things may not be normal, but I’m loving this #aureate regular. ?✒? #futureofwork @thebrickerati @ThisIsYourCue_ @1OF1NEO @LordPlug_ @PlugWorld_ @PlugCoin_ #onboarding #PlugVoxel⚔ #web3multiverse #Brickerati pic.twitter.com/4uwWWhDJAl
— Pamela B. Daniels (@LPink) November 4, 2021
Bijzondere vermelding hier verdient daarnaast de opkomst van virtual reality in onboarding. Zo ontdekte Accenture recent al hoe je hier efficiënt mee aan de slag kunt door maar liest 60.000 headsets (!) te bestellen voor training van nieuwe medewerkers. Ook grote organisaties als Bank of America, Walmart, en UPS hebben in de Verenigde Staten al virtual reality grootschalig in hun onboarding ingebouwd. Wie volgt in Nederland?