Met véél sollicitanten maak je hem niet blij. Wel met: tevreden sollicitanten. Waarom hamert Jaap Rip (Bol.com) daar toch zo op? ‘Wie je vandaag afwijst, kan over 2 jaar je ideale kandidaat zijn.’
In het Utrechtse kantoor van Bol.com is een grote ontvangstruimte. In allerlei zitjes wordt overleg gevoerd en druk gewerkt. Maar sollicitanten zul je hier niet snel vinden. Speciaal voor recruitment zijn namelijk drie kamers vrijgemaakt. Dáár worden de gesprekken gevoerd, dáár krijgen kandidaten hun eerste kijkje in de keuken en een goede indruk van de sfeer van het bedrijf. ‘Zo voorkom je dat je kandidaten elke keer in een andere kamer moet ontvangen’, legt recruitmentmanager Jaap Rip uit, in een exclusief interview.
Hoe minder sollicitanten, hoe beter
De speciale interviewkamers vormen maar een van de vele manieren waarop de online reus laat zien de kandidaatervaring boven alles te stellen. Reductie van het aantal sollicitanten hoort er wat Rip betreft net zo goed bij. ‘Ik wil niet dat recruiters te veel tijd kwijt zijn aan het afwijzen van mensen. In plaats van zich bezig te houden met mensen die zélf denken dat ze hier passen, heb ik liever dat ze zoeken naar mensen van wie wíj denken dat ze hier passen.’
‘Ik wil niet dat recruiters te veel tijd kwijt zijn aan het afwijzen van mensen’
Van 25.000 naar 7.000 sollicitanten
Het blijft niet bij loze woorden. Toen Rip begon bij Bol.com, zo’n 6,5 jaar geleden, kwamen er jaarlijks nog zo’n 25.000 sollicitanten binnen bij het e-commercebedrijf. Inmiddels is dat gedaald naar zo’n 7.000. Maar dat heeft geen invloed gehad op de quality-of-hire, bezweert hij. De 350 vacatures die het bedrijf jaarlijks heeft, kunnen er prima mee worden vervuld. En over populariteit als werkgever heeft Bol.com ook nog steeds niet te klagen.
https://www.youtube.com/watch?v=cDQKsn-WZec
Hitrate: 20 procent
Een recruiter bij Bol.com heeft gemiddeld per kwartaal zo’n 15 vacatures te vervullen, vertelt Rip. De ‘hitrate’ is ongeveer 20 procent, oftewel van de 5 mensen die op een eerste sollicitatiegesprek komen, wordt er eentje aangenomen. Voor alle rollen (op minimaal hbo-niveau) krijgen kandidaten ook een zogenoemde ‘aftest’ op hun capaciteiten. Dat gebeurt ná de sollicitatiegesprekken. Jaap Rip: ‘Wij vinden: in de kandidaatervaring is het belangrijk dat je elkaar eerst leert kennen. En zo’n test duurt tot 2,5 uur. Die tijdsinvestering wil je ook niet aan iedereen vragen.’
‘Helemaal waterdicht krijg je het nooit’
De test heeft zijn waarde wel bewezen, stelt Rip. Voor een deel is hij voor het hele bedrijf hetzelfde, voor een deel rolafhankelijk. ‘Een software architect heeft andere competenties nodig dan een buyer.’ Helemaal waterdicht krijg je het nooit, zegt de recruitmentmanager. ‘Maar de voorspellende waarde is bij ons hoog gebleken. Misfits kunnen we ons niet veroorloven. En deze test helpt daarbij.’
Veel veranderd
Er is veel veranderd in de 6,5 jaar dat hij bij Bol.com werkt, zegt hij. ‘Toen ik hier kwam was de werkenbij-site nog niet echt door te meten. En de vacatureteksten die erop stonden waren nog verkapte functieprofielen. Het kandidaatproces was nogal intern gericht. Ik kreeg ook mailtjes van kandidaten die 3 maanden geleden op gesprek waren geweest en nog steeds niets hadden gehoord.’
Proces in 21 stappen
Dat is inmiddels wel veranderd, aldus Rip. Nu staat de ervaring van de kandidaat ‘op 1, 2 en 3’, zoals hij het uitdrukt. ‘Ik ben ook begonnen managers te trainen in interviewtechnieken volgens de STAR-methodiek. En we hebben daarnaast het hele recruitmentproces, van intake tot aanbod, uitgeschreven in 21 substappen, en bekeken hoe we dat idealiter eruit wilden laten zien.’
Géén generieke employer-branding-campagne
Momenteel komt ongeveer een derde van de hires bij Bol.com via referral, een derde via eigen sourcing, en een derde via de eigen banensite. ‘We zullen nooit een generieke employer-branding-campagne doen’, zegt Jaap Rip. ‘Wat we wel proberen is relevante informatie te delen met relevante doelgroepen.’
‘We zullen nooit een generieke employer-branding-campagne doen’
Geen recruiter, maar community manager
En het grappige is: recruiters heten bij Bol.com helemaal geen recruiters, maar ‘community managers’. Dat komt, legt Rip uit, omdat ze veel méér doen dan alleen kandidaten bij een vacature zoeken. ‘Ze zorgen voor de instroom, maar helpen ook bij de ontwikkeling van mensen. En zorgen zelfs voor de exitgesprekken als iemand onverhoopt weer vertrekt.’
Kandidaten niet teleurstellen
En ze moeten dus ook ervoor zorgen dat geen kandidaat teleurgesteld raakt tijdens het proces. Zelfs niet als de kandidaat onverhoopt wordt afgewezen. ‘Recruiters die zo betrokken willen zijn, dat zijn voor mij de goede recruiters’, zegt de recruitmentmanager. ‘Alleen als je persoonlijk betrokken bent, word je steeds beter in het herkennen van het juiste talent. Dáár wil ik mijn tijd aan besteden. Niet aan het afhandelen van 20.000 ongewenste sollicitanten.’
https://www.youtube.com/watch?v=0Moo59lyZ4Q
13 recruiters, 1 Award
Bij Bol.com werkt momenteel een recruitmentteam van zo’n 13 man. ‘Daar zit ook employer branding bij, en de hele candidate experience‘, legt Rip uit. ‘Daarnaast werken de recruiters aan development van de medewerkers, en doen we ook de banensite.’ Die banensite werd in het verleden al eens beloond met een Digitaal Werven-award (in 2014).
Beslissing van een half miljoen
‘Recruitment is hier altijd al strategisch geweest’, weet Rip. ‘Werving en selectie wordt ook wel gezien een van de belangrijkste taken van managers.’ Dat moet hij hen overigens nog wel eens uitleggen, zegt hij. Bijvoorbeeld in de interviewtrainingen die hij verzorgt. ‘Dan leg ik uit: 10 minuten te laat komen als hiring manager? Dat kan gewoon niet. Het gaat om beslissingen waarmee ruim een half miljoen euro gemoeid is, gerekend over de gemiddelde tijd dat iemand hier werkt. Daar moet je serieus mee omgaan.’
Nog veel op het verlanglijstje
Wat staat er na al die jaren nog op zijn verlanglijstje? ‘O, nog zoveel’, zegt hij. Maar als eerste noemt hij ook hier: ‘De kandidaatervaring optimaliseren’. Daarnaast wil hij ook beter meten wat gebeurt met de mensen die in dienst zijn gekomen. Hoe ontwikkelen ze zich? En wat zegt dat over hoe ze zijn geworven? Zulke predictive analytics moeten uiteindelijk het proces nóg beter maken, zegt hij.
‘Neem iedere sollicitatie serieus, alsof het je eigen is’
Een emotioneel proces
Als het gaat om de kandidaatervaring hanteert Jaap Rip overigens één simpele stelregel: ‘Neem iedere sollicitatie serieus, alsof het je eigen is.’ Solliciteren is voor iedereen een emotioneel proces, zegt hij. Daar moet je dus niet lichtzinnig mee omspringen. ‘Gelukkig ben ik hier niet de enige in het team die er zo obsessief inzit. Dat is ook wel iets wat ik wil meegeven aan anderen in het vak. Neem er verantwoordelijkheid voor. Toon passie. Aantallen sollicitanten zegt niets. Het gaat om de kwaliteit. En dat je de kandidaat altijd netjes behandelt. Want ook iedere kandidaat is klant bij bol.com.’
Lees ook: