Ze kan zelfstandig kandidaten zoeken, belt ze op, stelt knock-outvragen, maakt afspraken met ze. Kortom: Vera is misschien wel de ideale recruiter. En… ze is een robot. Gaat ze straks ook bij ons voor een revolutie zorgen?

Bedrijven die veel medewerkers aannemen, zijn nu nog vaak veel tijd en middelen kwijt aan het eerste contact met kandidaten, nog voordat ze ook maar een echt sollicitatiegesprek met de hiring manager hebben. Bellen, screeningsvragen stellen, noem maar op. Robot Vera, een Russische start-up, probeert die tijd flink te reduceren met een op AI gebaseerde recruitment-interviewtool. Tot aan het allereerste sollicitatiegesprek is er dankzij Vera geen enkel menselijk contact met een recruiter meer nodig, zo claimt de ontwikkelaar.

Hoe ver is de robot nu al?

Robot Vera won afgelopen jaar al in Amsterdam de Startup Award tijdens Unleash, de conferentie die voorheen HR Tech World heette. Ik had zelf afgelopen week op Unleash in Londen de mogelijkheid om Robot Vera (opnieuw) te testen. Is de robot al zover als wordt beweerd? Ik heb haar vorig jaar ook al getest. Is er nu progressie te meten?

Een soort chatbot voor de telefoon

Laat ik om te beginnen eerst eerlijk zijn over deze test. Robot Vera richt zich namelijk vooral op spraak. Ze kan bellen en inbound vragen beantwoorden. Ze is dus een soort chatbot voor de telefoon. Maar Robot Vera is een van oorsprong Russisch bedrijf dat momenteel vooral naar de Engelstalige markt kijkt. Nederlands spreekt ze (nog) niet, en haar Engels is nog niet goed genoeg om een gesprek mee te voeren. Maar dat bieden ze dan ook nog niet aan. Russisch wel. Maar helaas is mijn Russisch dan weer niet goed genoeg om de Russische bot te testen. Over dat deel moet ik dus eerlijk toegeven: ik heb geen idee hoe goed ze daadwerkelijk is.

Van mijn naam maakt zij ‘Boss’ (maar dat doen ze bij de Britse Starbucks ook altijd)

90% accuraat

Wel heb ik het Engelse interview mogen testen. Ik heb het transcript ervan gelezen en ik moet toegeven: 90% accuraat. Van mijn naam maakt zij ‘Boss’ (maar dat doen ze bij de Britse Starbucks ook altijd) en zo maakt ze nog een paar kleine (spel)fouten. Maar voor een telefonische screening werkt het voldoende.

Hoe werkt Robot Vera?

Hoe werkt het proces bij Vera? Simpel. Je spreekt een tijd af waarop ze belt, en op dat moment word je ook daadwerkelijk gebeld. Je krijgt een vriendelijk klinkende vrouw aan de lijn met een licht Russisch accent (maar dat is al een stuk minder dan toen ik haar vorig jaar ook testte). De vrouw vertelt meteen dat ze een robot is en een paar vragen heeft. Ze stelt die vragen, als jij stil valt wacht ze even en gaat dan door naar de volgende vraag. Die vragen worden vervolgens volautomatisch omgezet naar tekst (zoals ik dus al zei: met 90% accuratesse). Die tekst kun je in een systeem inlezen en daar kun je als recruiter vervolgens de kandidaten op kwalificeren.

De case van PepsiCo

Op Unleash had ik het genoegen om ook even met een belangrijke klant van Robot Vera te praten: een recruiter van PepsiCo Rusland. In Rusland veranderen jaarlijks 10 miljoen mensen van baan. Dat is dus meer dan onze volledige arbeidsmarktpopulatie. PepsiCo heeft in het land op jaarbasis 6.000 vacatures, waarvan 40% voor ongekwalificeerd werk als vrachtwagenchauffeurs of magazijnmedewerkers.

In Rusland veranderen elk jaar 10 miljoen mensen van baan, meer dan onze hele arbeidsmarktpopulatie

Deze mensen sturen zelden een cv, maar bellen naar het bedrijf. In Rusland staat onder vrijwel elke vacature een telefoonnummer waar je heen kunt bellen om je gegevens achter te laten. Het bedrijf belt dan óf terug om je te vertellen dat je de baan hebt, óf je hoort niets meer.

Welk rijbewijs heb je?

Afhankelijk van het gewicht van de truck kent Rusland verschillende rijbewijzen voor vrachtwagenchauffeurs. PepsiCo heeft bovendien ook aanvullende voorwaarden. Ze willen bijvoorbeeld niet dat je pas net je rijbewijs gehaald hebt; je moet al minimaal een jaar ook daadwerkelijk met trucks van die omvang hebben gereden. Een telefoongesprek is een prima manier om dit af te vangen. Er zijn heel duidelijke knock-outvragen. Die stelt Robot Vera nu, in plaats van dat hiervoor een heel callcenter opgetuigd moet worden.

De rekensom is makkelijk

De rekensom is makkelijk te maken. Als je het hebt over 40% van de 6.000 vacatures (dus 2.400 vacatures), met gemiddeld ongeveer 100 sollicitanten per vacature, heb je het over 240.000 te voeren telefoongesprekken. In het verleden nam PepsiCo de telefoon niet meer op zodra er voldoende kandidaten waren. Het probleem hiermee was dat betere kandidaten buiten de boot konden vallen. Nu heeft iedere kandidaat een gelijke kans. Belangrijk, want bij Russische chauffeurs blijkt ervaring een sterke indicator te zijn voor het aantal ongevallen. En daarop kun je nu dus doorvragen.

Ze belt ook outbound

Vera belt trouwens ook outbound. Sterker nog, daar is het allemaal mee begonnen. En dit outbound bellen was niet gericht op laaggeschoold personeel, maar juist op IT’ers en engineers. Vera struinde daarvoor cv-databanken af en ontdubbelde daar alle cv’s. In Rusland staat een cv op gemiddeld 12 verschillende plekken, vertelden de ontwikkelaars me. Dit komt ook doordat cv’s vaak in 1 databank per sector geregistreerd staan, en een engineer best bereid is om bijvoorbeeld te werken in de machinebouw, de luchtvaartindustrie én de FMCG.

gemiddeld staat een cv In Rusland op 12 verschillende plekken

Vervolgens belde Vera de nummers op de cv’s, stelde zich voor als een robot die belde namens bedrijf X en vroeg of ze een paar vragen mocht stellen. Een ‘nee’ leidde hier tot een andere vervolgvraag dan een ‘ja’. Vervolgens stelde Vera een paar vragen, bijvoorbeeld of iemand ooit zou overwegen om voor bedrijf X te werken. Wederom: een ‘nee’ leidde tot een andere vraag (‘Waarom niet?’) dan ‘ja’. In dat laatste geval vertelde ze namelijk iets over de banen of de specifieke vacature. Toonde de kandidaat interesse, dan vroeg Vera wat een geschikt moment was om een mens te laten bellen of om haar zelf een kwalificatie-interview te laten doen.

1,2 miljoen gesprekken gevoerd

Op die manier heeft Vera in Rusland inmiddels 1,2 miljoen telefoongesprekken gevoerd. Dat heeft geleid tot 4.000 video-interviews.

De voordelen:

• De recruiter krijgt een lijst met uitsluitend gekwalificeerde kandidaten die interesse hebben getoond
• De recruiter verdoet veel minder tijd aan voicemails, dankzij de gemaakte afspraken
• De organisatie krijgt inzicht in hun employer brand door de reacties op de ‘Waarom niet?’-vraag.

Niet zomaar te negeren

Of de robot binnenkort ook bij ons het eerste deel van het sollicitatieproces gaat overnemen? Ik weet het niet. Ik vraag me af in hoeverre we bereid zijn om met een robot te praten. Natuurlijk hangt dat ook weer af van de kwaliteit van het algoritme, net zoals dat bij chatbots het geval is.

De recruitmentindustrie kan wel eens flink worden opgeschud door deze technologie

Het is echter ook geen ontwikkeling die ik zomaar zou wegschuiven of negeren. Zoals in Japan al volop fysieke robots in ontwikkeling zijn, loopt Rusland voorop als het gaat om spraak- en tekstrobots. En die ontwikkelingen zeggen mij dat de recruitmentindustrie, en dan met name de werving- en selectiebureaus, wel eens flink kunnen worden opgeschud door deze technologie.

De auteur van dit blog, Bas van de Haterd, is onder meer initiatiefnemer van Digitaal-Werven, een jaarlijks onderzoek naar welke organisatie aan kandidaten de beste digitale sollicitatie-ervaring biedt.

Lees ook van Bas:

• Als je discrimineert in je selectie, kun je dan ook een boete krijgen?
• Let eens wat meer op je ramen (kandidaten komen zelden door de voordeur binnen)
• Wat is de beste recruitmentsite van Nederland? Deze 12 maken er kans op…

Of bekijk het live interview met mede-eigenaar Alexey Kostarev: