Hoe beter kandidaten jouw sollicitatieproces waarderen, hoe makkelijker je ze aan je kunt binden, blijkt uit wereldwijd onderzoek. En dit zijn daarvoor de 5 cruciale elementen.

Over 3 jaar is het zeer ongebruikelijk dat het meer dan 5 minuten kost om een sollicitatie in te vullen. Organisaties die meer tijd vragen, zullen daardoor (goede) kandidaten verliezen.

Die verwachting sprak Gerry Crispin maandag uit tijdens zijn webinar in de eerste Webinar Week in de recruitmentgeschiedenis. ‘Gemiddeld vragen organisaties voor een sollicitatieformulier nu nog meer dan een kwartier de tijd van een kandidaat. Dit verandert ook niet veel door de tijd heen. Maar we zien wel dat hierdoor kandidaten steeds sneller afhaken. En we zien ook dat een lange sollicitatietijd negatief is voor de kandidaatervaring: als je na veel invullen alsnog níet wordt aangenomen, leidt dat tot een negatiever oordeel over jouw als werkgever dan bij een kort sollicitatieformulier.’

5 praktijken voor een betere CE

Crispin is bij CareerXroads en TalentBoard al jarenlang bezig om onderzoek te doen naar hoe kandidaten sollicitatieprocessen ervaren en waar daarin verbeteringen mogelijk zijn. Omdat dat onderzoek zich steeds verder uitbreidt over de wereld, en afgelopen jaar bijna een half miljoen kandidaten wereldwijd hun ervaringen deelden, worden de data steeds sterker, zegt hij.

Dat resulteert in ‘5 praktijken die 80 procent beïnvloeden van de kandidaatervaring die jouw organisatie biedt’. Die praktijken zijn over de hele wereld hetzelfde, meldt Crispin. ‘Misschien is de weging op sommige plekken ietsje anders, maar de 5 punten blijken opgeteld overal even belangrijk.’

1. Manage de verwachtingen

Een van de belangrijkste dingen, zegt Crispin, is: manage de verwachtingen. We willen als klant best even wachten, als ons wordt uitgelegd waarom. Maar als je in een restaurant zit, en je moet langer dan een half uur wachten tot je bediend wordt, zonder te horen waaróm, ja, dan worden we boos.

‘Als jij niet duidelijk maakt wat de kandidaat kan verwachten, neemt de kandidaat die verwachtingen zelf wel mee’

Precies zo is het ook met de kandidaatervaring, aldus Crispin. ‘En als jij niet duidelijk maakt wat de kandidaat kan verwachten, dan neemt de kandidaat die verwachtingen zelf wel mee. En grote kans dat die verwachting anders is dan hetgeen jij kunt bieden.’

Communiceer het salaris

Eén punt licht hij er graag nog eens uit: 50.000 respondenten in zijn onderzoek lieten weten méér informatie te willen over de hoogte van het salaris. ‘Stel je eens een winkel voor waar je geen informatie geeft over de prijs van een product. Daar koopt toch ook niemand?’

Het grote voordeel van verwachtingen is dat je ze steeds makkelijker kunt delen. Dat doen steeds meer bedrijven dan ook, merkt Crispin op. ‘Je ziet overal bijvoorbeeld videotestimonials. En kandidaten delen dat onderling ook. Zo laten we kandidaten steeds beter zien wat ze kunnen verwachten als ze ergens gaan werken.’

Er is alleen één probleempje, voegt hij toe. ‘Voor het sollicitatieproces geldt dat nauwelijks. Daarover blijven de gewekte verwachtingen nog steeds achter. Tijd om daar iets aan te doen!’

2. Zorg voor fairness

Wat nog erger is dan moeten wachten, is zien dat iemand anders wél bediend wordt, zegt Crispin. Dat relateert namelijk aan het sterk menselijke gevoel van eerlijkheid. ‘Elk contact dat we hebben met een kandidaat kan daar een signaal over uitzenden, vaak zelfs onbewust. Het is wel erg van belang om er op te letten. Het gevoel of we al dan niet fair behandeld worden, is namelijk meer dan wat ook van invloed op hoe we een ervaring beoordelen. En we denken misschien vaak dat we alle kandidaten fair behandelen, maar vragen we het die kandidaten ook?’

‘Niets bepaalt zo sterk hoe we een ervaring beoordelen als het gevoel of we fair behandeld worden’

Er is overigens vrij eenvoudig iets aan te doen, zegt Crispin. ‘Het blijkt dat kandidaten vaak vinden dat het proces unfair is, als ze het gevoel hebben dat ze niet al hun vaardigheden, kennis en ervaring hebben kunnen presenteren. Wat je daarom kunt doen is aan het eind van het sollicitatiegesprek vragen of een kandidaat nog iets wil toevoegen. Vraag gewoon: wat hebben we je niet gevraagd over je kennis, kunde en ervaring dat belangrijk is voor ons om te weten? Dat alleen al blijkt een grote invloed te hebben op hoe sollicitanten je proces beoordelen.’

3. Maak recruiters verantwoordelijk

Worden je recruiters beloond voor hoe ze met kandidaten omgaan? Meet je überhaupt wel hoe de kandidaat jouw sollicitatieproces beleeft? Zou ik toch maar wel doen, adviseert Crispin. De bedrijven die de hoogste waardering krijgen in kandidaatbeleving (zoals Lego, Ford, Marriott en Deloitte), doen dat namelijk allemaal wél, stelt hij. ‘Bedrijven waar recruiters niet worden aangestuurd op de kandidaatervaring, scoren ook significant slechter op die ervaring dan werkgevers die hun recruiters daar wel formeel op aanspreken.’

4. Laat zien dat je luistert

Kunnen luisteren naar je kandidaten is cruciaal, zegt Crispin. Wil je hen een goede ervaring geven, dan moet je niet alleen feedback geven, maar dat ook aan hen vrágen. Helaas gebeurt dat in de praktijk niet altijd, blijkt uit zijn onderzoek. ‘Op de vraag of bedrijven luisterden naar hun opmerkingen over het sollicitatieproces, antwoordde 60 procent van de kandidaten ontkennend. En de processen van de bedrijven die wél luisterden, worden significant hoger gewaardeerd.’

5. Antwoord de kandidaat

Het laatste, maar zeker niet minst belangrijke punt, aldus Crispin: blijf communiceren. En niet alleen met de kandidaten die dóórgaan. ‘Als de vacature vervuld is, vertel het aan iedereen die in het proces heeft meegedaan. Je denkt misschien dat zoiets logisch is, maar toch gebeurt het in de praktijk zelden. Terwijl uit onze data duidelijk blijkt dat je hoger gewaardeerd wordt als je hierover helder communiceert.’

Waar te beginnen?

Recruiters die hun eigen kandidaatervaring willen aanpakken, raadt hij aan te beginnen met een mail naar álle sollicitanten, ook degenen die zijn afgewezen. ‘Waardeer hen voor hun sollicitatie, en zeg dat je je proces wilt verbeteren, en dat je hen daarom een vraag wil stellen. En stel dan het liefst maar één vraag: ‘gegeven jouw recente ervaring, zul je ons als werkgever aanbevelen bij andere werkzoekenden?’ Als je dat consistent vraagt aan elke kandidaat binnen een paar dagen na het afronden van het proces, dan gaat je kandidaatbeleving zienderogen vooruit, daar zijn wij van overtuigd.’

Meer over dit onderzoek

Op de site van Crispin is nu al een whitepaper beschikbaar met de wereldwijde onderzoeksdata. In maart volgt op deze site een publicatie van de specifieke Europese data. 

Meer over de Webinar Week

Geïnteresseerd geraakt in meer webinars? Tussen 13 en 17 februari organiseren ZiPconomy en Werf& samen een hele week gewijd aan de laatste ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. In totaal 25 experts spreken de kijkers en luisteraars in de Webinar Week bij over de meest recente trends. Klik hier voor alle informatie of om je meteen (gratis) in te schrijven voor een van de resterende sessies.

Of bekijk hier het volledige webinar terug: