Recruitment is veel meer dan: vacatures vullen. Het gaat erom de juiste mensen aan te trekken voor je organisatie, voor nu én voor toekomst. Succesvol recruitment begint daarom altijd met een strategie en een plan. En ja, dat geldt zelfs als je maar een paar vacatures per jaar hebt. Want ook dan kun je door na te denken en goede keuzes te maken voorkomen dat je bij elke nieuwe vacature opnieuw het wiel moet uitvinden. Daarom starten we deze serie ‘Recruitment Basics’ met de vraag: wat staat er in een recruitmentstrategie?
Wat leveren een strategie en plan je op?
Eerst maar even de vraag: wat leveren een goede strategie en plan je eigenlijk op? Met een goed recruitmentplan bereik je (tenminste) drie grote doelen:
- Je krijgt duidelijker in beeld aan wat voor mensen je organisatie behoefte heeft.
- Je bespaart tijd en kosten en laat het werving- en selectieproces soepeler verlopen.
- Met een plan leer je beter selecteren wie past bij jouw organisatie (en vacatures).
3 basisvragen
Als je wil beginnen met een recruitmentplan, moet je jezelf drie vragen stellen. De antwoorden daarop vormen het hart van jouw strategie.
#1. Wat wil je bereiken met je recruitment?
‘Snel alle vacatures invullen’, ja, nogal wiedes. Maar daar gaat iets aan vooraf. Richt je recruitment zich vooral op vervanging van mensen die weggaan of verwacht je een groei van je organisatie? Laat de vlootschouw strategische gaten zien? Loopt de bedrijfscontinuïteit gevaar? Heb je nieuwe competenties nodig om je verder te kunnen ontwikkelen? Of wil je misschien jouw concurrent verzwakken en zijn toptalent wegkapen? Misschien wil je wel je kosten verlagen door minder mensen structureel in te huren? Al deze redenen horen een uitwerking in je plan te krijgen.
Misschien wil je wel je kosten verlagen door minder mensen structureel in te huren?
Heb je je doelen duidelijk, dan komen de keuzes die je kunt maken in beeld. Is snelheid cruciaal? Zet dan een wendbare recruitment-aanpak op, gericht op een korte time-to-hire. Zoek dan bijvoorbeeld actief samenwerking op met bureaus. Maar wil je vooral je kosten van inhuur verlagen? Kijk dan eerst waaróm je zoveel inhuurt. Is dat omdat je de mensen niet kunt vinden en dus ‘moet’ inhuren? Dit vraagt om een aanpak met sourcing en talentpooling, waarmee je dat schaarse talent wél kunt aantrekken.
Andere mogelijke recruitmentdoelen:
- Minder afhankelijk worden van externe werving- en selectiebureaus?
- Bétere medewerkers aannemen en je verloop verlagen?
- Je interne vacaturehouders beter informeren en meer grip krijgen op je werving- en selectieproces?
- De totale (recruitment)kosten verlagen?
#2. Wat is je jaarlijkse behoefte?
Kijk voordat je een plan maakt eerst naar je wervingsbehoefte per jaar. Dat helpt een goede forecast te maken en prioriteiten aan te brengen. Wanneer verwacht je welke vacatures? Zijn er groeiplannen? Zijn er medewerkers met een prestatieverbeterplan? Krijgen bepaalde vacatures altijd voorrang omdat ze cruciaal zijn? Sommige vacatures kun je redelijk goed voorzien. Denk aan geplande groei of uitbreiding van je organisatie. Het is moeilijker te voorspellen wanneer iemand ontslag neemt. Maar ook een vacature-forecast die misschien niet helemaal accuraat is, kan je helpen je recruitment gedegen op te pakken.
Sommige vacatures kun je redelijk goed voorzien, denk aan bepaalde groei of uitbreiding.
Kijk daarvoor niet alleen naar elk bedrijfsonderdeel, maar bijvoorbeeld ook naar logische ‘clusters’ van rollen. Kun je drie afdelingen met accountmanagers bijvoorbeeld samenvoegen tot één groep ‘vacatures accountmanagement’? Probeer waar het kan de vacatures ook in de tijd te plaatsen, bijvoorbeeld in kwartalen. Zo’n forecast kan je helpen de bottlenecks in beeld te brengen. Heb je ieder jaar in januari een vacaturepiek? Dan kun je dan zorgen voor tijdelijke extra capaciteit in je recruitment.
Een forecast geeft ook inzicht in hoeveel tijd je nodig hebt om een vacature in te vullen.
Zo’n forecast geeft ook inzicht in hoeveel tijd je nodig hebt om een vacature in te vullen. Bij sommige vacatures gaat dat heel snel, terwijl andere juist heel lastig zijn. Maar het grootste voordeel van een forecast is natuurlijk dat je ontdekt of je het nog ‘erbij kunt doen’ of dat het tijd wordt om extra ondersteuning te organiseren.
#3. Wat zijn je huidige capaciteiten?
Voordat je gaat rennen, moet je eerst kunnen lopen. Daarom is het goed eerst in te schatten wat je huidige capaciteiten zijn. Dan zie je vanzelf de verbetermogelijkheden om een start te maken met een strategie die haalbaar én ambitieus is. Een handzaam overzicht daarvoor vind je in het zogeheten Talent Acquisition Model van Bersin. Dit model bevat vier stadia waarin je aanpak zich kan bevinden:
Organisaties die nog niet echt een een strategie of plan hebben op recruitmentgebied bevinden zich op het eerste niveau. De artikelen van deze serie willen je op weg helpen naar het volgende niveau (en misschien nog wel een stap verder).
Veel organisaties hebben niet echt een een strategie of plan op recruitmentgebied.
De volgende indeling helpt je in te schatten waar jouw organisatie zich momenteel bevindt:
| Reactief tactisch recruiten | Gestandaardiseerd operationeel recruitment | |
| Vacatures | Handmatig gepubliceerd op je werkenbij-site en jobboards. | Geautomatiseerd doorposten van je vacatures op je eigen site, jobboards en social media. |
| Marketing | 1-op-1-(mail)berichten naar kandidaten en een one-size fits all-aanpak om talent aan te spreken. | Geautomatiseerd informeren van je kandidatenbestand en gesegmenteerde benadering van kerndoelgroepen. |
| Sourcing | Voornamelijk afhankelijk van publicatie vacatures, je website en werving- en selectiebureaus. | Gericht kandidaten zoeken en benaderen voor bepaalde vacatures. |
| Selectie | Elke selecteur heeft eigen aanpak. | Aanpak gerelateerd aan kritische succesfactoren van de rol. |
| Proces | Unieke aanpak per vacature. | De aanpak is gestandaardiseerd, eventueel aangepast aan de vacature. |
| Onboarding | Het programma voor nieuwe medewerkers is ad hoc. | Er bestaat een basis onboarding-programma. |
| Strategie | Geen koppeling tussen strategie en praktijk. | Strategie is doorvertaald in de aanpak. |
| Organisatie | Geen vaste rollen of afspraken over recruitmentproces. | Recruitment ondergebracht bij getrainde professionals. |
| Budget | Geen apart budget voor recruitment. | Budget voor recruitment opgenomen in het totaal HR-budget. |
| Sturing | Geen of weinig recruitment-KPI’s en kengetallen. | Minstens enkele KPI’s of kengetallen in gebruik. |
Over de serie Recruitment Basics
De serie Recruitment Basics verschijnt om de week op dinsdag en behandelt elke keer een standaard onderdeel van elk werving- en selectieproces. De artikelen zijn bedoeld om (beginnende) recruiters goed op pad te sturen. De serie wordt geschreven door Koen Roozen, partner van HetRecruitingKantoor, én hoofddocent Strategisch Recruitment bij de Academie van Arbeidsmarktcommunicatie. De serie verschijnt (in aangepaste vorm) ook daar regelmatig op de site.
Meer over planning?
Van 9 tot 23 april vindt bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie de training ‘Het arbeidsmarktcommunicatieplan’ plaats. Met een goed arbeidsmarktcommunicatieplan weet je de juiste medewerkers voor je organisatie aan te trekken en te behouden. Tijdens deze online live workshop leer jij een duurzaam arbeidsmarktcommunicatieplan te maken voor 2021 en verder.
Nu inschrijven