Administratief is onboarding tegenwoordig meestal prima voor elkaar. Het is de culturele integratie waar het nog heel vaak verkeerd gaat, blijkt uit internationaal onderzoek.

Veel bedrijven denken dat ze hun onboarding inmiddels prima op orde hebben. Alle administratieve processen zijn geregeld, de nieuw geworven kracht heeft op dag één al een computer en een mailadres, en tijdens de eerste lunch doet iedereen zijn best even een praatje te maken. De rest komt vanzelf wel goed, toch?

Cultuurverschillen onderbelicht

Helaas. Uit onderzoek van IMD-professor Michael Watkins, samen met twee mensen van Egon Zehnder, blijkt dat met name cultuurverschillen nogal eens onderbelicht blijven in de wittebroodsweken. En dat leidt meer dan eens tot vervroegde uitval, zeker als het gaat om nieuwe leidinggevenden, die een heel team onder zich krijgen. ‘Bedrijven denken vaak dat ze goed onboarden’, zegt Watkins (foto). ‘Maar in feite is dat zelden het geval.’

Te weinig data gebruikt

Ook recruitmentgoeroe dr. John Sullivan ziet het nog (te) vaak verkeerd gaan met de onboarding van nieuwe krachten. ‘In het beste geval is onboarding zwak gemanaged’, zegt hij. Sullivan ergert zich vooral aan het gebrek aan data in het hele proces. ‘Er zijn zelden meetbare doelen gesteld, en zelden wordt er ook maar iets gemeten. Hoe kun je dan ooit ook maar iets verbeteren? Onboarding is gewoon te belangrijk om het alleen maar te baseren op emotie en intuïtie.’

Onboarding is niet genoeg

In een recent artikel in Harvard Business Review, getiteld Onboarding Isn’t Enough, meldt IMD-professor Watkins dat wel 40 procent van de nieuwe managers de verwachtingen niet waarmaakt. Dit leidt tot flinke directe kosten (salaris, uitval, werving) en indirecte kosten (gemiste kansen). En de reden dat het niet lukt met de nieuwe managers? ‘Het ligt zelden aan gebrek aan competentie of ervaring. Het is eerder zo dat ze de ‘regels van het spel’ niet snappen, of dat ze er niet in slagen cruciale relaties op te bouwen, met name met hun peers in de organisatie.’

Weinig steun van peers

In onderzoek werd aan ruim 500 nieuwe managers gevraagd van wie ze de meeste steun mochten ontvangen in de eerste maanden in de organisatie. Daaruit bleek dat het team hen meestal aardig steunt, net als de direct leidinggevende. Het zijn echter opnieuw de peers die het laten afweten: zij geven in elk geval te weinig steun, aldus de nieuwelingen.

Als zeilen zonder radar of GPS

Je zonder enige steun aan de cultuur van de organisatie aanpassen, dat is voor velen een flinke opgave. ‘Het is als het moeten zeilen in gevaarlijke wateren, zonder radar, sonar of GPS’, zegt Watkins. ‘De implicatie is dat alle onboardingsprogramma’s die niet óók expliciet ingaan op integratie in de cultuur, gedoemd zijn om te mislukken.’

Ook HR-managers vinden het

Het is overigens niet zo dat het probleem helemaal niet gezien wordt. In onderzoek onder senior HR-managers uit 2016 blijkt dat velen van hen ook wel beseffen dat ze het beter zouden kunnen doen waar het gaat om integratie met de cultuur van de organisatie.

Percentage van senior HR-leiders die hun organisatie effectief vinden in onderdelen van onboarding en integratie:

De Darwin-aanpak: meteen in het diepe

Volgens Watkins hanteren te veel bedrijven wat hij noemt een ‘Darwiniaanse’ aanpak, ook wel bekend als: ‘de gooi in het diepe’. Dan is gebrek aan onboarding dus een bewuste keuze. ‘Een andere verklaring kan zijn dat senior managers gewoon niet beseffen dat ze onvoldoende doen. Of dat onvoldoende duidelijk is wie verantwoordelijk is. Als het daarom gaat, zou het ook goed zijn om meer te kijken naar wat recruiters en talent acquisition-afdelingen kunnen doen.’

Een gratis test

Om het hele proces van onboarding wereldwijd beter tot zijn recht te laten komen, heeft Watkins met zijn mede-onderzoekers een (gratis) test opgesteld: het Organizational Onboarding Effectiveness Assessment. Deze test meet vrij eenvoudig hoe effectief het proces van jouw organisatie is, ten opzichte van dat van soortgelijke bedrijven in de wereld.

8 tips

In Nederland is iemand als Ardiënne Verhoeven al jaren een fel pleitbezorger van betere onboarding. Ze heeft er ook een boek over geschreven, simpelweg Onboarding geheten. Haar tips, in een notendop?

#1. Pas op voor overselling

Beloof aan een kandidaat niet meer dan je als recruiter kunt waarmaken. ‘Het is natuurlijk heel verleidelijk’, zegt Verhoeven. ‘Want zo zegt een kandidaat sneller ja. Maar besef wel dat hij dan met verkeerde verwachtingen binnenkomt. Overtuig jezelf of je hiring manager met harde feiten dat je maar beter eerlijk kunt zijn. Realistic Job Profiling zorgt voor beter behoud, met wel 50%.’

#2. Let op te veel ‘what’s in it for me?’

De kandidaat die tijdens het selectieproces alleen is gefocust op wat hij krijgt, moet een rode vlag krijgen, aldus Verhoeven. ‘Of het nou gaat om salaris, loopbaan of opleidingen, kandidaten die alleen oog hebben voor wat ze krijgen, lopen eerder vast dan kandidaten die ook kijken wat ze kunnen brengen. Zorg daarom dat voor de start ook duidelijk is wat het bedrijf verwacht: in gedrag, loyaliteit, flexibiliteit, employability. Anders valt het zeker tegen en is de kandidaat bij wijze van spreken alweer vertrokken voordat je het in de gaten hebt.’

#3. Help netwerken creëren…

Ook Verhoeven ziet dat vooral meer seniore nieuwelingen vaak gewoon in het diepe gegooid worden. Net als Watkins pleit ze dan ook voor meer begeleiding, ook op het vlak van cultuur van een organisatie. ‘Van de seniors die falen in de eerste fase geeft 60% aan dat dat komt omdat ze niet de juiste mensen kennen. Help netwerken creëren, dus!’

#4. … Maar pas op voor verstikking

Maar pas op: te véél onboarding kan ook een probleem zijn, stelt Verhoeven. ‘Soms wil een manager zo graag dat een nieuwe medewerker zich verbindt aan de organisatie dat hij er juist álles aan doet om de nieuweling onder te dompelen in de cultuur en de job. Dat verstikt. Nieuwe collega’s moeten ook ruimte krijgen om hun eigen ideeën in te zetten voor de organisatie. Van een company approach naar een individual approach, noem ik dat.’

#5. Maak verschillen bespreekbaar

In veel recruitmentprocessen wordt specifiek gezocht naar mensen die anders zijn dan de zittende populatie. Jong, fris bloed, verandering, innovatie, diversiteit: dat soort termen hoor je dan gauw voorbij komen. Maar juist bij mensen die sterk afwijken van de heersende cultuur is het oppassen geblazen. ‘Soms zie je de problemen al van verre aankomen’, zegt Verhoeven. ‘Als iemand sterk afwijkt van de rest, in welk opzicht dan ook, wordt aansluiting een stuk lastiger. En dat vergroot de kans op voortijdig vertrek.’

Moet je dan maar mensen selecteren die naadloos aansluiten bij de heersende cultuur? Nee, dat ook zeker niet, benadrukt Verhoeven. ‘Maar maak verschillen wel bespreekbaar, ook al tijdens de werving.’

#6. Doe meer aan ‘aftersales’

Als het niet goed gaat met de nieuwkomers, komen recruiters er meestal pas achter als het al te laat is. Voer daarom het liefst binnen 3 weken na de start al een ‘aftersales’-gesprek met de lijnmanager en de kandidaat over hoe het ervoor staat, zegt ze. Dan zijn de eerste problemen namelijk nog het best te tackelen.

#7. Zorg voor support

Check welke support geregeld is voor een nieuwkomer. ‘Soms worden mentoren ingezet, maar die blijken niet echt het verschil te maken voor nieuwkomers’, zegt Verhoeven. ‘Ze staan vaak op te grote afstand van de dagelijkse praktijk. Stimuleer liever het regelen van goede ‘peer-support‘ op de afdeling. Dat heeft doorgaans meer effect.’ Verder zijn er tools die helpen bij onboarding, zoals de app van Appical.

#8. Sta open voor de verbazing

Nieuwkomers kunnen zich verbazen over allerlei (ongeschreven) zaken. ‘Dan zegt de organisatie bijvoorbeeld een open cultuur te hebben, terwijl binnen alle deuren dicht zijn. Of de organisatie zegt een cultuur te hebben waarin iedereen alles tegen elkaar kan zeggen. Maar als het er op aankomt, wordt alleen het goede nieuws geapprecieerd. Zorg dat een nieuwkomer zijn verbazing bij je kwijt kan’, zegt Verhoeven.

Juist die verbazing is immers heel waardevol: die kan wijzen op ingesleten gewoontes die je zelf alláng niet meer ziet, maar die best eens veranderd kunnen worden…

Lees meer:

• Checklist goede onboarding
• De 6 grootste trends in onboarding