Bij Moneybird mag iedere medewerker meebeslissen over de nieuwe collega’s. Wat levert dat op?
Moneybird is een ontwikkelaar van software voor financiële administraties. Zo’n jaar geleden bestond de organisatie nog slechts uit 7 mensen. Daar kwamen er in de afgelopen 2 jaar maar liefst 10 bij. En op dit moment staan er ook nog eens 4 vacatures open. Elke keer een nieuwe medewerker vinden is ‘een hele klus’ voor een kleine organisatie, zegt de betrokken ‘organisatiespecialist’, Jorieke Levink.
Veel geëxperimenteerd met hiring traject
Moneybird heeft ‘veel geëxperimenteerd met het hiring traject’, vertelt ze. Met als slotsom dat nu iedereen mag meepraten als er iemand wordt aangenomen. ‘De beslissing om versterking te zoeken nemen we samen. Natuurlijk vragen we ons eerst af waarom we versterking zoeken. En daarna: wat voor type moet het zijn, met hoeveel ervaring? Welke taken moet hij of zij vervullen? Daaruit volgt een vacature die we met alle collega’s kritisch beoordelen voordat we de vacature online plaatsen.’
De beste kandidaten geselecteerd
In het programma Homerun wordt vervolgens een ‘hiring team’ geformeerd. In het programma kan iedereen meekijken naar reacties op een vacature die binnenkomen en de sollicitanten beoordelen en opmerkingen plaatsen. ‘Daar worden de beste kandidaten uit geselecteerd die we uitnodigen voor een kennismakingsgesprek.’ 
Elke kandidaat dezelfde vragen
Moneybird laat zich voor die gesprekken onder meer inspireren door Google. Levink: ‘In het boek ‘De toekomst van werk’ lees je hoe Google erachter kwam dat het eigenlijk niet uitmaakt wie de sollicitatiegesprekken voeren: de managers of de werknemers. Het is vooral belangrijk dat je aan alle kandidaten dezelfde vragen stelt. En dus stellen wij deze vragen in een steeds wisselend team, terwijl we ook proberen gevoel te krijgen bij de persoonlijkheid van de kandidaat. De antwoorden verwerken we in een samenvatting. Zo heeft iedereen inzicht in hoe het gesprek verliep.’
Een opdracht uitwerken
En dan komt feitelijk het moment suprême van het sollicitatieproces bij Moneybird: het meelopen. ‘Afhankelijk van de vacature kan het zijn dat we de beste sollicitanten eerst nog vragen om vanuit huis een opdracht voor ons uit te werken. Deze opdracht beoordelen we dan blind en de beste hiervan vragen we een dag mee te lopen.’
Nieuwe medewerker ontspannen leren kennen
De meeloopdag die volgt is bedoeld om ‘elkaar op een ontspannen manier te leren kennen’, aldus Levink. De potentiële nieuwe medewerker krijgt een opdracht die veel verschillende vaardigheden vraagt. Zo zijn er individuele taken gedurende de dag, maar ook sessies waarin de kandidaat met zijn toekomstige collega’s moet samenwerken.
Goed beeld krijgen én geven
Om een goed beeld te krijgen, én de kandidaat een goed beeld te geven, is het belangrijk ‘dat we tijdens een meeloopdag een situatie creëren die zo dicht mogelijk bij de dagelijkse realiteit van de functie ligt’, zegt Levink. En dus maak je tijdens zo’n dag alles mee, ‘van de gezamenlijke lunch tot de gesprekjes bij de koffieautomaat.’
Gezamenlijk de beslissing nemen
De meeloopdag wordt afgesloten met een korte presentatie door de sollicitant, waarbij het hele team de mogelijkheid heeft om vragen te stellen. ‘Daarnaast krijgt de sollicitant de kans te vertellen hoe hij de dag heeft ervaren. Als hij of zij is vertrokken nemen we vervolgens gezamenlijk de beslissing of we wel of geen aanbod doen.’
Bij twijfel: niet inhalen
Bij twijfel is het dan: niet inhalen. ‘Als iemand nee zegt en daar een goede reden voor heeft, dan wordt die kandidaat niet onze nieuwe medewerker’, aldus Levink. Hoe lang Moneybird deze democratische procedure nog volhoudt is moeilijk te voorspellen – bij aanhoudend sterke groei wordt het natuurlijk wel heel arbeidsintensief voor iedereen. Maar voorlopig is er in elk geval nog geen wens om eraan te sleutelen, aldus Levink.
