Een motivatiebrief schrijven? ‘Kandidaten vinden het een hel‘, zegt Aaltje Vincent. Een drempel om te solliciteren? Nee, het is veel meer dan dat, aldus de sollicitatie-expert, die al sinds 1988 in het vak van loopbaanadvies zit. ‘Ze vinden het vreselijk.’ En waarom zou je het als werkgever eigenlijk nog aan je kandidaten vragen, stelt ze in de eerste aflevering van een nieuw seizoen van de Indeed-podcastserie Werken aan groei. ‘De waarde die je eraan kunt hechten is tanende’, aldus Vincent. ‘Plus: het is drempelverhogend voor de kandidaat. Dus ik zou zeggen: werkgevers, stop ermee.’
En zo heeft ze in de podcast nog wel meer tips waar recruiters hun voordeel mee kunnen doen, en die eigenlijk allemaal draaien om één principe: zet de wensen en gedachten van de kandidaat centraal. ‘Ga echt in de schoenen van de werkzoekende staan. Help hen met solliciteren.’ Hoe je dat het beste kunt doen? 10 tips.
Tip 1: Een tekst die iemands hart raakt
‘Als een vacaturetekst niet iemands hart weet te raken, dan komt hij of zij natuurlijk nooit in beweging’, stelt Vincent in de podcast. Daar begint dus volgens haar elk succesvol sollicitatieproces mee. ‘Mensen moeten door deze tekst in elk geval op onderzoek willen uitgaan: zal ik daar gaan solliciteren of niet?’ Een vacaturetekst en functieomschrijving uit de la trekken? Nooit (meer) doen, zegt ze. Wat dan wel? ‘Vraag aan je huidige medewerkers in die functie: wat zou jou nou raken als je openstaat voor nieuw werk? Je doelgroep heb je meestal al in huis. Ga met hen praten. Dat is echt essentieel’
Tip 2: Niet alleen post & pray
Je vacaturetekst online zetten en dan maar afwachten wie reageert? Die tijd is echt wel voorbij, aldus Aaltje Vincent. ‘Het aantal baanwisselingen is hoger dan ooit. Er werkten ook nog nooit eerder zoveel mensen in Nederland. Maar het aantal mensen dat uit zichzelf solliciteert is lager dan het ooit geweest is.’ Dat betekent dus dat je ook zelf mensen moet gaan benaderen, zegt ze. En dat je aan je huidige medewerkers moet vragen of ze nog iemand weten. Referral recruitment dus. Al is ook daarbij een goede vacaturetekst nog altijd onmisbaar, benadrukt ze.
Tip 3: Zet je deuren open
Als organisatie je deuren openzetten voor sollicitanten? Het is een ijzersterke methode om – vrij letterlijk – de drempel te verlagen, zegt Vincent. ‘Dat betekent dat je als kandidaat al kunt kennismaken met de mensen die nu al het werk doen en hen al je vragen stellen, en pas daarna besluit je of je solliciteert of niet. Dat levert fantastische zelfselectie op, is mijn ervaring. En daardoor spreek je ook meteen de beste kandidaten. Daar heb ik de afgelopen jaren gelukkig al heel wat organisaties mee kunnen helpen.’
Tip 4: Geef een contactpersoon
Snel naar een kandidaat reageren is belangrijk, benadrukt ze. Veel kandidaten hebben meerdere procedures lopen. Als je niet snel reageert, loop je kans ze voorgoed kwijt te raken. Maar nog belangrijker is: wees helder over de contactpersoon. Of liever gezegd: jouw sollicitatie-accountmanager, zoals Vincent het noemt. ‘Als je een huis koopt, ook zo’n life changing event, wil je ook niet elke keer een andere contactpersoon. Voor het 1-op-1-contact is het belangrijk dat je een vertrouwd iemand hebt.’
Tip 5: Wijs nooit zomaar af
Een afwijzing als ‘Andere kandidaten pasten beter in het profiel’? Daarmee doe je niet alleen de inspanning van sollicitanten, maar ook je eigen organisatie echt tekort, stelt ze. Kijk bijvoorbeeld naar het sollicitantenspreekuur dat het Reinier de Graafziekenhuis in Delft al sinds 2014 organiseert (en waarvoor het in 2018 een Werf& Award in de wacht sleepte). ‘De kandidaten die daar op gesprek komen, laten recruiters vaak op een andere manier kijken, en zo zijn veel mensen uiteindelijk toch nog aangenomen.’ En wijs ook nooit zomaar af, benadrukt Vincent. ‘Maar vraag ook altijd of je ze op de hoogte mag houden van vacatures en evenementen.’
Tip 6: Zorg voor een gelijkwaardig gesprek
Als het gaat om het sollicitatiegesprek zelf, is het voor haar het belangrijkst dat het ‘gelijkwaardig’ is, en dus geen kruisverhoor. Dat betekent onder meer: in de uitnodiging naar de kandidaat alle informatie meesturen ‘die nodig is om voor jou te kiezen’, en die ook ervoor zorgt dat beide kanten van de tafel qua informatie op gelijke hoogte zijn, maar daar ook al bij vermelden: ‘We kijken ernaar uit om ook jouw vragen te beantwoorden.’ ‘Daarmee zorg je niet alleen dat de kandidaat zich gehoord en gezien voelt, maar zorg je tegelijk ook ervoor dat hij of zij zich goed gaat voorbereiden, en dus zich goed inleest.’
Tip 7: Vraag niet: waarom wil je hier werken?
Een gestructureerd sollicitatiegesprek werkt het beste en is het meest eerlijk, zegt Vincent in de podcast. Daarvoor moet je eerst intern bespreken welke competenties of skills je zoekt, en met welke vragen je die gaat toetsen. Vragen die altijd goed zijn? Die kan ze dus ook niet geven, die hangen immers af van de vacature. Vragen die níet goed zijn? Die heeft ze wel. ‘Zoals de vraag: “Waarom wil je hier werken?” De kandidaat heeft juist gesolliciteerd om te kijken óf hij of zij daar wil werken. Dus die vraag kan-ie op dat moment nog helemaal niet beantwoorden. Je kunt hooguit vragen: waarom heb je hier gesolliciteerd?’
‘Solliciteren is al hartstikke spannend. En dan ga jij als recruiter vragen stellen om iemand uit zijn comfortzone te halen? Woest word ik ervan.’
Andere vragen die bij haar uit den boze zijn, zijn ‘rare testvragen’ om een kandidaat uit z’n comfortzone te halen. ‘Solliciteren is al hartstikke spannend. En dan ga jij als recruiter vragen stellen om iemand uit zijn comfortzone te halen? Woest word ik ervan. Dat heeft niets met competenties testen te maken.’ En al net zo gevoelig is ze voor de vraag naar iemands huidige salaris. ‘Dat gaat je als toekomstig werkgever geen snars aan. Je bent in gesprek over iemands toegevoegde waarde in die nieuwe rol bij jouw organisatie. Daar moet het over gaan: wat ben je waard in deze rol? Dat staat dus los van iemands huidige inkomen.’
Tip 8: Benoem het salaris al in de vacature
Over salaris gesproken: dat moet je ook altijd al meteen in de vacaturetekst benoemen, tipt Vincent. ‘Als je geen salaris noemt in je vacaturetekst, krijg je in de eerste plaats al minder sollicitanten en ook nog eens minder goede sollicitanten. Maar als je het wel noemt, kunnen mensen betere zelfselectie doen. Dat voorkomt dat je na allerlei rondes het alsnog stukloopt op het salaris. Dan heb je al je tijd en energie erin gestoken, en dan klapt het alsnog. Dat wil je voorkomen. Dus: absoluut, het salaris hoort al thuis in de vacaturetekst.’
Tip 9. Wees helder over de procedure
Een interviewpanel van 5 mensen tegenover een kandidaat zetten? Niet doen, adviseert Vincent. ‘Dat komt nogal intimiderend over.’ Net zoals ze haar vraagtekens zet bij 9 sollicitatiegesprekken voordat een keuze gemaakt wordt. Maar het allerbelangrijkste hierbij: manage de verwachtingen. ‘Als de kandidaat het van tevoren weet, en als je uitlegt waarom je het zo doet, hoeft het helemaal niet erg te zijn.’ Het gaat erom de kandidaat te helpen met jouw sollicitatieproces, zegt ze. ‘Bij de rijksoverheid geven ze bijvoorbeeld webinars met tips en uitleg over hoe daar te solliciteren. Dat vind ik de ultieme candidate experience.’
Tip 10: Ga podcasten
Er zijn tegenwoordig veel verschillende manieren waarop je (online) meer inzicht kunt geven aan je sollicitanten. Naast de vacaturetekst kun je bijvoorbeeld ook goede foto’s en video maken, zodat de kandidaat al een indruk krijgt over hoe het is om bij je te werken. Maar niet iedereen wil z’n gezicht online hebben. En dan kunnen podcasts ook heel verhelderend zijn, vertelt Vincent. ‘Bij de NS deden ze dat heel goed, door een conductrice te laten vertellen hoe het is om ‘s nachts op de trein te werken. Dat was een fantastische aanvulling op de vacaturetekst.’
Maar ook andere manieren om als werkgever meer over de vacature en de sollicitatieprocedure te vertellen zijn natuurlijk mogelijk, zegt ze. ‘Ik heb een tekening, een gratis downloadbare visual en ik ken dus ook werkgevers die die tekening sturen naar alle sollicitanten. Inclusief bijvoorbeeld kledingtips. Er zijn ook werkgevers die zeggen: we plannen de gesprekken op de momenten dat het jóu uitkomt. Die gaan echt in die schoenen van de werkzoekende staan.’ En dat is ook wat ze eigenlijk alle HR-managers van Nederland wil meegeven. ‘Pak de schoenen van de kandidaat, en kijk dan: hoe kunnen we het anders doen?’
Meer weten?
Beluister hier de hele Werken aan Groei-podcast van Indeed: