De eerste 90 dagen bepalen vaak al of iemand slaagt in een baan of niet. Met deze 10 tips gaat het zelden meer verkeerd.
1. Werf realistisch
Onboarding begint met een realistische werving; een eerlijk verhaal over wat iemand kan verwachten. Dan happen de mensen die je graag hebt misschien iets minder snel toe, maar je vermindert zo het ongewenst voortijdig vertrek met wel 50 procent.
2. Maak een centraal plan
Als iedere afdeling zijn eigen plan maakt, kost het veel extra tijd, geld en energie om nieuwe collega’s in te werken. Maak een centraal onboardingsplan en pas daarop plannen aan voor individuen en afdelingen. Neem daarbij specifieke groepen mee, zoals parttimers, hoger opgeleide professionals en starters.
3. Maak verwachtingen helder
Werkgevers gaan er te vaak van uit dat nieuwkomers wel begrijpen wat de bedoeling is, want dat hebben ze al verteld tijdens het werving en selectie traject? Maar hoe maak je verwachtingen uit dit traject concreet? Spreek dat af met de nieuwe medewerker.
4. Geef snel feedback
Nieuwkomers die snel feedback krijgen op hun werk presteren beter. Niet alleen op de inhoud van hun werk: doen ze de goede dingen? Maar ook op de manier waarop ze het werk doen: past hun manier van werken binnen de organisatie?
5. Maak een netwerkoverzicht
Vaak wordt gedacht dat nieuwkomers succesvol worden als ze hun eerste klus goed doen, maar het opbouwen van een netwerk blijkt zeker zo relevant. Wie weet wie hij waarvoor moet hebben binnen een organisatie, krijgt dingen sneller voor elkaar. Bovendien voelt zo iemand zich veel eerder thuis. Zorg dat er een netwerkoverzicht komt voor iedere nieuwkomer.
6. Profiteer van verbazing
Het is belangrijk dat nieuwkomers de gewoonten binnen je organisatie leren kennen en dat ze ergens terecht kunnen met hun verbazing. Organiseer themabijeenkomsten of laat ze erover schrijven in interne blogs. Zo leer je ook je organisatie beter kennen door de ogen van de nieuwkomers.
7. Maak ze trots
Mensen die spijt hebben van een keuze vertrekken uiteindelijk. Dat gevoel ontwikkelt zich vaak al in de eerste dertig tot zestig dagen. Mensen blijven dan nog wel langer zitten, maar zijn eigenlijk niet meer gemotiveerd. Zorg dat mensen trots zijn op hun keuze en dat ze dat kunnen delen. Dat begint met een perfect georganiseerde eerste dag. Denk ook aan informatie voor vrienden en familie, zodat ze kunnen delen waar ze werken.
8. Regel een buddy (of peer-coach)
Nieuwkomers gaan bij binnenkomst op zoek naar informatie. Dat doen ze het liefst bij collega’s op gelijk niveau. Wijs dus een collega aan als buddy of “peer-coach” en bereid die voor op zijn rol. In minder dan 10 procent van de gevallen heeft iemand een goede buddy die hem met raad en daad bijstaat. Veel vaker een mentor, maar die staat vaak te ver van de dagelijkse praktijk.
9. Laat techniek voor je werken
Kijk hoe online tools je kunnen ondersteunen bij de onboarding. Denk aan een maatwerk intranetsite met triggermails, zoals enter>ING. Of de onboarding app van Appical.
10. Evalueer de onboarding
Je hebt een doel met onboarding: mensen sneller zelfstandig laten werken en een efficiëntere organisatie. Wat is er wel en niet goed geregeld om dat doel te bereiken? Evalueer wat nieuwe mensen vonden van hun eerste 90 dagen. Wat hebben ze gemist, wat kan beter?
Gebruik om je onboarding te evalueren bijvoorbeeld ook deze checklist:
| Checklist onboarding | |||
| Hoe goed heb jij dit voor elkaar? |
1 |
2 |
3 |
| Rondom werving | |||
| Realistic job profiling | |||
| De pre-boarding: informatie en activiteiten voor binnenkomst | |||
| De administratieve afwikkeling bij binnenkomst | |||
| Support aan nieuwkomers: | |||
| Een goed voorbereide manager en team | |||
| Een goed voorbereide mentor, buddy of peer coach | |||
| Online ondersteunend onboarding programma | |||
| Introductieactiviteiten (denk aan cursus, lunch etc) | |||
| Een georganiseerde eerste dag | |||
| Leren kennen van…: | |||
| Het tijdig toelichten van regels en procedures binnen de organisatie | |||
| Het geven van structurele feedback aan nieuwkomers op prestaties en manier van werken, zowel formeel als informeel | |||
| Het geven van ruimte aan nieuwkomers om feedback te geven aan de organisatie en zichzelf te laten zien | |||
| Het creëren van de juiste verwachtingen vanuit de organisatie: wat kan een werknemer verwachten bv qua baan, loopbaan, beloning, etc? Wat verwacht de organisatie dat hij geeft bv qua prestaties en gedrag, loyaliteit, flexibiliteit? | |||
| Het opbouwen van een effectieve netwerken bij nieuwkomers | |||
| Het leren kennen van de cultuur, de normen, waarden en het gedrag van de organisatie | |||
| Het ontwikkelen van trots en betrokkenheid bij nieuwkomers | |||
| Plannen: | |||
| Een strategisch onboardingsplan | |||
| Maatwerk voor doelgroepen en individuen | |||
| Evaluatie van onboarding na 3 weken, 90 dagen en half jaar |
Deze checklist is opgesteld door Ardiënne Verhoeven, oprichter van Workwonders, gespecialiseerd in onboarding en recruitment. Haar eerste boek heet ‘Recruitment‘, haar tweede boek, over hoe nieuwe medewerkers succesvol kunnen worden ingewerkt, verschijnt eind april.
Beeld via Flickr.com
Dit verhaal verscheen in een uitgebreide versie in de papieren editie van Werf& (nr 25). Alles lezen? Neem hier een (proef)abonnement!