Chatbots rukken op in recruitment. Maar op welke manieren kunnen ze allemaal van pas komen? Een overzicht van 5 toepassingen.

Nu Artificial Intelligence (AI) zich steeds verder ontwikkelt, nemen ook de mogelijkheden van chatbots in het hele werving- en selectieproces toe. En hoewel een robot nooit een persoonlijke klik met een kandidaat zal kunnen aanvoelen, zijn er in het proces best een aantal praktische toepassingen te bedenken waarin de chatbot toegevoegde waarde kan bieden. We noemen er 5:

> 1. Voor repetitieve, administratieve taken

Bij recruitment komt altijd veel administratie kijken; niet meteen het leukste en meest uitdagende werk. Om dit soort repetitieve, tijdrovende taken over te nemen is een chatbot uitermate geschikt. De recruiter heeft zo tijd vrij om impact te maken op het persoonlijke vlak.

kandidaten vinden het vaak prettig als ze voor administratieve zaken geen live contact hoeven te hebben

Uit ervaring blijkt dat kandidaten het vaak ook prettiger vinden als ze voor administratieve zaken niet direct live contact met een recruiter hoeven te hebben. Als je bijvoorbeeld een slimme koppeling maakt met de agenda van de recruiter, kan een kandidaat rustig ’s avonds op de bank een afspraak inplannen. Veel makkelijker en sneller dan twee of drie keer heen en weer mailen met een recruiter. Net zoals je bij Bol.com aangeeft wanneer je pakketje bezorgd moet worden, plan je via de chatbot makkelijk een geschikt moment voor je interview of intakegesprek.

> 2. Tijdens oriëntatie en evaluatie

Een andere mogelijke toepassing van een chatbot vind je tijdens de oriëntatiefase van een kandidaat. Stel: iemand is online op zoek naar een geschikte vacature, maar is nog niet toe aan live contact met een recruiter. De chatbot kan dan een heel laagdrempelige manier zijn om alvast een aantal vragen te beantwoorden over bijvoorbeeld de cultuur binnen een bedrijf, de benodigde opleiding, het geboden salaris, en de standplaats.

Een chatbot kan basale vragen 24/7 beantwoorden, in plaats van dat een recruiter pas na een dag of 2 reageert

Een chatbot kan zulke basale vragen 24/7 beantwoorden, in plaats van dat het een dag of twee duurt voordat een recruiter tijd heeft om te reageren. En zelfs ná de sollicitatiegesprekken kan een chatbot nog contact met de kandidaat onderhouden, bijvoorbeeld om het gesprek te evalueren.

> 3. Bij GDPR-wetgeving

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) van kracht. Dit brengt ook binnen de recruitmentsector veel extra werk met zich mee. Recruiters hebben vaak duizenden kandidaten in hun database. Op die schaal is het schier onmogelijk om de kandidaten persoonlijk om toestemming te vragen om hun gegevens in het ATS te mogen houden. Ook hier kan de chatbot uitkomst bieden.

De GDPR-check is meteen ook een alibi om weer eens contact te hebben met kandidaten

Bovendien is de GDPR-check meteen ook een alibi om weer eens contact te hebben met kandidaten. En dan niet via een saai e-mailformulier, maar in een ‘leuk gesprek’ met een chatbot. ‘Kan ik je verder nog helpen? In welke vacatures ben je geïnteresseerd?’

> 4. Bij job alerts

Een andere toepassing waar veel toekomst in zit, is het gebruik van chatbots om job alerts via pushnotificaties in Facebook Messenger bij de kandidaat te brengen. Bijvoorbeeld: iemand bekijkt een vacature voor een Java Developer in Amsterdam. De chatbot kan dan meteen het gesprek voorzetten via de kanalen die mensen toch al gebruiken. Aan de medewerkerskant (intern bij bedrijven) is dit vooral via Skype for Business. Hier fungeert de virtuele chatbot dan als één van de medewerkers. Aan de kandidaatkant is het meestgebruikte kanaal Facebook Messenger. Waarschijnlijk is binnen afzienbare tijd WhatsApp ook volledig opengesteld voor bedrijven. En dan beschik je ineens over een communicatiekanaal dat bijna heel Nederland al op z’n smartphone heeft.

> 5. Voorselectie bij high volume vacatures

In de recruitmentwereld juichen we elke kandidaat meestal toe. Maar soms heb je honderden reacties op één vacature. Dit soort high-volume vacatures zijn voor een recruiter heel tijdrovend. Een chatbot kan in dit soort gevallen met een aantal gerichte vragen alvast een voorselectie maken. En dat op een vriendelijke manier. Stel: de vacature is in Limburg. De chatbot kan het dan zien als iemand uit Amsterdam reageert en mogelijk een andere vacature voorstellen. Zo kan de selectie op een leuke manier vaak al met de helft worden teruggebracht.

https://youtu.be/4UpADPocU5Q

Ze kunnen ook meer informatie vergaren

Tot slot: chatbots kunnen ook helpen meer informatie over een kandidaat te vergaren. Het is bijvoorbeeld gebleken dat kandidaten eerder geneigd zijn bepaalde gegevens achter te laten bij een chatbot dan via een sollicitatieformulier op de website. Dit geeft dus meer inzicht in kandidaten, waaruit later weer waardevolle leads zijn te halen.

Kans of bedreiging?

Betekent dat allemaal opgeteld dat chatbots banen van recruiters bedreigen? Ik denk het eerlijk gezegd van niet. Chatbots kunnen juist die taken overnemen waar recruiters door tijdgebrek niet aan toekomen, of die plaatsvinden in de avonduren. Zonder dat je de kandidaat confronteert met saaie antwoordformulieren.

Een chatbot voelt steeds ‘menselijker’ aan, doordat hij continu wordt opgevoed en bijleert

Een gesprek met een chatbot voelt bovendien steeds ‘menselijker’ en natuurlijker aan, doordat de chatbot continu wordt opgevoed en bijleert. Dit zorgt er ook voor dat de chatbot steeds meer vragen kan afvangen. Belangrijk voordeel voor de kandidaat: meteen het juiste antwoord verhoogt de candidate experience enorm.

De ‘hybride middenweg’

Een goed alternatief is te kiezen voor de ‘hybride middenweg’. Oftewel: start het proces met de chatbot en laat daarna een medewerker naadloos het gesprek overnemen. Dit vraagt echter wel wat van de organisatie en is doorgaans makkelijker te realiseren voor grotere bedrijven dan voor kleinere.

Over de auteur

Dit blog is geschreven door Bo Stevens, product owner bij Carerix, dat sinds 2017 via de Amsterdamse start-up Joboti als partner een virtuele assistent aanbiedt aan klanten binnen het Carerix-platform.

Lees ook:

• 9 manieren waarop AI in recruitment nu al zijn waarde bewijst
• Dankzij Eva zitten Octas’ kandidaten nooit meer om antwoord verlegen (Joboti)
• ‘Nog even, en robot neemt de recruiter (bijna) helemaal over’