Van alle ongeveer 100 sollicitanten die graag een traineeship bij Unilever willen bemachtigen, komen er uiteindelijk 6 terecht in het eigen assessmentcentrum; het zogeheten Discovery Centre. Daar beslist een senior manager of de kandidaat het zo gewilde traineeship in de wacht sleept. Maar voordat het zover is, gaan alle kandidaten door een ‘wasstraat’ die bestaat uit 3 (vrijwel) volledig digitale fases, die in principe binnen een dag kunnen laten weten of je door bent – of niet.
‘Cv’s nauwelijks meer nodig’
Cv’s? Niet meer nodig. Motivatiebrieven? Ook nauwelijks. Recruiters? Idem dito. ‘In de derde fase, bij de beoordeling van interviews, daar is een recruiter nu nog echt nodig’, zegt Jaïri Terpstra. ‘Maar de scores van de recruiter en die van de algoritmes komen wel steeds dichter bij elkaar te liggen.’
Diversiteit op alle fronten vooruit
Terpstra (‘Ik heb de roemruchte eer de oudste stagiair ever bij Unilever te zijn geweest’) sprak recent op een bijeenkomst van Recruiters United over de nieuwe selectiemethoden van Nederlands grootste FMCG-bedrijf. Vooral de diversiteit van de uiteindelijke aannames is erdoor vooruitgegaan, zei ze. ‘Qua leeftijd, afkomst, geslacht, studie, echt op alle fronten. Dat is dé outcome van dit proces gebleken.’
‘Qua leeftijd, afkomst, geslacht, studie; echt op alle fronten is de diversiteit erop vooruitgegaan’
4 onderdelen
Hoe werkt het systeem dan? Kort gezegd kent het selectieproces nu 4 onderdelen. De eerste is de online sollicitatiefase. Kandidaten kunnen hier solliciteren met een LinkedIn-profiel en krijgen bovendien een aantal knockout-vragen, zoals of ze een voltooide universitaire opleiding hebben. ‘Hier gaat de grootste groep doorheen, zo’n 90 procent’, zegt Terpstra.
Fase 2: 12 verschillende spellen
De fase erna is de grootste innovatie in het hele proces. Hier krijgen kandidaten 12 verschillende korte spelletjes voorgelegd, ontwikkeld door het bedrijf Pymetrics. Die spellen testen ‘future leadership‘ aan de hand van allerlei persoonskenmerken, zoals probleemoplossend vermogen, communicatieve vaardigheden, agility en risicobereidheid. Een uurtje is genoeg om alle spellen te spelen, vertelt Terpstra: ‘Wij geven de kenmerken aan waarop we de kandidaten voor een bepaalde functie willen testen, en de computer doet de rest.’
Ballonnetje oppompen: hoe ver ga jij?
De spellen zijn speciaal voor Unilever ontwikkeld, op basis van neurowetenschappelijke principes, legt ze uit. De vraag hoeveel risico’s je durft te nemen, wordt bijvoorbeeld getest door 39 keer een virtueel ballonnetje op te blazen. Elke keer dat je durft te pompen, krijg je 5 cent erbij. Maar knalt de ballon, dan ben je alles kwijt. Hoeveel weet je in totaal bij elkaar te pompen? Ook is er een test waarbij je met de spatiebalk een kolom moet vullen.
‘Niet allemaal kloontjes’
De testen zijn er niet ‘omdat we allemaal kloontjes willen’, zegt Terpstra. Per functiegroep is ‘een emmertje’ kenmerken samengesteld, met dat emmertje wordt de kandidaat vergeleken. ‘Stel: je solliciteert op een finance-functie. Dan word je ook gebenchmarkt op een groep van finance leaders en op een baseline-groep.’
Fase 3: Het digitale interview
De kandidaten die deze fase doorstaan, komen in de volgende fase terecht: die van het digitale interview. Daar krijgen ze 4 vooraf ingesproken vragen te beantwoorden, die ze op hun eigen tijd voor de camera mogen beantwoorden. De vragen verschillen per functie, en AI scoort hoe goed de kandidaten het doen, zegt Terpstra, ‘qua gedrag, wat je zegt, maar ook hoe je het zegt’.
Unilever rankt de antwoorden van de kandidaten automatisch aan de hand van een model gebaseerd op de antwoorden van zijn eigen beste kandidaten. Al is er nu dus nog wel een recruiter die in deze fase handmatig de kandidaten bekijkt die hier het beste hebben gescoord. ‘Stap 3b’, zoals Terpstra het noemt.
Fase 4: Het Discovery Centre
De beste kandidaten uit deze eerste 3 onderdelen, worden uiteindelijk uitgenodigd om persoonlijk een dag mee te draaien in het Discovery Centre. Daar wordt niet alleen hun functionele kennis beoordeeld, maar ook hun leiderschapspotentieel en de cultural fit met het bedrijf. En daar komt ook voor het eerst het cv van de kandidaat op tafel, aldus Terpstra. ‘Eigenlijk weten we pas in het DC wie er voor ons staat.’
‘Eigenlijk weten we pas in het Discovery Center wie er voor ons staat.’
Mede afhankelijk van de behoefte van de business worden hier soms alle, soms geen en soms een enkele kandidaat aangenomen. Maar gemiddeld krijgt van elke 3 kandidaten die het tot deze fase schoppen, er eentje een contract. Het is overigens niet alleen voor Unilever een belangrijke dag, zegt ze, maar net zo goed voor de kandidaten. ‘Hier kunnen ze zelf beoordelen: wil ik bij dit bedrijf werken, of niet?’
Persoonlijke feedback in alle fasen
Een vrijwel volledig digitaal proces dus, op één laatste selectiedag na. Maar daarom nog niet minder persoonlijk, aldus Terpstra. ‘We geven in alle fasen, behalve de eerste, kandidaten persoonlijk feedback als ze het niet geworden zijn.’ Geautomatiseerde antwoorden, dat dan weer wel. Hoe de kandidaten daarop reageren? ‘Zo verschillend als je kunt verwachten. Maar veel mensen vinden het geweldig.’
De 25.000 kandidaten die erover een enquête invulden, gaven de nieuwe procedure gemiddeld een 4,1, op een schaal van 1 tot 5.
Klinkende resultaten
Het nieuwe proces heeft een aantal klinkende resultaten opgeleverd, vertelt Terpstra. Zo is er een enorme tijdwinst; de selectietijd is teruggebracht van 4 maanden tot (in potentie) 2 tot 4 weken (‘een beetje afhankelijk van wanneer anderen solliciteren’). De recruiters besparen gemiddeld 75 procent van de tijd dat ze voorheen mensen aan het screenen waren. Ze hoeven zelf ook minder alle universiteiten af te lopen.
Het aantal sollicitanten is significant gestegen
Maar ook voor de kandidaat is er veel meer snelheid in het proces. ‘Hij of zij kan de eerste 3 fasen in principe al in 1 dag doen’, zegt ze. ‘Afhankelijk van de score op de test.’ Ook zijn de kosten per kandidaat veel lager. En het aantal sollicitanten is significant gestegen. Maar de belangrijkste verbetering, zo zei Terpstra, zit toch echt in het uitschakelen van bias in het proces. ‘Daardoor zien we heel andere mensen boven komen drijven dan in het verleden.’
De flaws uit het systeem
Unilever heeft ongeveer 20 trainees per jaar nodig in de Benelux. Voor hen is de procedure nu al vrijwel volledig digitaal, net als voor starters in enkele andere landen. Andere groepen, zoals stagiairs, zijn binnenkort ook aan de beurt, zegt Terpstra. Eerst worden nog wat flaws uit het systeem gehaald. ‘Zo kregen mensen die de game gespeeld hadden, al na 15 minuten de reactie dat ze waren afgevallen na ‘careful consideration’. Dat is natuurlijk te snel, dus dat willen we nog veranderen.’ Al blijft de uitkomst dan natuurlijk wel hetzelfde…
Lees ook:
- Van 16 naar 2 weken: zo versnelt Unilever zijn selectieproces
- Hoe Philips in 9 maanden wereldwijd zijn recruitmentsysteem omgooide
- Of lees meer over de Unilever-procedure bij buitenlandse media (zoals 1, 2 en 3)